企业合同管理法律风险识别与防范措施

文| 权青峰

企业得以发展的重要手段就是参与合作，而合同对企业合作关系有着重要的维持和规范作用，基于此，合同管理成为现阶段企业管理工作中的重要内容。在市场经济制度快速发展和完善的背景下，我国企业合同的法律制度逐步完善，这不仅提升了企业合作关系和合同管理的规范性，同时也赋予了合同管理工作更大的压力。企业合同风险是目前致使企业经营风险出现的重要因素，合同管理风险的存在一方面会使企业经营受到直接影响，另一方面也给企业的生存造成了严重的威胁。因此，我们要给予合同管理应有的重视，并在管理工作中的法律风险管理上有所侧重。

企业合同管理概述

无论是维持企业合作关系还是提升企业合作关系规范性上，合同都发挥着不可或缺的作用。合同的签订是基于双方自愿的背景下来实现的，其签订工作的完成意味着法律效应和强制性效应的出现。如果在合作过程中合同一方并未严格按照合同规定履行职责，那么另一方可以以合同为依据强制性的进行赔偿事宜。就合同约束性和法律效应来讲，其作用并不停留在合同一方，而是对合同双方都具有作用，是保证双方合作关系良好开展的重要措施。企业要使自身经营活动得到正常开展，就必须基于与合同相对方签订各种合同的背景下来进行。

就合同签订和履行过程而言，企业特定利益受到侵害等情况时有发生，而这些利益受损害情况的发生可以总结为合同风险，这也是实施合同管理致力于解决的主要问题所在。对存在于合同中的法律风险来讲，其是导致企业经济效益被损害的直接因素，甚至对企业生存也会产生不利影响，所以，我们要加大对企业合同法律风险管理和防范的重视力度，并以针对性措施为依托，从而使存在于合同中的法律风险得到有效的消除。

合规风险定义

对企业来说，通常的风险是指影响其总体或部门生产经营目标的不确定性。在市场经济环境中，企业的生产经营行为应该遵循合规义务，而一旦违反合规义务，便发生了合规风险。在ISO19600-2014《合规管理体系 指南》的3.12中明确指出，“合规风险是对合规目标影响的不确定性。合规风险是不符合组织合规义务的可能性和后果”在合规管理体系中，合规目标是由组织制定的，是组织行为符合组织适用的合规义务的要求一致。合规风险主要涉及不合规事件发生的可能性以及不合规导致的后果，其中，不合规是指未履行合规义务或者违反合规义务。

从这个角度出发，合规义务与合规风险之间存在一一对应关系。目前，大多数公司开展生产经营活动的过程中在面临一般性的市场风险、管理风险，如销量下降、质量或财务问题的同时，更要考虑到生产经营活动合规风险，特别是一些企业越来越多的合规风险已经连续发生。同时，监管当局也正以更大力度地宣传或颁布具体法律法规，并积极应对、打击企业的违规行为。

合规风险的存在是一个相对概念，它是比照“合规义务”是否履行的不确定性而产生的“合规风险”。假如企业没有承担“合规义务”，就无所谓“合规风险”。反之，承担“合规义务”越多，未履行或者违反合规义务而导致的“合规风险”也越多。同时，如果承担“合规义务”标准越高，企业是否能够履行就更具有不确定性，由此未能达到合规义务要求而导致的“合规风险”发生的概率也越高。

合同管理法律风险的范围与识别

合同管理制度风险

科学完善的合同管理制度能够让合同管理各项工作变得有据可循、有法可依，对于合同管理人员能够起到指导和约束作用，使之严格遵守管理制度细则开展合同管理工作，竭力避免自身出现违规操作，那么合同管理必然会取得更加理想的效果。然而部分企业在制定合同管理制度之前并未详细研读我国的法律法规，导致合同管理制度不够严谨，有些制度内容与法律法规稍有不符，按照这类条款制定和履行合同，会在一定程度上诱发法律风险，需要企业能够予以充分重视。

合同管理程序风险

企业合同管理工作通常拥有标准化的工作流程，每一项程序的规范操作都至关重要，一旦在程序上出现疏漏将会出现法律风险，企业利益将受到损害。有些企业制定的合同管理程序缺乏关联性，程序之间的联系不够紧密，实际执行过程中就会出现各种各样的问题；还有些企业对于合同程序的操作没有加以细致说明，这让管理人员在具体操作中容易做出不当行为，进而加大了合同管理的法律风险。因此，对于合同管理的程序风险也是企业需要重点防范的。

合同订立法律风险

1.合同订立的主体。对于合同订立的主体来说，必须是法律承认的、具有民事主体资格的自然人、法人或其他组织，超出这个范围的主体签订的合同将被视为无效，其在合同中规定的权利义务都不能得到应有保障，企业将会面临极为不利的局面，不但会蒙受不可估量的经济损失，企业的社会形象也会遭到破坏。为了防范这一风险，企业在签订合同之前必须确认对方是否具备法律承认的主体资格，还要调查其资信状况，这些都是非常必要的准备工作，可以说，准备工作越充分，企业面对的合同管理法律风险就会越小，利益也会得到有力保护。

2.合同订立的条款。在企业签订的合同条款中关于双方的权利义务有着清晰的论述，只有双方都能准确理解合同条款并予以严格执行，才能有效避免出现纠纷和冲突，进而规避合同管理的法律风险。要想达到这一目的，就要在拟定合同时对于条款是否合法进行论证，并对条款进行逐一注释，帮助合同签订双方更加深入透彻地理解合同条款内容。除此以外，在拟定合同后必须由相关部门进行审核，确定合同的合法性以后才能准予实施。

合同履行法律风险

1.合同不履行或履行不适当的法律风险。对于合同不履行或者履行不适当的现象在合同管理过程中是比较常见的，也是控制合同管理法律风险的关键。合同不履行包括拒不履行和履行不能，拒不履行是指在具备履行能力的前提下合同一方以各种理由推脱，拒绝履行合同约定，这种情况并不等同于违约，另一方需要根据实际情况进行分析和决断，采取有力措施来维护自身权益，如催告、解除合同或是追究其法律责任等；履行不能指在不可抗力条件下引起的合同一方不能履行合同的情况，可以通过中止履行、行使不安抗辩权或是解除合同等方式来防范法律风险。履行不适当也是企业在合同管理中应该重点考虑的一种情况，譬如说迟延履行、部分履行以及全部履行等都包含在此范畴内，对于企业利益造成的损害很大。因为订立合同就是在法律法规的约束下顺利履行相关义务，所以在整个合同管理过程中合同双方必须积极进行沟通，从而妥善解决各类问题；当发生合同不履行或者履行不适当的情况时，合同履约方有权追究违约方的责任，要求其赔偿自身经济损失，以免企业蒙受不法侵害。

2.合同变更的法律风险。当合同生效以后就会对合同双方产生法律约束力，任何一方都不能擅自变更合同，而合同变更需要在特定条件下才能成立。有时在合同履行期间仍然会出现合同主体或合同条款变更的情况，应该结合具体情况进行应对，致力于将法律风险扼杀在萌芽中。譬如说：合同主体发生变更时，极有可能出现变更后的主体资格不合法的情况，如果未变更的一方没有对新的合同主体资格及资质予以调查，其面临的法律风险就会急剧上升。合同变更还有一种情况，即合同约定无法顺利履行，此时原有条款将不具备遵守价值，合同双方可以以法律法规为基准，基于自身需求，重新谈判和订立合同，或者调整原有条款。

3.合规风险源。合规风险源是指组织活动中可能引发合规风险发生的内在的要素和组合叠加的要素。在对100多个违规案例涉及186人违规事例统计分析发现，因为权力引致的合规风险事项发生占比是96%，从这占比看，权力是合规风险源中最主要的合规风险源，也将是主要决定合规风险的分布特征。根据对这些不合规案例事实的检索统计分析，审批权、市场客服与销售权、人事权、采购权、放行权、计量权、财务资金权和拥有关键信息权等八项权力，密切影响行为的合规性。

企业合同管理法律风险的控制措施

完善合同管理制度

企业应大力推行全面合同管理体系，明确各层次、各单位、各部门在合同管理中的地位和职责，明确合同的归口管理，在资信调查、立项、审批、调研、会签、履行、验收和结算等环节中进行严格管控，对于法人授权委托，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与检查考核，合同管理人员培训，合同管理奖惩与考核等工作予以贯彻落实。同时，企业应推行集团公司标准化统一合同文本，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，使合同管理法律风险处于可控状态。

采取战略化的管理策略

合同的审核机构对于企业的合同管理水平要提出更高的要求。企业要提高法律风险预防能力，这也是企业合同发挥实效性的最基本要求。长期以来，企业在开展合同管理的工作的过程中，多是采用事务性的管理模式，当出现问题后只能被动解决。企业要想满足市场发展需求，就要在管理上实施改革和转型，运用全新的管理理念和管理模式，对合同实施战略化管理，做到明确目标，清除一切阻碍合同管理的因素，在保证企业经济效益的前提下，对于合同的内容予以完善，发挥合同的法律风险控制效应。

实施合同信息化管理

在信息时代，合同管理信息化是一种必然趋势，不但能够充分发挥信息的作用，及时发现和处理法律风险，而且会让企业合同管理工作朝着现代化、标准化的方向大跨步迈进。企业要重视合同管理信息化建设，可以运用目前成熟的ERP合同管理信息系统，将合同供应商审核准入、合同签订、审批、用印、付款和收货等环节全部在系统中完成，构建以合同为主线的合同全生命周期管理平台，实现合同业务标准化管理，实现横向业务协同和纵向上下级管控，提升合同管理效率，促进合同管理工作规范化、标准化、程序化、系统化，同时将合同管理系统与公司财务系统、物料采购系统、OA办公系统实现全方位对接，提高合同管理的效率。ERP合同管理系统上线运行可以防止出现人员失误现象，减少误差，确保合同的安全性。同时引入先进的技术和设备，加强企业信息化建设，为合同信息化管理创造有利的环境。企业对于收集到的信息需要及时进行整理和分析，判断当前合同管理工作中是否存在法律风险，查明法律风险的形成原因，并制定相应控制措施，以便提高合同管理法律风险的控制效果，促使该项工作更具有针对性和实效性。

打造高水准的合同管理队伍

企业合同管理需要一批高素质的管理人员来负责，加强管理人员专业素质能力培养已经成为一项刻不容缓的工作。首先，企业要将合同管理内容和要求传达给相关管理人员，使之明确意识到自身肩负的重大使命，严格按照法律法规及企业合同管理制度和流程进行操作，保证合同管理的专业性和规范性。其次，企业还要着重培养管理人员的法律风险防范意识，确保他们能够充分了解合同管理常见的法律风险和控制对策，在法律风险来临时能够保持冷静头脑，采取正确的方法进行应对，使企业的损失就降到最低。

强化普法宣传

企业在进行合同管理法律风险控制时，必须全面加强对员工的普法教育，要提高全体员工的法律意识及风险防范观念，为企业法律风险控制提供良好的基础。要进一步加强企业合同承办人员的法律素质，针对容易出现法律风险的岗位，如财务部门、营销部门等，需要提高合同风险防范宣传力度，并注重对员工的岗前考核，企业的法律事务部门则需要定期对容易出现法律风险的岗位进行总结，开展法律讲座，并为相关岗位工作人员进行资料发送，强化重点岗位人员的法律观念。

对合同管理法律风险防范意识予以增强

以现有意识为基点，推动其法律风险防范意识的增强不仅是规避风险发生的有力方法，而且也是对风险予以有效掌控的重要路径。就现阶段企业没有相对健全的合同管理制度这一现状来讲，导致此现象发生的重要因素就在于其不具备合同风险防范意识。一般情况来讲，对风险防范意识得以增强代表着多个方面的内容，除了提到的较为表面的主观意识外，风险的识别，分析以及规避等都是其重要内容。从企业角度来讲，无论是其生存还是发展，都是以利益最大化为导向和根本目标的，如果企业在日常经营过程中出现了法律风险且不能借助商业利益对其予以弥补时，企业就会以趋利避害的方式作为主要解决方法。

聘请专业法律顾问，实现对合同签订问题的全面跟踪

合同管理由于与法律法规的相关内容挂钩，所以就合同管理中的合同法律风险识别和规避工作而言，仅仅依靠非法律专业的一般员工是无法胜任的。所以想要使企业合同管理中法律风险得到有效的规避，企业还要从外聘请专业的法律顾问，由其来负责合同管理过程中的相关法律事务和问题。具体来讲，合同签订前的法律问题、合同签订中的法律问题以及履行过程中的法律问题乃至合同纠纷时的法律问题等均由聘请的律师来负责，以此帮助企业能够及时发现存在于企业合同管理过程中的风险，使企业的合法权益免受损害。

对全过程实施动态管理

在经济快速发展背景下，法律风险存在于企业合同管理中的各个环节。随着企业外部法律环境、战略方向以及业务范围的不断改变，其无论是法律风险、企业合同管理过程中的法律风险种类还是法律形式也不是固定不变的，而是动态变化的。因此，在企业合同管理过程中以法律风险为核心开展管理活动时，要将管理动态化作为首要遵循的原则，并将其应用到合同管理各个环节当中。

合同签订中的法律风险控制

在这一环节，企业需要结合实际情况，组织专业的法律人才、业务人才、财务人员共同参与到合同文本制定中，以此保证合同内容更加契合自身发展需求。其次，企业要参照合同文本顺序，对合同管理制度进行全面完善，以此保证企业后续良好的履行合同。最后在审核合同条款时，要结合合同的性质、种类、关联度，对合同各项条款进行逐项分析，针对不清晰、不明确的条款，需要双方进行进一步的沟通，必要时要在合同附件中给出解释，避免出现理解歧义的情况。企业审核完合同内容后，还需要将合同交给专业的合同管理人员，对合同中涉及到的内容、权利义务等合法性进行审核，确保合同的法律效力。

企业合同管理中有关法律风险的相关建议

在合同签订前，要对合同双方的基本情况有清晰的了解与掌握

要在对对方企业有充分了解的基础上开展合同签订，从而使潜藏风险得到有效的避免或降低。在了解过程中，对方企业具体地址、工商部的备案情况以及企业资金情况等均要作为着重了解的内容。同时在合同履行过程中，一旦因一方错误导致对方利益受到损害，那么就要给予对方一定的补偿；而针对双方都存在错误的情况其责任则需要各自承担。

合同履行过程中，必然存在不确定因素

合同签订和履行过程中并不是一成不变的，很有可能出现在固有合同基础上出现相应变化的情况。例如合同一方未按照合同条款内容履行自身职责，或者受到不可控因素影响而阻碍其履行合同条款内容。就双方履行合同条款实践活动而言，双方相关证据的缺失是引发法律风险的重要因素。如果在此过程中出现纠纷，应以友好协商为原则来对纠纷予以处理，这对后续合同双方搜集对自身有利的证据和材料是有利的。就销售合同签订来讲，其贷款回收条款中要将还款时间和时间段予以明确，如果出现到期未偿还的情况，还要逐步增强回款力度，并将相关责任落实到个人，及时催缴。

结束语

在激烈的市场竞争形势下，企业需要面对和处理的问题变得越来越多元化，而合同管理中的法律风险更是不容小觑，需要企业能够将其摆在重要的位置，采取有力措施加以防范。同时，企业必须制定完善的合同管理制度，实施战略化管理和信息化管理，打造高素质的合同管理队伍，以此来强化合同管理法律风险控制效果，维护企业的经济利益和完美形象，进一步提升企业的市场竞争力，从而为企业的持续健康发展保驾护航。