论计算机软件在企业办公自动化管理中的有效运用

丁黎明

【摘  要】在经济快速发展的同时，计算机技术也得到了快速的发展，在越来越多的领域中，计算机技术得到了广泛且深入的应用，这将极大地促进社会的进步以及经济的发展。自动化办公是具有综合性特点的办公模式，对企业经济效益的提升具有显著的促进作用，受到企业领导者以及基层工作人员的普遍欢迎。论文主要围绕计算机软件在企业办公自动化管理中的有效应用展开了讨论。

【Abstract】With the rapid development of economy， computer technology has also been developed rapidly. In more and more fields， computer technology has been widely and deeply applied， it will greatly promote social progress and economic development. Automation office is an office mode with comprehensive characteristics， which has a significant role in promoting the economic benefits of enterprises， and is widely welcomed by enterprise leaders and grass-roots staff. This paper focuses on the effective application of computer software in enterprise office automation management.

【关键词】计算机软件;企业办公;自动化管理;有效运用

【Keywords】computer software; enterprise office; automation management; effective application

【中圖分类号】TP317.1                                【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）12-0025-02

1 引言

在社会经济不断发展的过程中，信息科学技术的更新与发展速度也是十分迅速的，对民众生活生产的各个方面都带来了很大的便利。国内企业在办公管理方面也因为信息科学技术的支持而得到了快速发展，企业办公自动化的发展速度不断加快，计算机软件将在企业办公自动化管理中得到更为广泛的应用。企业办公自动化管理作为一种高效的工作方式，符合快节奏的生活及工作需要。企业高效利用计算机软件，为企业员工办公效率的提升起到了促进作用，同时也加快了企业办公自动化的发展，为企业竞争力的提升以及持续发展提供了保障。

2 企业办公自动化的概述

所谓企业办公自动化，其实就是企业在互联网信息技术的支持下，对办公实施自动化的一种创新管理方式，可以说是用机器代替人工的一种工作模式，企业内部的大多数业务将在各种办公设备和人机交互系统的支持下来完成与实现。在现代信息科学技术不断发展成熟的过程中，企业办公自动化应运而生并得到快速发展，极大地促进了企业员工在工作效率方面的提升。与此同时，企业实现办公自动化之后，将为企业策略的制定以及指令的发布提供更为科学的依据。企业办公自动化在实际操作中主要通过四个环节来实现，即采集信息、加工信息、运输信息、保存信息。企业通过办公自动化管理，可以让企业及时获得准确、有价值的信心，为企业效益的增加提供支持。而计算机软件的应用是企业实现办公自动化管理的基础，企业办公自动化就是应用办公自动化软件。

3 计算机软件在企业办公自动化管理中的价值

3.1 企业办公环境得到优化，企业之间的联系变得更为紧密

在企业办公管理中，计算机软件的应用越来越广泛，办公环境得到了改善与优化，企业脱离了传统的小房间办公，逐步朝着办公大楼以及更广泛的范围不断发展。企业内部的工作人员不再单纯地从事简单化的人工作业，在互联网技术的支持下，企业开始实施人机办公自动化管理，随着先进计算机软件的开发与利用，企业之间的联系也越来越密切，不同行业之间的不同企业，也都实现了交流与合作。在社会不断进步的过程中，计算机软件将在企业办公自动化管理中，得到更为广泛的应用。

3.2 企业的管理成本将得到显著下降

计算机软件广泛应用到企业办公自动化管理中，可以在显著降低办公材料等各种成本的同时，办公效率得到显著提升，办公程序与环节得到压缩，企业办公成本的投资量显著下降，企业在办公人员方面的投入也得到了降低。计算机软件的应用，让企业内部形成了成本节约的良好环境，企业将获得更多的经济效益。

3.3 企业办公管理的效率得到显著提升

企业对计算机软件进行应用，促进了企业办公自动化管理的发展，同时也加快了企业挣脱传统办公管理的束缚，企业在工作开展标准以及流程等方面，可以进行更为科学、系统的规划，员工的工作量大大减轻，获得的时间与空间更为充裕，这将有利于员工为企业创造更多的价值，企业的管理效率也将得到全面提升。

3.4 企业办公管理工作更加规范化

计算机软件广泛应用于企业办公自动化管理之中，办公管理中的各种人为操作将得到显著减少，各种工作的开展都将按照标准制度来实施，在计算机技术的支持下，考评系统也将得到有效创建，企业员工在工作行为意识方面将得到强化规范，各种越权行为将得到限制，企业内部的监督管理工作将得到加强，企业在运营管理中所面临的风险也将得到降低。

4 在企业办公自动化管理中有效应用计算机软件的策略

4.1 文字处理软件在企业办公自动化管理中的应用

现阶段，企业内部常用的办公文字处理软件主要包括WPS办公软件、Office系列办公软件等，其中Office系列办公软件在功能方面最具全面性，Office系列办公软件与其他文字处理软件相比，具有更高的兼容性及操作性。WPS软件是国内自主研发的文字处理软件，具有占据空间小且可以提供免费版本等优势，所以，WPS软件一经問世，就获得了很多企业的好评与认可，得到了广泛的应用。

在企业办公自动化管理中，文字处理软件的应用具有十分重要的价值：第一，企业应用办公文字处理软件，可以帮助企业员工高效开展文字编辑、打印等相关的工作;第二，现阶段得到企业广泛使用的文字处理软件，普遍具有体积小、内存占用量不大等特点，在U盘等便携式存储空间的帮助下，企业办公文件可以实现备份和转存。企业在计算机软件应用的基础上，工作效率及工作质量都得到了提升，为企业实现办公自动化管理，提供了重要的工具支持。

4.2 通讯软件和网络共享软件在企业办公自动化管理中的应用

文字处理软件是企业实现办公自动化管理的必备软件之一，除此之外，还必须要应用通讯及网络共享软件，如微信、QQ通讯软件、E-Mail电子邮件等，这些软件在企业各项工作的开展中，都发挥了重要作用。对于跨国企业、跨地区企业来说，企业内部工作人员基本上都是通过微信、E-Mail电子邮件等通讯软件来进行及时沟通与交流的。这些通讯软件不仅可以在企业内部发挥消息传达和发布的基本功能，还可以发挥文件共享、远程帮助等功能，确保信息可以得到及时的接受与处理。通讯软件应用的主要优势在于其提升了企业工作人员的工作积极性及办事效率。在云计算技术快速发展的过程中，越来越多的文件传输软件及文件共享软件也得到了研发与应用，如FTP、云盘等，这些软件都为企业的办公管理以及存储提供了便利，企业信息数据的传输和存储也将更具可靠性与安全性，企业的办公质量和效率将得到显著提升。

4.3 数据存储软件在企业办公自动化管理中的应用

数据存储是企业日常办公管理的重要环节，现阶段，企业常用的数据存储软件包括三大类，三类存储方式各具优缺点。首先是软件存储，其优点是易于上手，操作过程简便，缺点是对后续数据进行分析和查找时，存在一定的难度;其次是数据库存储方式，这种存储方式有效节省了数据存储的空间，更有利于开展数据的备份及分析工作;最后是通过云盘、文件服务器来进行存储，这种存储方式在分类和整理上更为简便。不同的数据存储软件具有不同的特点，在不同的时间、不同的场合中，每种存储方式所发挥的作用也是各不相同的，这就需要企业在对存储方式进行选择时，要根据具体的情况来进行合理的选择，这样才能进一步促进企业办公自动化管理的开展。

4.4 其他计算机软件在企业办公自动化管理中的应用

企业在应用各种不同类型的先进的计算机软件的基础上，才能实现自身的办公自动化管理，除了前文中提到的三种计算机软件外，还有很多不同类型的计算机软件也得到了广泛应用，这对于企业办公自动化管理的发展具有极大的推动作用。例如，企业应用的VPN计算机软件，该软件具有廉价和安全的特点，企业的各种管理决策可以得到及时的传递与送达。企业应用员工签到软件、员工考勤软件等各种新兴的计算机软件，不仅大大节约了人工整理数据的工作量，还能提高数据的准确性，减少人为因素的干扰。企业要在结合自身实际情况的基础上，对各种计算机软件进行合理的选择与应用，促进企业员工工作质量及工作效率的双提升，更好地激发员工的工作热情。

5 结语

企业在日常经营管理中，对计算机软件进行充分的应用，才能加快企业自身办公自动化管理的发展速度，提升自身的竞争实力，在激烈的市场竞争中获得更多的经济效率。在未来的发展中，计算机软件将在企业发展中发挥越来越重要的作用，因此，围绕计算机软件在企业中的应用具有十分重要的现实意义。

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