新时期档案管理及利用的智能化和信息化策略分析

2020-03-01贺敏

卷宗 2020年29期

贺敏

（湖南省第一测绘院，湖南长沙 410004）

在档案管理进行智能化，信息化的过程中，保存方式的转变为中心，将档案室的档案从传统的实体保存的方法转变为数字化信息保存[1]。这样的保存方法有利于弥补传统实体保存方法的不足，可以更长时间的有效保存档案信息，有利于避免档案信息的缺失，还可以实现档案资源的共享，可以更好的发挥档案的价值，提高档案管理水平[2]。目前，档案管理的智能化，信息化建设还存在一些问题，需要使用解决的策略，从而提高档案管理水平，最大化利用档案资源。

1 新时期档案智能化，信息化建设以及档案管理重要性

在新时期，智能化，信息化技术在很多领域中应用。在档案管理中应用较多。传统的档案管理的模式无法满足发展的需要，需要进行智能化，信息化建设，提高档案管理的效率，有利于提高人们查阅档案的速度，促进档案管理的健康发展[3]。

2 新时期档案智能化，信息化建设中的问题

2.1 缺乏对档案管理工作的重视度

目前，很多领导人员没有全面、充分的了解到传统档案管理中存在的问题以及不足，对于档案智能化，信息化建设对适应当前发展的重要性，也没有了解智能化，信息化建设在应用档案中的优势，从而不利于档案管理水平提高。

2.2 档案的管理人员缺乏智能化，信息化建设的素质

在传统的档案管理模式中，对档案管理人员的要求较低，很多档案管理人员对计算机的应用技术较差，无法熟练进行相关的操作，对于档案智能化，信息化管理的专业知识了解较少。在智能化，信息化建设中，档案管理人员无法有效将实体的档案资料转变为数字化信息，不利于档案智能化，信息化建设的发展。

2.3 缺乏档案标准化建设的体系

在档案智能化，信息化建设中，仅仅使用现代化的技术，没有与自身的情况，建立自身特色的档案管理模式。由于档案智能化，信息化建设中，缺乏标准化体系，缺乏明确规范标准，没有制定相关规章制度，从而影响档案智能化，信息化建设[4]。

2.4 档案智能化，信息化管理水平较低

很多档案室中的档案管理水平较低，没有科学运用档案智能化，信息化系统，还停留在纸质资料上，不利于档案的查找，降低档案智能化，信息化的管理效率。

3 新时期档案智能化，信息化策略

3.1 强化基础设施建设

随着科学技术的快速发展，社会的各个领域逐渐进入智能化，信息化，大大提高工作效率。在档案管理中也积极进行智能化，信息化的建设，有利于提高档案管理水平，提高档案应用效果以及效率[5]。在档案智能化，信息化建设中需要优化基础设施建设，需要加大资金投入，对档案智能化，信息化的重视，完善基础设施，才能保证档案智能化，信息化管理进行。还需要加强档案智能化，信息化管理的系统的研发，加强后期的维护以及建设。在进行档案智能化，信息化管理中，需要加大基础设施的投入力度，购买较好的硬件，软件，并及时更换滞后的管理软件以及设备，保证档案室的基础设施符合新时期发展的要求。在档案智能化，信息化建设中需要构建档案数据库，还需要提高数据库的安全性，促进档案数据库的发展，增加档案管理的投入，购买齐全的硬件，加强对管理系统的投入，从而提高系统智能化水平，有利于提高查找信息的速度。

3.2 制定科学合理的档案管理体系

档案智能化，信息化建设中需要利用信息化，智能化技术提供足够的支持。促进档案管理进一步创新发展。根据档案室中的具体情况，制定合适的档案管理制度，对制度内容进行细化，并对档案资料的归档时间，保存资料的情况，保存时间等进行详细的说明。档案室可以选择购买或者自己研发档案管理系统，可以进一步优化档案信息化，智能化建设以及管理技术，提高档案管理水平。在整理以及保管档案资料过程中，需要制定规范，合适的工作程序，对档案管理人员的责任需要进一步明确，对档案管理方面的需要进行挖掘，对档案工作方法需要进一步创新。建立科学合理档案管理体系，提高存档的效率，充分运用档案资料，整合档案的资源，可以减少档案管理中出现错误的次数，还可以提高档案工作的效率。

3.3 加强档案信息化管理的安全性

在新时期科学技术的发展较快，档案信息资源的安全性具有重要的意义。因此，在建立档案信息化，智能化过程中，需要高度重视档案的信息的安全性，将保证档案信息的安全性放在重要的位置上，具体保护档案信息安全时需要注重几个方面[6]。首先，对于档案信息的数据进行加密，需要通过特定的公式算法加密重要的档案，从而更好的保护档案信息安全，只有输入正确的密码在可以进行使用以及查阅档案信息。其次，还需要设置访问的权限，对浏览的用户的情况进行层次分级，从而在开放的情况下更好的保证档案信息的安全。再次，需要在档案管理系统中设置防火墙，避免外来的病毒对系统造成影响，从而提高管理的效果以及水平，最后，需要加强档案信息备份，将重要的档案信息进行备份，避免发生损坏以及丢失的情况。

3.4 更新管理理念以及管理方法，提高管理人员的素质

在档案智能化以及信息化建设以及管理过程中会直接受到档案管理人员素质的影响，因此，需要加强档案管理人员的素质，从而提高档案管理的水平。首先，需要改变档案管理人员的管理理念，需要使用创新的管理方法，学习先进的管理理念，更好的满足档案管理的需要。档案工作不仅需要较强服务性，还需要具有足够的专业性，档案管理人员需要具有较强的管理技能，从而提高自己，适应时代的发展。档案管理人员需要积极提高自身的综合素质，从而更好的适应时代的发展，不仅需要提高工作能力，学习新的档案管理相关知识，还需要在工作中进行有效的运用，从而提高档案智能化，信息化建设水平。