基于交通运输部门档案管理中信息化建设分析

2020-03-01陈琪

卷宗 2020年29期

陈琪

（围场县交通运输局，河北承德 068450）

就目前来说，我国已经逐渐进入了信息化时代，而信息技术的崛起，掀起了以数字革命为特征的信息技术浪潮，这种信息化的社会状态，不仅转变了人们对时空的概念和思维方式，也对我国各行各业的发展起到了极大的影响，而这种影响蔓延到社会的各个部门与角落，成为我国市场发展必不可少的一项技术。交通运输部门的档案管理工作是一项十分重要的内容，相关工作人员需要尽可能保障我国的交通运输管理质量，尽可能将信息化技术应用于交通运输的档案管理中，这样能够使交通部门的档案呈现现代化建设，使我国交通管理工作能够更为顺利的进行。

1 交通运输档案信息化建设的主要内容

1）信息化的基础设施建设。基础设施中包含信息技术的硬件与软件，而这也是开展我国信息化建设的必要条件，其中涉及的内容必不可少。信息化基础建设是开发利用档案信息和信息技术应用的基础，其核心涉及的内容为档案信息网络，这也是保障我国交通管理部门能够进行有效的档案保存与传输的必要手段。其中的软件内容包含现代市场上应用较为广泛的各种有专业软件开发商所开发的档案管理软件，而硬件内容则包含交通运输部门的各种电脑以及数据库等。相关工作人员需要意识到软硬件在目前市场上的缺失并选择合适的管理方案，这样才能有助于提升最终的管理质量。

2）档案信息的资源建设。但信息资源是现代国民经济和社会发展战略资源的一项重要组成部分，而对于档案信息资源开发与利用时涉及的内容较多，也是档案信息化建设的一个核心任务，是档案信息化建设能否取得实际效果的关键，其中涉及的档案信息资源包含我国交通运输管理中的人力资源和物理资源等，涉及的信息也较为复杂，相关工作人员需要意识到其中存在的差异和特点，选择合适的管理方案，这样才能有助于使我国交通运输档案管理信息化建设更为完善。

3）档案标准与规范建设。档案标准与规范建设是建立现代化档案信息建设的一个主要方向，其中涉及的内容较多，包含电子信息的归档和电子档案管理的多项内容，而为了保证其质量相关工作人员需要意识到其中存在的问题。档案资料的管理包含的步骤较多，而每一个步骤均有可能发生问题，其中包含档案的资源识别、扫描、储存以及查询使用等多个方面。

4）档案信息化应用系统建设。但信息化应用系统建设能够为信息资源的开发利用和档案信息网络建设提供良好的技术保障信息技术在应用时涉及的范围较广，并且工作人员想要达到良好的工作效果，涉及的工作量也较大，对于信息化建设的速度和质量来说，均有一定的影响，这是我国档案在进行信息化建设时的集中体现。

5）信息化人才队伍的建设。信息化人才队伍的建设，涉及的内容较为复杂，这种建设内容直接关系到档案信息化建设能否成功应用于信息管理中，这也决定了我国的信息化管理工作能否顺利进行，总体来说，人才队伍是对最终建设结果造成影响的关键所以我国交通运输部门在进行信息化管理时，想要达到良好的管理质量，首先就需要对人才队伍的素质和水平进行提升，这样才能使档案信息化建设的质量得到进一步的改善。

2 强化交通运输部门的档案信息化建设的对策

1）做好档案信息化的整体规划工作。想要使档案信息化建设工作更为顺利的进行，首先就需要对其进行一个总体的规划，工作人员需要深入分析交通运输部门的特点和发展目标，并对其进行有效的调查论证，使相关工作能够符合交通运输部门的实际状况，并且建立可行性的长远管理计划，在交通运输部门中形成规模化的网络管理模式。再进行大信息化的应用建设时，一定需要做好相应的管理工作，注重系统的整体实效性考虑系统在开展过程中是否能够支持运输部门的信息服务目标，除此之外也需要尽可能重视系统的灵活性和可拓展性，拓展足够的未来发展空间，这样才能做好有效的信息化规划。

2）做好档案的数字化转换。想要使档案信息化建设的质量得到提升，首先就需要建立完善的档案信息资源的数字化数据库，这是开展信息数据的管理的前提，也是其基础。档案的数字化主要是指应用先进的技术手段，将交通运输档案传统的物质载体形式，例如纸、音频和档案等资料加工为数字化的信息并建立完整的档案信息数据库，在进行管理时，将信息档案直接发布于数据库中，相关工作人员就能够进行有效的查阅和使用。

3）强化档案管理工作的教育以及认知。在进行管理时，相关工作人员的人事档案管理工作应当由管理人员自身进行，所以需要提高管理人员的工作重视度，使相关管理工作人员养成良好的职业道德，为管理人员培养高度的责任感，使其在工作时保持严谨的工作态度，尤其需要借鉴和吸收优秀的人事档案管理研究成果，使档案管理工作能够成为档案管理工作人员的使命和责任，强化其工作意识。

4）建立完善的管理制度。在进行相关制度和条例的建设时，工作人员可以借鉴国内外的先进管理经验，对已经归档的工作人员进行电子文件的管理时，应当严格按照相关规章制度和措施进行，保证信息的完整性和原始性。而如果某一类电子文件档案需要进行长期保存，则需要将其与相同内容的纸质文件一同归档，而对于具有保密要求的电子文件，则应当应用安全的保密措施，并且对涉及隐秘的电子文件进行全面的密码管理，严禁在外网上开放，并且定期对网络环境和计算机系统进行检测，避免出现黑客攻击或病毒入侵的情况。在进行体制建设时，可以从信息收集、档案保管以及借阅等多个步骤进行流程完善，使各项管理工作都能够参考对应的管理制度进行，避免由于员工工作疏漏出现的不规范现象。

5）注重交通运输部门档案的管理人才培养以及设备升级。大数据背景下管理人才的培养工作十分重要，交通运输部门内部的人事档案管理人员需要不断更新自身的认知体系和管理理念，接受现代化的大数据信息培训活动。交通运输部门内部需要注重网络技术人才的专业化培养，在档案管理模式传统与现代转变过程中，我国的交通运输部门的网络技术型人才还较为缺乏，所以需要积极引进网络专业和计算机专业的人才，并注重档案管理人员的技能与知识培养。现代化的人事档案管理工作要求管理人员需要具备专业的人事档案管理知识，还需要具备二次处理技术、信息挖掘技术以及网络专业知识。