信息技术在学校档案管理中的应用探讨

张庆英

（新疆第十师北屯高级中学，新疆 北屯 836000）

学校档案记载了一个学校的历史及其进步的所有过程，不单单囊括了学生的学习档案、教学治理档案，同时也囊括了所有教职工进行教育行动的记录，是权衡办学质量的一个关键点，是学校历史进步的实际记录。由于信息技术的进步，信息技术的使用越来越多，在信息技术的帮助下，学校档案管理就能够完成信息化治理，提升档案治理质量，从而展现学校档案的实际作用。

1 学校档案管理作用

学校档案对学校过往的起着见证作用，在学校进步过程中展现着无比重要的作用。而学校档案管理是保证学校档案作用更好展现的方式方法。增大档案管理力度有着无比显著的功效。档案作为学校教职工考核与审计的凭证，经过档案管理，能够保证学校教职工考核与审计的合理性、公平性，进而更完美地引发教职工的工作上进心和自主性；档案作为学校总结工作的根本，经过档案管理，能够对关于学校每项工作实施比较解析，发现学校工作进行中发生的不好之处，进而制定改正工作的方案，提升学校教学质量。此外，学校档案记载了学生在校期间的所有表现，经过档案管理，能够更完善地管理学生，让学生知道它在学校期间的所有表现全部有记录在档案之中，进而更加完美管理学生的自身行为。

2 学校档案管理中运用信息技术的作用

学校档案在学校进步历程中起着无比关键的作用，在学校成立的起点，学校档案就应运而生了，它是学校发展史的完整写照。学校作为教书育人的上层建筑，学校档案既囊括了学生档案，也囊括教育者档案与学校各式教育教学、治理活动的档案。但是就如今学校档案管理进程来讲，依旧在使用老旧的档案管理方法，在老旧的档案管理方法下，档案安全系数极差，档案素材丢失概率极大，档案使用时，需要耗费极长的精力，影响到了学校的良性进步。而信息技术的产生，完善了老旧档案管理方式方法的不足，在学校档案管理过程中，运用信息技术有着重要意义。首先，能够节约人力物力，老旧学校档案管理过程中，需要耗费大量的人力去进行，可在信息技术的帮助下，学校档案管理全部的工一个人局能够实现，极大程度地减轻人力物力压力，长久以往，使学校档案管理的成本降低了很多，其次，提升档案管理工作质量。在老旧档案管理方式下，大部分是人工进行，效率不高，而在信息技术的帮助下，学校档案管理体系拥有储存基数大、处理速度快、查阅方便等长处。信息技术能够运用各种各样的处理程序，运用表格、图形等方法把档案进行分类的治理。这样做的就可以在查阅、加载、修正等方面十分快捷，不单单便捷了治理工作人员，更可以便捷学校及时使用档案。此外，信息技术的运用极大地提升了学校档案的保密性。经过信息技术，学校档案治理人工作员能够让学校关键性的档案信息更具严密性，使其拥有备份，极大程度地增加了档案的保密性能。

3 信息技术在学校档案管理中的应用

3.1 档案管理思想的革新

信息化技术的运用让学校档案管理形式发生了革新，提升了学校档案管理质量。为了能够更加完美地展现学校档案的功能，在档案管理工作过程里，档案管理人员需要主动的革新管理思想，要综合时代潮流，在加强效率管理的同时，不能忽略安全系数管理，加大信息化管理思想和安全管理思想，要创立现代化管理思想，进而促使档案管理工作的严格正规化进步。

3.2 设立信息化管理体系

学校档案是学校进步历程的最佳记录者，在提升教学水平、展开教学探索、教职工评估等方面展现着关键作用。而信息技术的运用解决了老旧档案管理的不足，有效地提升了档案管理水平，确保了学校档案的整体性。所以，在学校档案管理过程中，学校需要着重进行信息技术的运用，要加强信息技术融入，建设出一致的信息化管理体系。在档案信息记录入库时，要改变以前的手动方式，要运用信息化技术实施档案信息的记入，对已然在录的档案材料，能够使用信息化技术实施分类管理，按照年月日的区别等数据实施有效的入档，继而便于档案信息的使用与查阅。

3.3 规范档案信息的收录与整理

在老旧档案管理方式下，学校档案的录入和治理方法比较陈旧，没有达到新标准，还容易出现错误。信息技术的运用，能够更加完善学校档案材料的录入和治理。在信息技术的帮助下，档案管理工作人员能够把现实档案材料录入计算机体系之中，遵从档案治理的严格化目标实施操作，让计算机技术代替手动方式。档案管理工作人员也能够经过信息技术对档案实施准确治理，依据现代信息技术的管理、入档方式，保证档案信息录入的整体性，进而提升档案管理工作水平。

3.4 档案管理工作人与自身素质提升

在学校档案管理运用信息技术的实践中，对档案管理工作人员的自身素质也提出了更有难度的需求，在以前，需要档案管理工作人员可以写，但在信息技术的帮助下，不单单需要档案管理工作人员了解档案管理相关知识，不错的书写力量，同时还一定了解计算机专业知识，拥有纯熟的计算机使用技巧。进而提升学校档案管理质量，在运用信息技术的实践中，学校要主动地增强档案管理工作人员的计算机使用技巧的培训，加强专业水平养成，提升工作者专业能力，继而更完美地帮助学校档案实现现代化管理进程，提升档案治理水平。

3.5 增大投入

在学校档案管理运用信息现代化技术的实践中，资金是基本保证，为了让信息技术更好地体现，学校需要适当增加资金投入，为学校档案管理及时更新新型设备，更新基础设施。完善管理工作者的工作环境，继而更加地容易展开档案管理任务。

3.6 做好档案安全管理工作

信息技术的运用革新了学校档案管理的陈旧方式，提升了学生档案管理质量，可是在现代信息技术的帮助下，学校档案的安全性管理也得到了注重，要想保障学校档案的整体性，学校就一定要弄好档案的安全性管理工作。首先，要安排专业的人员对学校档案管理工作进行实时保护，无关人员不可以轻易打开学校档案，其次，在运用信息技术实施学校档案治理时，要增强网络安全科学技术的使用，提升学校档案管理体系的保密性，保障学校档案信息的完整性。此外，档案管理的工作人员要有规律的对档案管理体系实施垃圾清理，保证档案管理体系的保全性，无多余垃圾滞留。

4 结束语

信息技术的运用改变了学校档案管理的实际工作形式，在信息技术的帮助下。学校档案管理工作的质量得到显著的提升，能够更加完善学校档案在学校进步过程之中起到的效果。学校要正确意识到信息技术的运用重要性，在使用信息技术的实践中，要注重档案信息的隐私管理，加强档案管理工作人员的隐秘意识，以最新的技术为基础，提升学校档案信息的完整性，保障学校档案的安全性，促进学校教育事业的良性进步。