大数据分析方法在企业档案管理中的应用研究

2020-03-01李敏

卷宗 2020年29期

李敏

（国家能源准能集团有限责任公司，内蒙古鄂尔多斯 010300）

随着大数据时代的到来，信息技术在社会各个方面的应用范围都有所扩大，为了促进档案管理的发展，提高档案管理工作水平，积极推广大数据分析技术应用于档案管理显得十分有必要。为了更好地促进大数据技术在文件管理方面的应用，需要对大数据的具体应用展开更加深入的讨论。

1 在大数据时代背景下档案管理的必要性

1）促进档案信息管理思想的转变。传统的企业档案信息管理工作，属于企业的常规性与辅助性业务，存在被动性、消极性，容易受到忽视，这种情况下，企业档案信息并不能发挥其应有的作用。同时，传统的企业档案信息管理工作主要针对纸质档案进行管理，而这一阶段企业经营发展过程中所产生的数据信息，完全可以通过人工管理的方式进行收集与整合。但在大数据时代下的今天，企业经营发展过程中所产生的数据信息大量增加，传统的档案信息管理方法完全无法支撑档案信息管理工作的需求，企业档案信息管理工作就需要不断创新工作方法，引进更加先进的管理技术。企业档案管理部门应就传统的管理思想进行优化与转变，将档案信息作为重要的信息资源，突出用户或消费者的中心地位，建立档案信息管理理念，向用户或消费者提供人性化管理，改善企业产品或服务。

2）丰富档案信息管理工作内容。大数据时代下数据的海量增长为档案管理工作提供丰富资源，这种情况下企业的数据档案管理部门工作内容有所改变，突破工作内容的原本的限制，就企业档案信息管理部门而言，其档案资源不仅包含本馆资源，还与其他部门进行资源信息的共享，以打破企业自身档案资源局限，为信息使用者提供丰富而有效的档案资源，保证信息合理性。海量档案信息资源可以为企业档案信息管理工作提供数据信息支撑，保证其管理内容的丰富性，并满足信息数据使用者的实际需求。在丰富档案信息管理内容的同时，对档案信息管理方式加以完善。档案信息管理工作的现代化发展需要以服务为基础前提，以此来满足个人与社会的发展需求，通过为其提供更加多元化与便捷化的服务模式，让用户能够在最短的时间内进行档案数据的检索与查找，特别是在大数据环境下，档案部门可以基于传统的服务方式，结合大数据技术及先进的信息技术，可有效扩大档案信息服务范围，实现服务质量的有效提升。

2 大数据技术在企业档案管理应用中面临的问题

1）档案管理思想亟待改变。传统思想认为，档案管理是一项管理性、服务性和政治性的工作，认为档案管理不产生物质财富，也不由管理机构和人员利用，其发展也是以规范化和提高工作效率为目标。而现代档案管理思想则在于进一步挖掘档案的价值，使档案重新具有活力，变为企业的一种资源，为企业创造价值。因此首先要转变对档案管理工作的重新认识和定位。

2）胜任大数据技术档案管理人员缺乏。随着大数据技术在档案管理中的应用，传统档案管理工作者已难以胜任新的技术条件下所应具备的工作技能。基于大数据技术的档案管理实则是对档案管理工作方式的重构，需要具备较高的数据收集、管理、分析和处理能力，这也是大数据技术在档案管理中应用的关键，造成多数从业者难以胜任，制约了档案管理工作的提升。

3）档案管理安全防范意识不足。信息技术迅速发展，给生产和生活提供极大的便利，同时也隐藏了信息泄露的危险，基于大数据技术进行档案管理，将呈现出多样、快速和真实的特点，企业的各类档案资源将以数据信息的形式出现，新技术所带来方便、高效的同时，也给档案安全带了新的挑战，而大多数档案管理人员忽视了这其中存在的安全风险，没有树立良好的安全防范意识。

4）档案资源信息化开发不够合理。我国目前的档案资源绝大多数是纸质资源，根据我国目前的发展状况来看，许多部门以及基层文件管理机构或档案馆仍然在相当长的一段时间内都缺乏对大数据技术的使用，这极大的影响了档案资源的信息化管理。另一方面，部分经济欠发达地区的资金投入不足，基础设施建设力度欠缺，最基础文件管理中所需硬件均不具备，也就使得这些地区的档案管理信息化建设严重落后，档案资源信息化发展不合理。开发力度不大，这是我们档案管理在现阶段面临的一个主要问题，部分地区的大数据技术已经应用于档案管理中，但文件管理信息化的发展并不完善，档案资源的开发和利用关系不密切，存在着脱节问题，档案管理信息化的发展缓慢，文件管理也难以全面发展。档案管理现在与办公系统的自动化关系不全，档案数据的管理效率低下，大数据技术的应用缺乏科学和普遍性，档案管理的一体性和现代化也较差。资源的利用率有待进一步提高，档案的精细化管理和集成化管理还有很长一段路要走。

5）档案信息安全管理制度执行不严。部分单位和企业的档案管理是具有私密性的工作之一，部分档案资料是具有较高保密级别的，这些档案资料或重要文件信息等必须要进行安全管理，避免档案资料被盗取或被篡改，要保证档案资料的完整性和安全性。运用计算机实现对档案资料的管理是一种高效率的管理模式，采用大数据技术也是有效实现数据和信息科学管理的手段，但是安全问题一直是社会各界比较关心的问题，但部分档案管理人员对于档案的私密性和安全性不够重视，导致档案资料的管理不够严格，档案资料的查阅和借阅管理较为松散，管理制度不够全面，档案资料的提取和数据库的登录账户管理不够严格，导致部分档案资料和重要数据信息泄露，影响企业各项事业的顺利开展。

3 大数据背景下档案管理的对策

1）积极开发档案管理新技术。大数据技术不仅表现在数据的庞大容量上，而且还表现在运用大数据技术时，能够提高档案的管理效率并且有价值地利用。因此为了优化和提高档案管理与利用，需要加强对大数据技术的研究和应用，通过收集、储存、挖掘和分析大数据，并合理使用传统的档案信息资源和大数据背景的存储与应用技术，促进文件管理的自动和智能化，使文件管理成为远程检索，在线使用文件数据，及时提供有关决定和执行数据的可靠支持，为企业生产和经营提供便利，有效地提高档案管理效益。

2）建立一套完善的档案管理体系。建立健全档案管理机制，统一实行档案管理规范和标准，有效地提高档案的管理效率和利用质量。通过应用大数据技术，可以有效地建立科学管理平台，实现部门间的统一管理，并通过线上形式实现各个部门间档案信息共享与交流，充分地创造巨大价值。然而，在传统的档案管理体制的约束下，各部门间的文件信息资源往往相对独立，难以有效地整合、共享文件。因此，需要建立一套完善的档案管理机制，与各部门在工作环节中进行沟通、有效地提高档案资源利用率、文件管理效率，实现文件数据的规模性、经济性。

3）加强电子文件管理安全系统建设。一方面，需要加强对准入安全的建设。信息数据访问管理是确保档案资源共享和有效地保障档案资源安全的重要手段，对档案网络安全的保护具有重要意义。通过适当使用访问管理技术，可以对认证用户的访问权进行管理和控制，从而确保资源的非法侵权和恶意泄露。通常，访问管理的方法包括：文件权限设置，密码加密，身份认证，网络设备的权限控制等；另一方面，需要加强接入安全的建设。访问管理是电子文件信息资源的受控共享，确保文件信息资源的访问与档案信息资料符合规定的有效性。为了保证电子文件资源的安全储存，档案部门要事先对电子文件信息进行扫描，然后再传送到综合共享平台，从而有效地避免了恶意文件的入侵。同时，档案部门应选择适当的加密存储技术，文件存储系统和共享机制，以有效地保证文件的加密存储，保护文件云平台和文件信息资源在共享平台上的存储安全。

4）培养档案管理专业人才。为了促进档案管理工作符合社会发展需要，提高档案管理工作的质量，一定要加强档案管理人才培养，提高文档管理人员专业素养。档案管理一定要跟上时代，档案管理的方法要不断创新，只有这样做才能推动文件管理的发展，使档案管理工作符合社会发展需要。此外，还要重视工作人员的素质提高，对档案管理人员的大数据技术知识进行讲解，提高文件管理人员的档案技术能力，提高文件管理人员的工作水平。培训档案管理人员工作技能，特别是提高工作人员的运用大数据技术能力，对档案管理人员进行大数据技术知识教育，使档案管理人员更多地了解大数据技术在档案管理工作中的影响。

5）开展可视化分析工作。对企业档案信息进行可视化分析与管理，可有效提高企业档案数据资源的可理解性，便于档案信息管理人员及使用者对档案信息加以了解。通过可视化技术，可以实现分析过程的人际交互与技术手段，促进计算机技术、信息技术计算能力及人的能力充分融合，以有效提高数据信息的洞察能力。考虑到企业档案数据信息资源的可视化分析需求，可充分利用可视化工具以实现企业档案数据资源的转化，形成直观化、可视化及交互性的档案数据信息的分析管理过程，提高企业经营者及管理者对档案的理解能力与利用能力。