电力企业电子档案管理的现状分析与探究

景佐文

（云南电网有限责任公司保山供电局，云南 保山 678000）

电力企业属于国民经济的基础产业，不仅承担着一定的社会责任，还关乎着国民生计。电力企业也要面对市场竞争，综合实力的提高是应对挑战的有力武器。传统的资金、规模、设备优势，很容易被超越，要想长久的处于不败之地，就必须提高企业的软实力。档案管理是一个企业管理的重要部分，电力企业电子档案的管理工作对于电力行业的发展非常重要。为了电力企业的资源合理分配、充分运用，电力企业需要强化其档案管理，提升档案管理的能力。对于目前电力企业档案管理工作存在的弊端，档案管理部门需要针对实际问题，通过分析研究，运用科学创新的理念，才能持续推进档案管理工作的开展，保证电力行业的良好发展。

1 电力企业档案管理中存在的问题

电力行业具有涉及领域广、技术要求高等特点[1]，奠定了电力企业的档案管理工作的困难和复杂。但是，随着档案管理手段的不断创新和管理制度的完善，也反映出电力企业档案管理工作在实际生活中的不足。

1）领导对档案管理的忽视。在电力企业的档案管理工作中，由于相关领导单纯的认为档案管理工作就是对文件资料进行分类归档，而忽略了其对于企业发展的重要性。因此，档案管理工作者只要能够进行基础工作就行，对档案管理工作不够重视，对于电力企业的发展在一定程度上产生影响。

2）企业对档案管理的投入过少。随着互联网等新科技的快速发展，越来越多的企业也逐渐引进先进的技术手段应用于企业发展。档案管理也应积极采取新的技术手段应用在信息管理上，但是，很多企业由于对档案管理不够重视，在经费方面的支持力度较小，造成仪器设备落后、管理模式传统，从而使得档案管理工作的工作质量与效率没法得到保证。

3）档案管理人员综合素质低。由于企业领导没有认识到档案管理工作的重要性和对档案管理工作的忽视，通常进行档案工作的人员都是不具有专业知识[2]，无法保证档案归档的准确性、管理的合理性和查阅的便利性。与此同时，档案管理工作人员由于专业水平的缺乏、责任意识薄弱、管理理念落后、服务意识不高，导致档案管理质量低下，严重限制了档案管理工作的开展。

4）档案管理手段的落后。电力企业的档案管理主要依靠计算机进行，已经不能满足现在管理工作的需要，在企业的档案管理中，会遇到很多的挑战和机遇，这些都在一定程度上影响着电力企业档案管理工作的开展。

5）信息化管理效率低下。档案管理工作普遍存在管理效率低的现象，主要原因在于，一方面是档案管理的设施不够齐全，设备的落后，从而制约了其使用效果和效率；另一方面，数字化的硬件设施的使用频率低，现有的资源没有得到最大化的利用[3]。

2 电力企业档案管理问题的解决措施

以上问题的源头在于企业领导对于档案管理的不够重视，忽略了：档案记录了一个企业的成长史，是一个企业的产权证明，是企业实现效益的有效媒介。档案记录的每一个员工都关乎到他们的权力与责任，档案不仅仅是一个企业的历史，还是企业的潜在财富。仅仅从当前的经济效益出发，忽略档案材料的完整性，将不利于企业的发展。因此，从企业领导、管理模式、管理人员出发，提出以下几点 建议：

1）把电子文件管理作为重点.对于传统的档案管理手段取其精华，去其糟粕，结合先进的信息化管理模式，规范电子档案的管理流程。传统的档案管理主要依靠纸质，音像等作为存档，在通过人力进行收集、管理。这样的工作模式不仅繁杂，而且档案容易随着地点、时间的迁移而丢失。由于工程量大，对于归档的资料，档案部门若是不及时进行处理、分类，很容易造成档案的积压引起信息资源浪 费[4]。目前，随着我国信息化管理水平的提升，研发了大量的技术设备和管理手段，尤其在数字化的大背景下，为电子档案的信息化提供了技术支持。把计算机网络技术充分运用到档案管理工作中，把信息当作需要管理的目标，进行数字化的加工处理进行档案信息资源化。

2）加强对档案管理的领导程度。档案管理工作和其他工作一样，都对于企业的发展至关重要，也都离不开企业领导的重视。因此，企业的领导者需要提高对于档案管理的重视程度，强化对其的领导力度，将档案管理工作纳入企业管理的常项中，落实其档案管理的资金、软硬件的投资力度，保证档案管理工作的顺利进行。

3）完善电力企业档案的管理制度。完善的档案管理制度是电力企业提升档案管理水平和效率的前提。目前，由于企业领导档案管理的忽视和管理人员的专业水平的限制，存在电力企业的档案管理的相关制度不够健全、统一，再加上信息化建设设施落后、信息化水平低等情况。根据相关的国家法律要求，结合电力企业档案管理的现状，急需制定完善的、科学的、合理的管理制度，将相关制度进行整理、细化，形成文件和条例提高档案管理人员和企业领导的重视程度，进一步推动档案管理工作水平的提高，提高档案管理工作的效率。

4）提高档案管理人员的专业水平。档案管理人员需要具备一定的专业知识，档案管理工作人员的专业水平和能力的高低对于档案管理的工作效率和质量具有直接影响。所以，电力企业应建立一支具有综合素质较高的档案管理团队，以保证电力企业档案管理工作的顺利开展。管理部门对于新进的档案管理人员，应进行专业知识和技能的培训，并定期进行考核[5]。通过相关技术培训，来实现提升档案管理人员工作能力和效率的目的，从根本上解决档案管理人员专业水平不高的问题。

5）提高软硬件设施的投入力度。在信息化时代，电力企业的档案管理主要依靠计算机网络技术开展，因此，电力企业应该在计算机的软硬件和现代化的技术手段上加大资金投入。对于一些必要的设备和管理模式，需要进行及时的更新和引进；加大对于技术人员的培训力度，注重管理设备和管理人员能力的同步提升。通过多元化的发展，达到档案管理水平和效率的同时提升的目的。

3 总结

以上是对目前电力企业的档案工作中中存在的一些问题，并提出几点建议，以其能够引起相关行业人士的重视。总之，随着科技的发展，档案管理工作的开展一定会更加的科学化、便利化，希望相关的管理工作人员能够积极引进先进的技术手段和管理模式，只有清楚的了解自身的发展状况，才能在遇到挑战时从容应对及更好的发展 自身。