档案管理的重要性分析及科学化管理对策

2020-03-01黄修武

卷宗 2020年29期

黄修武

（湖北省孝感麻风防治中心，湖北孝感 431600）

档案的记录，放眼我国的发展历史，在我国的起源很早，在原始社会，人们就会以图案方式对当时的生活方式进行记录，在各种原始社会的遗迹中随处可见的壁画为史学家研究当时社会的风土人情提供了重要的依据，是我国档案工作的萌芽形式。进入奴隶社会和封建社会后，由于文字的发展，开始出现以文字形式记录的档案，官方也设置专职机构配备专职人员进行档案的记录与管理工作，甚至还有专职负责档案防火的专职人员，由于古代中央集权的进一步发展，档案工作的记录通常是历史、账目、天文、地理等方面，这一方面是君王加强中央集权的形式，一方面是百姓生活经验的参考，通过上述论证，可以充分说明在古代社会，档案的记录与管理工作的重要性。

1 档案管理工作的由来

档案，在我国历史上由来已久，从原始社会的壁画到殷商时期的“册”和“典”，都是古人对于真实生活的记载，其中，有重大的历史事件也有日常的躬耕劳作，不过，当时的档案管理还没有与脱离史官的职责，实现“档史分离”，自经历春秋战国时代的发展，百姓的思想得到进一步的发展，秦朝建立后，为加强对百姓的管理，统一度量、制定法律，为便于各类法律档案的保存，秦朝设置御史、内史和令史对档案管理工作进行细化的分工协作，对于档案的管理工作制定专门的法律制度，还配备防火专员。自夏商时代的宗庙、周朝时代的天府、魏晋南北朝时代的阁库、清朝时代的国史馆都是历代保存档案的专职机构，如此种种，可见自古以来对于档案管理工作的重视。其实，翻看历代档案的管理方式，就是回看历朝的发展历史，受限档案载体、表现形式和社会发展的不同，历代管理档案的工作也不尽相同，但总体来说，在古代，档案的管理工作的重要性已经被统治阶级意识到，因而才会不遗余力的进行档案的管理工作。受限于当时的社会现实，统治阶级要想将功绩流传于世，所能运用的手段只能是档案，因为档案所具备的独特的写实性、客观性和全面性，当时的档案管理工作就已经具有一定的规模性、类别性和真实性[1]。因此，档案管理工作的开展，刻不容缓。

2 档案管理工作的开展

档案管理工作的开展，从来都不是独立的存在，在没有文字的时代，档案可以镌刻于石壁之上；在没有纸张的时代，档案可以刻画于龟壳和竹简之上；在运用活字印刷术的时代，档案可以成批量的印于书刊之上。随着社会的不断进步，档案管理工作也在不断发展，在公元前的殷商时期，档案管理工作是只有贵族才能享受的特权，只有贵族阶级所经历过的事件才有记载的特许，从而才有保存和管理的必要。后来，随着社会的发展和战乱，大量的档案资料流落到百姓的手中，百姓以此为范例，建立了家谱、族谱和地方县志，这时期的档案管理工作是以一种民间和官方并行的模式平行发展的，官方设置专业机构负责对国家重大的历史事件和重要的法律制度进行档案的记载和管理，民间推举专人负责对日常生活的大事小情和和重大变化进行记载和管理。这种管理的模式虽说简单单一，属垂直式的直接管理，但在一定程度上为我国档案管理工作的开展和进步提供了切实可行的借鉴策略，如专人、专职、专事、专业等，因此，当下提起档案的第一印象就是档案的重要性与严肃性，这全是档案管理工作的不断发展带来的结果。

3 档案管理工作的科学化

当时间进入到现代社会后，随着计算机的发明，社会步入了信息化时代，档案的载体也由传统的纸张、书籍演变为大数据，在大数据时代的冲击下的，传统的档案管理模式已经渐渐不再适应新时代的档案发展，这是社会不断进步的表现，因此，在现代社会中进行档案的管理工作必须紧紧依托大数据这一平台，在此基础上进行档案的科学化管理工作[2]。针对传统的档案保存体量大、易于丢失、保密性差、不便于携带和检索的缺点，可以逐步使用计算机进行档案的管理工作。例如：将传统的纸质档案借由扫描设备输入于计算机中进行加密保存，还可使用移动硬盘等设备进行备份，如此，既解决了传统档案保存客观存在的缺点，又凸显了大数据时代下档案管理工作的开展与创新，是与时俱进的表现。但要想真正实现档案的科学化管理，还需要从政府、人员、制度、模式等多方面齐头并进才行，由政府首先从源头上出台相关法律法规，为档案管理工作提供法律的保障；然后各单位的档案管理部门也要制定相关规则制度，为提升档案管理水平和专职人员的技能提供有力的支持；最后各档案管理的专职人员也要转变传统的档案管理思想，为切实落实档案管理工作提供新的思路和模式。只有协调多方努力，共同进行档案的管理工作才算得上科学化的档案管理。