浅谈如何推行中学档案工作的规范化标准化

赵素民

（河南省滑县第二高级中学，河南 安阳 456400）

随着我国经济的发展，促使我国中学的规模逐渐扩大，中学内部的员工和档案资料也不断增加。这使档案的信息也变得冗多复杂。现阶段中学使用传统的档案管理模式已经很难满足现阶段档案管理的需求，因此，档案管理要改变现阶段工作中出现的问题，完善档案管理体系，做好档案管理工作。想要做好中学档案管理工作就要落实科学合理的发展观，通过科学合理的方法提升档案管理工作的效率，给档案管理工作的开展奠定良好的基础。

1 当前中学档案工作现状和问题

1）普遍缺乏对档案管理工作的正确认识。随着我国科学技术的发展，现阶段的档案管理工作对于一个中学来说起着至关重要的作用，但是根据现阶段对中学的调研得知，许多中学没有意识到档案管理工作的重要性，致使中学的档案管理工作没有办法有序开展，延误了中学的人才管理。中学的管理人员普遍认为档案管理工作是一项非常简单的工作，只是将各个部门呈交上的资料以及员工的档案存放在固定的位置，并且派专人保管，保障材料不丢失即可。甚至还有部分档案管理人员认为档案管理工作是可有可无的，直接把档案和公司其他档案放在一起，致使档案出现管理混乱的现象。档案管理人员从自身就没有重视档案管理工作，更没有意识到档案的有序管理以及对档案的开发利用对中学可持续发展的重要性。

2）档案管理相关人员的业务能力不足。我国中学近些年得到了快速的发展，促使相关行业的从业人员数量不断增加，这也在一定程度上给中学的档案管理工作提出了更高标准的要求，也提升了中学档案管理工作人员的工作难度。现阶段中学对于档案管理对于从业人员的专业素养和能力的要求也不断提升，但是，还是存在部分中学的档案管理的工作人员的工作是由其他部门人员兼职的，致使整个中学的工作杂乱无章，并且兼职人员不会抽出过多的时间和精力进行档案管理。

3）缺少先进的档案管理设备。由于传统的档案管理工作的设备过于落后，没有办法满足现阶段社会人才发展以及中学的需求，并且大部分中学没有重视到单位的档案管理工作，因此也就导致没有及时的给档案管理工作配备先进的设备。现阶段中学的从业人员不断增多，使用传统的档案管理模式已经不能完成现阶段的档案管理工作，只有利用先进的设备和技术手段才能在一定程度上提升档案管理工作的效率。当前的社会是一个信息爆炸的社会，想要加强档案的管理工作的效率以及效果就要提高计算机的配置，如若计算机配置没有跟上时代的发展，就会阻碍中学档案的现代化建设和信息化建设的进程和步伐。据有关研究表明，我国有一些中学并没有认识到档案信息化的有序高效开展推动中学发展的作用，缺乏对于中学档案信息化和现代化管理工作的资金投入，致使设备落后。现阶段大多数中学的档案管理工作仍旧采用纸质文件+电子档案文件存储的管理方式，但是随着我国中学的飞速发展，所涉及的档案数量激增，因此，给档案管理工作人员增加了工作难度以及工作负担和压力并且还提高了工作的失误率。

2 创新中学档案管理工作的具体策略

1）提高管理人员的管理意识。想要提高中学档案管理人员的意识，就要先提高中学单位领导人员对档案管理的重视程度。由于现阶段中学档案管理所涉及的范围面非常广泛，因此就需要领导将档案管理作为一个重要的工作。只有真正的意识到了档案管理工作的重要性，才能真正的落实好中学的档案管理工作。所以就要在领导层形成工作管理的责任制，给每个领导分配不同的工作管理板块，保障每一版块的档案工作管理使准确无误的，与此同时，上级领导要不定期的对档案管理工作进行抽查，并聆听有关人员的工作汇报，一旦发现他们在工作过程中有问题，就要及时的进行指导和帮助支持，这样一来才能够将中学的档案管理工作顺利进行。

2）提升石油档案管理工作人员的能力。中学的档案管理工作对整个中学的发展都起着至关重要的作用，因此，中学内部应当根据中学档案管理工作过程中的难点和重点针对性的对管理人员进行培训，在岗位上尽可能的选择具备专业技能和专业知识以及有实践操作经验的人才进行中学内部的档案管理。领导层要重视起提升相关管理人员的综合素质的问题，可以相应的开展一系列的培训活动，对员工的基本道德素质和专业管理知识进行提升，从而从真正意义上提升管理人员的综合能力。在提升档案管理人员理论基础的同时还要注重其系统的操作能力以及计算机操作能力等，这样全方位的进行培训可以充分的提高中学内部管理人员的业务能力，提升档案管理的效率。

3）搭建档案安全管理平台。传统的人力资源管理方式已经不再适应现阶段的发展，因此，中学应当主动的去适应社会的发展，提升工作中的创新意识，再利用各种各样的手段对员工进行激励。与此同时，还要利用各种各样的网络技术对人力资源档案管理平台进行搭建。在开展网络经济过程中涉及所有的经济的运行数据以及对客户数据信息进行整理的工作，因此，就要加强对数据信息安全性的保障要建立一个完善的网络管理结构体系，引进安全机制，加强其安全性。除此之外，还要从软件、硬件等多方面加强对网络安全的管理工作。在中学体制内可以建立一个高效的沟通和交流的渠道，从而方便各部门加强工作的交流与沟通，间接的提升档案管理工作的效率以及工作的质量。

4）健全档案管理制度。在档案归档前要对档案进行检测，如果档案存在问题和漏洞就要及时进行销毁保障中学档案的有效性。除此之外，还要对档案建立一个有效的管理制度，从归档开始着手确，保障档案管理的每一步都按照规定进行，并将责任分块划分到每一个管理人员的工作职责上，避免档案出现泄密和涂改的情况。

5）加强中学档案信息化管理建设。我国科学技术近些年得到了飞速的发展，我国现阶段的大部分中学都实现了管理的现代化和信息化发展，与此同时，信息化技术和发展方便了中学的管理以及人们的生活和工作，提升了人们的生活品质。对于中学来说，中学的快速发展增加了大量的档案资料，想要降低中学档案管理信息的错误率，中学就要对信息化建设进行加强，除此之外，中学还要根据实际的需求并结合中学业务的发展需要，建设一个健全的信息化网络系统，指导档案管理人员将所有的档案信息和资料进行系统的录入，从而实现统一化管理，与此同时，中学还要在中学条件允许的情况下增加资源和资金的投入，不断学习当前社会中先进科学的信息化管理技术，对落后的信息设备进行及时的更新，保障信息系统的高效运作。

3 结语

总而言之，一些中学在其自身的档案管理这方面还存在这管理意识不足、档案管理趋于形式化、管理投入不足、以及软件开发不到问等种种问题。因此中学的相关的管理人员应当从根本上改变自身的管理意识，针对性的对档案信息化管理工作进行落实。对档案管理软件积极地开发，从而促进中学管理系统地优化，并且建立一套高效及安全的档案管理体系，不断提升档案管理人员的综合素质，全面的提升中学的档案管理工作。