浅谈档案管理和公文处理衔接问题和处理对策

梁少婷

（广东电网有限责任公司中山坦洲供电分局，广东 中山 528467）

公文处理与档案管理是行政管理的核心模块之一，已经纳入了各个行政部门的战略体系中。在当前信息化时代背景下，我国行政部门的内外部环境已经出现了非常显著的变化，要求各个行政部门能够做好档案管理和公文处理的衔接问题，使得这两个模块可以在行政部门日常管理活动中发挥更好的价值。事实上，档案管理和公文处理本身就涉及了关键数据的战略分析，并给行政部门提供有用的决策数据信息。如果行政部门能够做好两者的衔接工作，就能够达到“1+1>2”的效果。基于这种情况，就有必要对两者衔接过程中存在的问题与优化措施进行全面深入的探索。

1 档案管理和公文处理衔接存在的问题

1.1 档案管理人员对于文档一体化的认识水平较低

结合当前我国行政单位来看，很多档案管理人员对于文档一体化的认知水平还比较低，造成档案管理和公文处理衔接很难具备较好的内部环境，在实践贯彻过程中很容易遭到阻碍。之所以出现这种情况，主要是因为档案管理人员在平时的时候并没有关注两者的衔接活动，同时也没有到认清两者衔接活动对于部门发展的重要意义。这种情况也导致档案管理与公文处理的衔接活动在单位内部很难取得较好的成效，同时也容易出现较多的障碍与困境，必须要在后续时间里充分引起重视。

1.2 衔接管理制度还存在显著欠缺

我国很多行政单位在实现两者衔接的时候，并没有建立针对性的制度体系。一方面，多数行政单位在公文管理方面，还比较重视数量，使得公文处理活动的整体质量表现不足，同时也容易造成公文处理的内部紊乱。另一方面，行政单位部门对于两者衔接活动的认知水平不高，导致最终制定的衔接管理制度跟实际衔接活动脱节，造成档案管理与公文处理各自为政的情况。

1.3 没有充分发挥信息系统的价值

当前我国行政单位虽然已经建立了内部信息体系，但是立足于档案管理与公文处理的角度来看，单位部门还没有充分发挥其价值。目前很多单位部门仅仅将信息系统作为统计公文与档案的工具，并没有全面引入信息技术进行深入处理。这种情况也导致两者衔接活动很难获得较高价值的战略数据，需要在后续时间里进行针对性的调整。

1.4 缺乏高素质文书人才

我国行政单位在两者衔接活动中，还缺乏必要的高素质人才。这种情况也导致两者衔接活动的开展，很难引入各类新型技术，同时衔接活动的开展效率也很难得到保证。事实上，在人才缺失的情况，档案管理与公文处理的衔接活动很难迈向更高的层次。

2 档案管理和公文处理衔接的改善对策

2.1 全面贯彻文档一体化的战略意识

对于我国各个单位部门来说，在后续时间里应该切实提高档案管理人员对于文档一体化的认知水平，使得文档一体化战略可以在单位内部得到较好的贯彻成效。在这个过程中，单位部门也应该积极开展一些关于档案管理与公文处理衔接的会议，同时还要在会议上通过引入实例，让档案管理人员直观明确两者衔接的战略意义。通过这些活动，档案管理人员就能够真正具备较强的文档一体化战略意识，同时也可以在后续工作过程中将这些理念融入到自身工作过程中，实现战略体系在档案管理与公文处理衔接活动中的全面贯彻。

2.2 构建全过程动态质量管理体系

要想充分保证档案管理与公文处理衔接活动的成效，单位部门也要逐步构建全过程动态质量管理体系。第一，单位部门应该充分提高内部人员的质量意识，适当降低公文数量，但要提高公文数据的质量。这也需要单位部门能够全面贯彻标准化与质量化的相关理念，全面推动精细化管理，最终也就能够显著提高两者衔接活动的质量成效。第二，单位部门还要逐步完善两者衔接的管理制度。这也需要单位部门在平时的时候，充分明确衔接活动的细节内容，实行一体化管理，避免出现两者各自为战的情况，使得两个模块的衔接变得更加紧密。与此同时，单位部门也可以考虑针对两者衔接制定专项的奖惩机制，通过这套制度对内部人员形成激励作用。第三，单位部门在构建两者衔接的动态质量管理体系的时候，还要结合《档案法》、《国家行政机关公文管理办法》等内容，严格进行制度调整，保证这些管理制度能够充分发挥作用，提高两者衔接的质量水平。

2.3 建立完善全面的信息化系统

在我国单位部门的档案管理与公文处理衔接过程中，还应该充分发挥信息技术的作用，构建完善全面的信息化系统。在这个过程中，单位部门应该通过信息系统，针对各个档案数据和公文信息的走向进行全面分析和实施监督，提高这些数据信息的流转速度，并实现数据信息的实施归档。与此同时，信息化系统还应该实现数据信息的高效处理，同时还要做好的网络信息安全管理工作，避免这些重要信息遭到泄露和篡改，造成不利影响。除此之外，信息化系统的建立还要积极融入大数据、云计算、人工智能等各类模块，使得单位部门能够充分发挥这些信息化模块的作用，使得档案管理与公文处理衔接活动步入新的格局。

2.4 拉起一支高素质文书人才队伍

对于我国单位部门来说，档案管理和公文处理衔接活动也是比较复杂的，需要高素质文书人才作为支撑。一方面，单位部门可以考虑适当提高文书人才的招收标准，从行业市场环境中吸取高素质人才。随着我国高校扩招战略的全面贯彻，我国高素质人才的数量与比例都得到了显著提高。在此基础上，单位部门提高文书人才招收标准以后，依然能够通过较低的成本比较容易获得更高素质的人才。另一方面，单位部门还要在平时的时候，针对文书人才进行必要的培训教育活动。在具体开展培训活动的时候，培训讲师要注意多进行实践技能教学，使得文书岗位人员可以熟练使用信息系统开展档案管理和公文处理的衔接活动。与此同时，培训教育活动还要针对文书人员日常工作过程中遇到的问题与困境进行集中分析，切实提高他们的综合素质水平。

3 结束语

综合来看，档案管理和公文处理的衔接活动存在较为显著的战略价值，需要各个单位部门充分引起重视，并在后续时间里做好这些方面的内容。对于单位部门来说，应该能够真正重视两者的衔接融合，同时还要结合本单位日常管理的实际情况，构建动态管理制度，给两者的衔接提供较好的内部空间。与此同时，单位部门还应该充分关注信息化系统的建设水平，并在系统内部设计两者衔接的框架，使得相关数据信息能够通过互联网渠道进行共享流转。这样以后，单位部门就可以充分发挥两者的战略价值，给单位部门的内部管理优化与调整提供战略支撑。