新时代下高职院校学生档案管理面临的问题及对策探究

2020-03-01龚晨

卷宗 2020年29期

龚晨

（湖南食品药品职业学院，湖南长沙 410208）

现社会大众对于国内教育事业的开展及发展情况有了越来越高的重视，在面对于社会大众对于教育事业相关因素所针对性提出的要求，现国内教育部门正不断努力进行国内教育标准、教育理念、教育开展方式等多方面的调整与改革。以高职院校为例，高职院校内所必须有效开展的档案管理工作对于高职院校内教学活动的开展有着一定的影响。为了保障高职院校所开展的学生档案管理工作在当前新时代下能够得到进一步的发展与革新，进而能够更好地服务于校内师生，在新时代到来的大背景下引入计算机技术与互联网技术至学生档案管理工作中去是非常必要的，但目前部分高职院校内所开展的新时代下学生档案管理工作还存在有一定的问题，本文将围绕于此展开分析。

1 高职院校学生档案的功能

高职院校中所开展的学生档案管理工作是高职院校内整个校级管理体系中较为重要的组成部分之一，因此从高职院校管理体系层面出发，高职院校学生档案管理工作的有效落实能够为高职院校整个管理体系的稳定开展奠定坚实基础。就学生档案出发，学生档案作为记录学生政治、思想、学习、生活等多方面信息的重要主体，被分类记录于学生档案之中的相关信息能够给教师、家长乃至用人单位实现对于学生的了解提供足够的参考信息，同时，学生档案的存在能够让学生从自身出发进行行为的规范。而高职院校内所开展的档案管理工作还包含有档案的记录工作，而档案记录工作的存在与实施能够基于档案管理工作的开展来让高职院校内的学生依旧保持有规范个人行为的思想与能力，除此之外，高职院校内所开展的学生档案管理工作之所以有如此重要性且被学生、教师乃至家长所重视，主要是因学生档案的存在不仅因为其是教师实现对于学生的进一步了解及家长实现对于学生就学习层面的进一步了解的主要途径，更是因为学生档案所被记录的信息会影响学生在校内的评优及步入社会进行工作时作为用人单位在择优聘用的参考信息。绝大多数学生在清楚了解到学生档案内所记录的信息将会对自己产生何种影响后将会更为奋发图强，希望通过在校内的努力学习或活动的参与来在学生档案中留下“浓墨重彩”的记录，进而为自己的就业奠定基础。

2 高职院校学生档案管理工作的现状

我国近年来综合国力的不断增强代表着国内多个领域的发展有了显著的发展成效，其中工业领域的发展作为推动国家发展的重要推动力之一，因国内工业领域的发展，现国内各行各业对于专业性技术人才的需求量日益提升。而高职院校作为培养专业性技术人才的主体，现社会大众对于高职院校所开展教学有了越来越高的重视。面对社会对于专业性技术人才的需求量增多这一情况，现阶段我国国内高职院校的办学规模、招生数量、专业的开设均有了明显的增加，而被成功培养的专业性技术人才大军也正不断地在不同的行业中实现能力的发挥，进而让行业的发展出现大跨步式的进步，由此而出现的“良心循环”在推动国家发展的同时也让高职院校的整体水平实现了长足的进步。但正如上一大点所提到的，学生档案管理工作作为高职院校整个校级管理体系中较为重要的组成部分之一，做好学生档案管理工作的开展是非常重要的。

在新时代下，传统的学生档案管理工作的开展已经无法为高职院校的管理工作或教师提供较为有价值的服务，且整体管理质量亦随着高职院校办学规模、招生数量等多个因素的发展而出现不足。除此之外，着眼于现阶段部分高职院校领导工作人员对于学生档案管理工作的认知可以发现，多数领导工作人员虽意识到学生档案管理工作的开展成效会对整个高职院校的管理体系的正常运作产生影响，但从经济效益出发，学生档案管理工作的开展并不能够产生实际的经济效益，这就导致多数领导意识到了学生档案管理工作的重要性却依旧不愿意让在新时代下所出现的全新学生档案管理方式与技术实现校内的引入应用。

3 现今高职院校学生档案管理工作中存在的问题

3.1 学生档案管理工作模式不适应新时代的发展要求

新时代的到来所带来的信息技术开始改变了人们的生活，而着眼于现今高职院校学生档案管理模式可以发现，新时代的到来所带来的信息技术开始让现今高职院校所沿用的传统的学生档案管理模式中所存在不足与漏洞开始逐渐显露出来，且传统的档案管理模式已然不能够为高职院校提供足够的学生档案管理服务来，这是因为在新时代下信息技术的到来让各类终端设备与相关应用软件开始步入到人们的生活当中，例如微信、QQ等。而传统的高职院校档案管理模式并无法基于此类新兴软件进行适当的贴合发展，若进行具体分析可知部分高职院校对于学生档案管理工作的重视程度还不够高，同时也让在档案管理工作中必备的相关规章制度没有得到较为完善的制定，进而导致传统的学生档案管理工作在面对于高职院校办学规模的扩大、招生数量增多的情况时难以与校内其他部门实现高效率的档案收集，最终高职院校的学生档案管理工作从缺乏重视到未根据新时代的到来而革新传统的学生档案管理方式，进而导致高职院校的学生档案管理工作的开展存在问题。

3.2 学生档案管理工作信息化程度不适合新时代的发展需要

信息技术所带有的强大功能从人们生活的方方面面出发改变了人们的生活，就以高职院校学生档案管理工作的开展所需要涉及的办公软件来看，信息技术的到来让越来越多工作的开展方式转变为结合计算机技术、互联网技术等进行电子文件形式的办公。而不论是电子文件还是进行OA办公系统操作都能让现阶段多数工作的开展变得更为智能且更为高效，而这些信息技术在学生档案管理工作当中的应用亦为其带来了新的开展方式与新的考验。而就新的开展方式与新的考验进行分析，新的开展方式即指代全新的学生档案管理工作的开展方式不同于传统那般需要进行纸质记录，电子文档的记录展现了文档的快速传输与占用空间小等多个优势，让需要面对更多学生的学生档案管理工作的开展变得更为高效；新的考验即指代现阶段多数高职院校还未就电子文档来进行学生档案管理工作的开展进行相关工作及工作开展方式的同步调整，这就使得多数时候电子文档还需要打印为纸质文档进行处理和保存，面对于此，如何转变这一更为繁琐的工作方式则是现今高职院校所需要进行攻破的考验且此类情况亦是现今高职院校学生档案管理工作中存在问题。

3.3 档案管理硬件、软件建设不适宜新时代的发展速度

信息技术的飞速发展除了能够从其带给人们更为便利的功能可感知到外，还可从基于信息技术而被发明制造出的硬件、软件的“更新换代”所感知到。从高职院校学生档案管理工作基于信息技术而开展的实际情况来看，现阶段多数高职院校在结合信息技术进行学生档案管理工作的开展后没有及时地根据信息技术的发展去科学地将相关硬件或软件进行更新，这就导致了原有的软件系统不能够满足于硬件的配套使用功能或其他情况的出现，而这极大的影响了高职院校学生档案管理工作基于信息技术的有效开展，令相关工作的开展存在滞后的问题。

4 新时代下高职院校档案管理工作的开展对策

4.1 运用科学的理念管理，加大信息化投入

现阶段多数高职院校内学生档案管理工作因高职院校领导工作人员甚至是师生对于此的理念还较为落后，导致了学生档案管理工作的开展处于较为缓慢的状态之中。为了让这一情况的存在得到进一步的消除，引导师生、校内管理工作人员进行理念的转变是非常重要的。通过让科学理念被师生或校内管理人员所熟知与理解，进而让学生档案管理工作的开展能够基于科学理念而得到开展。

当相关科学理念被应用于学生档案管理工作中后，学校可以科学地结合信息技术来实现档案管理工作开展方式的转变，而为了实现高职院校学生档案管理工作的开展能够结合信息技术来实现，高职院校定要加大信息化投入，让学生档案管理工作的开展能够有足够的设备来实现开展。

4.2 保障档案管理人员队伍有序发展，健全继续培训

新时代下所开展的学生档案管理工作因结合于信息技术而实现开展，这就使得相关工作人员需要具备有一定的基础操作能力才可得到实现。而学生档案管理工作的开展本就需要具备有专业知识的人才来进行开展才能够得以成功的开展，但着眼于现阶段多数高职院校内档案管理工作人员的实际情况来看可以发现多数档案管理工作人员并未具备有足够的专业素养。基于此，为了保障档案管理人员队伍整体能够具备有足够的软硬件操作能力与档案管理专业知识，高职院校应要加强档案管理人员的在职培训等活动，最终让学生档案管理工作的开展能够从实际工作人员出发保障该工作的稳定且符合于新时代所提出的要求进行开展。

4.3 适当宽裕的投入

针对目前国内部分高职院校还依旧沿用的纸质档案管理工作角度出发，面对于高职院校办学规模的扩大，现所需实现管理的学生档案数量相较于曾经而言有着几何倍数的增多，而为了让纸质学生档案管理工作的开展质量得到保障，加大对校内档案室的建设投入并在基于国标施工要求的基础上让原有档案室的规模得到进一步扩大是非常重要的。其次，档案室作为保存数量庞大的学生档案并开展相关管理工作的主要场所，在档案室内实现硬件层面的进一步投入来让计算机、复印机、打印机及重要防火设备等相关硬件得到引入与增多，从而来为档案管理工作的开展奠定硬件基础。而针对依旧实施纸质档案管理工作的高职院校，在档案室内引入档案管理系统、服务器等信息化设备能够有效地促进档案管理工作的改革，让档案管理能够迈向新时代。

档案管理工作人员作为实现档案管理工作的主体，高职院校加大档案管理人才的投入是较为重要的。在人才的投入得到切实落实后，为了防止人才出现流失的情况，高职院校定要针对进行档案管理工作的工作人员进行详细且具体的薪酬体系的创设，进而从待遇层面的保障来留住人才。