新时期事业单位财务档案信息安全保密管理的创新探讨

2020-02-28■鲁奕

经济管理文摘 2020年18期

关键词：保密信息安全事业单位

■鲁奕

（武汉船用电力推进装置研究所）

引言

互联网的崛起促进了行业的转型发展，信息化、自动化办公已经成为了行业转型的核心，因此，基于新时期发展需求，事业单位应提升对财务档案信息安全保密管理的重视度，转变传统管理思路，促进管理模式上的创新发展，全面推动事业管理财务档案管理的优化升级。

1 财务档案信息安全保密管理常见问题分析

1.1 档案管理制度规范性不高

总体分析我国事业单位内部财务档案管理现状，可发现一种常见情况的出现。具有良好档案管理经验的工作人员，普遍在信息化技术水平上存在严重不足，而信息化技术水平较高的工作人员，往往对档案管理工作并不精通。这说明在事业单位内部，兼具档案管理经验与信息化技术的专业人员较为缺乏，特别是在一些基层事业单位中，这种现象更加明显，造成档案在查阅、安全保密管理等方面的缺失。另外，档案管理制度健全程度不高，将进一步使安全保密制度在内容上存在不完整性，在档案信息化管理标准不统一的情况下，即使基于档案管理经验可得到一定的标准，但是无法实现在内部的普及化，导致员工在档案安全保密管理中，呈现出专业性不强的特点。因此，基于当前形势，迫切需要事业单位在内部完善财务档案管理制度，确保信息化管理标准的统一性，切实推进财务管理信息化发展。

1.2 档案管理认知缺失

档案管理是事业单位内部日常工作中的基础部分，其作用在于可为事业单位内部决策、管理提供有效的资源保障和数据参考，具有极强的服务性。信息化时代推动社会的深入发展，对档案管理的要求也更加严格。目前，档案管理人员服务意识上的缺失十分严重，没有明确档案的保密观念。同时，在对自身工作内容、性质认知不全的情况下，整体工作方向存在严重偏离，具体工作思路与整体管理要求出现偏差，造成档案管理安全性难以得到保障[1]。

1.3 档案管理信息化水平不足

事业单位应以档案管理水平提升作为工作出发点，优先档案管理模式的创新，通过深入研究计算机等相关信息技术，并将其引入到管理流程中，可实现管理人员工作负担的减轻，管理资源实现数字化转换，这也将进一步完善现代化档案管理理念。目前，我国在档案管理中，信息化水平不足问题十分常见，传统管理方法在日常管理中被长期沿用，内部对先进技术使用的态度不积极，造成档案管理信息化水平较为落后。特别是针对基层事业单位，其内部档案管理完善度缺失，相关档案管理应用与实际内部组织结构匹配度不高，无法发挥信息化技术具有的优越性，使档案信息化管理难以得到有效落实。

2 财务档案信息安全保密管理的创新研究

2.1 强化档案管理制度建设

要将档案审查纳入到总体档案安全保密管理方案中，实现管理思路上的更新。事业单位要把财务档案安全保密管理水平的提升作为工作重点，着力于制度建设，体现内部管理的规范性特征。目前，我国行政单位管理思路单一，创新思维的缺乏造成管理全环节的发展滞后。因此，相关事业单位应深入研究财务档案安全保密管理理论基础，为实现全面构建档案管理制度提供思想保障，建立在现有的制度基础上，结合当前内部发展现状，逐条审查制度条款，并针对其中存在的缺陷、漏洞予以完善，确保制度建设与总体发展规划相契合。以档案管理制度建设助力信息安全保密管理制度档案、监督制度的落实。明确工作人员在档案安全保密方面的管理方法以及标准。借助具体的惩罚制度，切实提升档案的保密性。除此之外，相关部门应做好档案管理的后期监督工作，通过设置专门部门，严格审查档案管理过程，避免出现定期大规模补齐档案的情况。一旦发现档案管理人员工作态度消极，工作与制度规范标准不相符合的现象，监督人员应在第一时间指出问题所在，并按照规定予以惩处，确保制度在建设完成后得到有效落实。同时，应建立多次审核的基础上，完成制度的出台，使制度与实际工作得以一一对应，以免制度悬空，使其无法为监督人员以及档案管理人员的工作提供指导。强化档案管理全环节的监督，注意对人力、财力等资源的合理规划，杜绝资源浪费问题。

2.2 明确档案管理重要性认知

出于对内部档案管理员工素质参差不齐情况的考虑，事业单位应着力于人才培养机制的构建，将档案管理整体水平作为工作方向，强化培训工作落实。其培训工作具体包括档案信息安全保密、档案管理信息化技能两个方面，将其细化为理论与实践两个部分。通过对档案管理理论知识的学习，借助实践设计，使工作人员能够正确将理论知识融入到实际工作中，促进工作人员业务技能的提升。以档案管理队伍建设出发，建立在专业技能培养的基础上，要求工作人员应具有良好的政治素养。在不断接受培训的过程中，明确档案管理重要性，加强自身对职业性质的认知，了解档案管理涉及到的相关规定，提升自身信息安全保密意识，使档案管理技能应用更加灵活，满足现代化档案管理需求。人才是档案信息化建设的核心动力，因此，事业单位要将人才综合素质培养作为一项终身性的事业，从员工入职开始，就要落实其在培训中的参与度，确保其与相关信息化知识的连接性，使工作人员能够将安全责任意识、创新意识在档案管理全过程中贯穿始终。利用量化考核形式，优化岗位考核标准，可实现档案管理工作得到进一步调整更新。事业单位应根据业务部门的不同，完善档案管理人员工作职责，由专人完成监督，并配备相应的纠错机制，使档案管理更具有完整性，相关数据信息准确性更高，可参考性更强。加大培训力度，可使事业单位内部工作人员丰富档案管理知识积累，促进其工作实践能力的提升，推动档案管理工作信息化、科学化进程加快[2]。

2.3 加快档案管理信息化技术普及

事业单位应在内部树立忧患意识，紧紧把控行业改革脉络，集中分析市场竞争规律，基于当前档案管理发展环境，着力于档案安全保密的规律研究，以制度建设作为依托，技术提升作为保障，全面推动档案信息的安全保密管理。根据自身档案管理实际条件，应强化其与国家档案管理软件的匹配度，促进档案安全保密管理逐渐向信息化转变。通过档案备份，合理设置挡火墙，定期杀毒等操作，为档案信息安全管理创造有利的外部环境，杜绝各种档案安全问题的发生。

3 财务档案信息安全保密管理具体应用

3.1 案例分析

某基层事业单位主要负责区域内水利行政建设管理，其工作性质往往涉及到大量财务档案的管理。因此，该基层事业单位切实强化了内部财务档案管理的信息化进程，目前，相关信息化技术已经完成了与内部工作的融合，效果显著。但是其内部档案安全保密管理缺失的情况长期存在，使档案安全性和完整性受到了严重影响。因此，该事业单位进一步完善了内部档案安全管理框架建设，统一管理标准，实现了档案安全保密管理的持续性、有效性。下文中将针对该事业单位在内部财务档案管理建设中的成功经验进行研究，为其他事业单位档案安全保密管理改革提供借鉴。

3.2 档案信息安全管理具体应用

3.2.1 档案管理信息设施投入

该事业单位以档案管理时效性出发，秉承着安全性、保密性原则，明确了档案管理的基本要求。建立在信息化技术深入发展的基础上，着力于强化管理设备投入，确保相关档案信息资料得到快速处理，提升档案的服务性能。在灵活运用先进科技的前提下，强化对档案管理的安全措施控制，为人们及时查阅档案资料提供便利通道，确保信息的真实性。

3.2.2 提高档案管理重视度

借助监督管理机制的完善，促进内部良好档案管理氛围的形成。该事业单位将重点放在员工对档案信息安全保密管理的思想重视度方面，借助理论知识学习，并在实践中明确，档案信息安全性所具有的深刻意义。将档案管理融入到目标管理责任制之中，以安全管理为核心，细化全环节工作流程。事业单位调整了档案管理在绩效考核中的占比，进一步完善了相关激励制度。将档案安全保密管理事业纳入到事业单位内部整体发展目标之中，确保其与岗位考核的衔接，有效实现了对内部员工档案安全保密管理行为的规范。

3.2.3 强化档案信息化管理机制构建

基于事业单位档案信息化管理进程的加快，事业单位内部普遍实现了电子档案管理。作为重要的信息资源，电子档案为事业单位财务工作的开展提供了极大的便利，其不仅与内部数据运行密切相关，还关系到内部大量财务业务处理工作的开展。因此，该事业单位除加强传统档案安全管理管控外，还高度重视对电子档案安全保密管理措施的研究，在最大程度上降低相关档案安全事故发生的概率，确保事业单位内部得到更为良好的档案信息安全性管控[3]。