大数据下提高财务档案价值的思考

2020-02-28徐立英

经济视野 2020年12期

文| 徐立英

在科学技术不断升级和更新下，信息技术应用到各个领域中，得到良好的应用效益，在信息输入和输出中，形成信息数据系统，这标志当前社会已步入大数据时代。在大数据时代下，数据规模和数据数量远远高于传统信息数据，若依旧使用传统数据处理模式，数据处理达不到理想效果，特别是针对复杂而繁杂的财务档案而言，管理难度较大，需要应用大数据进行财务档案管理系统的升级，提高财务档案管理质量。对此，要深刻意识到大数据对财务档案价值提升的作用和意义，在财务档案管理中，应用大数据技术，构建完善的财务档案管理系统，实现财务档案管理水平的提升，进而达到财务档案信息最佳的应用效益。在这样的环境背景下，探究大数据下提高财务档案价值具有非常重要的现实意义。

大数据对提高财务档案价值的作用

1.有利于档案的分类处理。大数据下，财务档案管理主要以分类处理为应用模式，明确档案类别，并根据类别进行统一整理，这点和传统档案分类区别很大，传统财务档案管理主要依靠人力手工分类，根据原始单据编号处理，耗时长且效率低。而在大数据支持下，运用FSSC（财务共享中心）平台实现财务档案电子化分类，通过管理软件统一对财务档案进行录入、分类、整合，根据不同类别存放，并对文件信息自动编码，有利于账目复核和记结账工作的开展。

2.有利于实现财务数据的云端存储。在大数据下，财务档案管理通过信息共享，实时线上传输数据，减少纸质档案，防止档案的破损。云端储存空间巨大，用以储存电子档案，将大数据和物联网技术进行融合，实现会计报表编制和档案信息分析处理的自动化，根据企业目标计划，并专题档案进行分析和处理，形成数据报表，为企业决策提供依据。

3.有利于财务管理水平与效率提高。传统财务档案信息均是静态信息，各个档案信息之间并无联系，但在大数据下，利用电子财务档案数据，促进财务档案信息间形成关联，根据财务工作情况实现财务信息的实时更新，减少人为操作可能出现的信息失真的情况，有效提高财务管理水平和管理效率。例如，分公司财务人员扫描档案，通过影像识别技术自动读取档案信息，并传输到云端处理信息，根据财务档案类型自动报表分类，储存在资源库中便于后期使用，进而提高财务档案管理工作的高效性。（4）有利于向外界提供商业化服务。在大数据下，企业可以建立共享服务中心，可以向其他公司提供有偿服务，增加企业收入。例如，壳牌石油（Shell）建立的“壳牌石油国际服务公司”（ShellServicesInternational）每年约8～9%的收入来自向外界提供服务。

大数据下提高财务档案价值的途径

1.建设财务档案管理系统。大数据下，财务共享模式成为主流发展形势，传统纸质档案逐渐转化为电子档案，借助云端技术实现远程访问和线上管理，大大提高财务档案管理效率，打破时间和空间的限制，随时访问财务档案，节省人力和物力。

（1）档案采集。基于大数据下，运用云端技术建设财务共享云平台，进一步优化EPR系统、费用管控系统、安全管理系统、资金管理系统和会计核算系统，采集和整理电子会计文件，并自动标注文件属性，传输到FSSC平台，利用FSSC影响识别系统，处理子公司上传的原始凭证，为企业财务审批和财务管理提供管理平台。（2）档案处理。财务档案管理工作通过FSSC数字化平台进行档案信息的接受、传输、储存、处理，提高财务档案管理效率。档案处理功能的实现主要是负责档案处理工作，在处理过程中会自动完善档案资料，保证财务档案资料的完整和有序，提高财务档案价值。（3）档案应用。通过大数据挖掘技术，实现财务档案数据的挖掘和前期分析，常用的数据挖掘技术为 R、Hadoop Mahout 等，对财务档案信息进行后续高级分析，为企业决策提供真实有效的信息依据，进而提高财务档案处理的应用价值。在检索层面上，利用FSSC平台实现数据挖掘和分析，对大规模数据集进行编程处理，快速查询云端信息，检索精度高。

2.加强档案的处理与管理。在大数据支持下，要合理应用财务档案管理系统，加强财务档案的分类和处理。在档案分类中，扫描分支数据上传到云平台中，由服务器自动对财务档案进行分类，根据类别编号，根据会计凭证中的要素特征，构建财务档案信息的关联点，通过系统和云平台的接口，实现档案归档。同时，要合理调档案格式和信息频率，设置信息接入标准，实现资金系统、资源计划系统以及报账系统和云系统的对接，及时更新数据，提高数据分析效率，提高财务档案价值。

3.做好风险防范工作。财务档案信息作为企业重要的信息资源，完整性和安全性与企业利益息息相关。对此，为了提高财务档案价值，发挥出大数据的作用，要将重点落在财务档案信息的风险防范上，有条件的企业应设置专门的信息管理维护部门和信息管理人员。协助财务人员做好财务档案管理系统的维护管理工作，及时筛查信息，排除错误信息和携带风险的信息等，进而提高财务档案管理系统的安全性，控制各类安全隐患的发生。