社保档案信息化管理的优化路径

◎刘泉

一、社保档案管理现状与存在的问题

目前，我国的社保档案管理总体数量较大，涉及到的档案种类也较多。因为关系到全国就业人口的基本资料及劳动权益，社保档案的管理工作必将成为档案管理范畴内的重要一项。各企事业单位普遍实行的五险一金制和为劳动者提供的补充医疗保险，意外伤害险等都构成了我国社保档案的重要组成部分，同时这是我国社保档案所独具的特色。信息化的档案管理之所以被强烈需求是因为目前的社保档案信息与管理已经呈现出了强烈的分散性。不同类型的档案由不同的机构保存和管理。在整体上缺乏统一的管理和调动机制，这就会导致在实际需要使用到档案时无法及时获取，往往劳动者需要辗转多个部门才能获得档案的使用权。分散式的档案管理方式在档案的调用与注销时也会出现极大的不便性。从社保主体的角度出发，我国民众对于社保档案的认知始终存在着一定的偏差，按照受教育程度和薪资等级区分的不同层级的劳动者，对于自身社保情况的关注度也各不相同。部分薪资低，受教育程度不高的人对于社保档案的需求和使用基本为零。这些情况也不利于社保档案的管理方式发展，大多数是受到社会压力而做出了适应性的改变。

二、社保档案信息化管理建设SWOT

信息化时代对于纸质档案的需求性已大不如前，纸质档案本身存在着不便于管理、查询和利用的缺点。另外，随着保存年限的增加，纸质档案也容易遭到意外损毁或遗失。这时，信息化档案管理的优势就凸显了出来。我国社保档案的信息化管理仍处于起步阶段，直面劳动者的需求并采取适合我国档案管理模式的思路进行管理方式的设定是现阶段最为行之有效的发展方向。

首先，社保档案的信息化管理相较于传统的管理方式能够大幅度的简化档案管理的流程并降低使用时的繁琐程度。当需要调用某些档案时，管理人员只需在管理系统中进行检索，即可查阅电子板的档案资料。而传统纸质档案必须先确定档案所处的位置，再逐一对档案进行翻阅和查找，既耗时又费力。所以更加便捷化的信息化管理方式无疑是社保档案管理的重点发展方向。信息化的社保档案管理不仅拥有广大的群众基础，更便于社保档案管理核心内容的实施。其对档案储存和保管的环境也没有过多要求。良好的适用性使其能够适应大多数的社保档案管理场合。然而，虽然作为极具发展空间的高效管理方式，信息化的社保档案管理仍然存在着一定安全隐患。众所周知，社保档案最为关键的便是与其关联的劳动者的个人权益和信息的保密性。由于信息化管理时各部门之间受到权限限制不能随意共享档案和资料，便容易形成信息孤岛。这时候按照档案使用的需求进行调用和检索就会出现技术衔接时的问题。这些问题的出现都是目前的档案信息管理体系功能不健全所造成的。为此，社保档案信息化管理的实现及正常运转必须得到高素质的信息化管理人员的技术支持。即便传统纸质档案管理较为繁琐，但其对于管理人员却没有技术层面的要求。信息化管理要求管理人员不仅要具备计算机的熟练使用能力，还要对管理软件及社保档案本身有所了解。

三、社保档案信息化管理的优化路径

现阶段，我国对于社保档案信息化管理的需求强烈。数字化档案管理的技术储备对推行信息化的管理模式具有一定的挑战性。在明确发展方向前，必须结合我国国情及社保档案的主要功能制定具有适应性的管理思路。当前阶段我国社保档案信息化并未完全普及，应着重树立典型的社保档案信息化管理理念，培养社会公众对于社保档案的认识。通过有效措施扩大信息化管理的覆盖范围。例如，对于偏远地区的档案管理者，可定期组织培训并进行技术支持，还可以有针对性地增加技术资金的投入，帮助其构建起基本的档案管理体系。在后续的使用和实践过程中进一步加以完善。我国在社保档案信息化建设层面仍存在较大的发展空间。已出台的档案管理规定是现行的社保档案管理的主要依据。然而在实际操作中陆续出现的各类法律盲点则表明法制化的社保档案管理制度建设要加速前进。另外，由于社保档案本身具有一定的特殊性，其信息化数据的安全性需要在管理过程中被密切关注。为了保证数据凭证的完整性和私密性，必须对于档案自创建起进行跟踪并设置责任人制度。劳动者的档案经谁创建，由谁改动等都要明确记录。此外，对于档案的读取和使用权限要进行明确的划分。通过数字签名等方式记录档案流转过程中的传输路径，以便发生意外情况时能够及时准确的进行异常溯源。

四、结语

社保档案事关社会民生，作为体现劳动关系转移的重要凭证和享受社保待遇的重要依据，社保档案不仅具有较强的社会属性，同时对于劳动者来说也是其根本权益的象征。在现阶段的社保档案管理工作中，应积极顺应时代发展的需要，充分迎合互联网行业变革的趋势，积极引入大数据和信息化的高效管理手段，将传统的社保档案纸质化管理方式进一步升级。通过信息化办公等方式，以信息集成的新渠道进行社保档案的统一管理。这样不仅能提升管理效率，还能杜绝因人为疏漏而造成的信息记录错误或档案遗失。信息化建设对于社保工作的方式转型升级及效率提升都有着积极作用，有效促进社保档案管理质量的提高。