数据时代电子档案建设的问题探究

黄淑兰

（东莞市第九人民医院，广东 东莞 523000）

传统的档案管理经历了多年发展，不免产生固化思维，但是随着当前信息化网络的出现，现在社会对于数字化档案信息需求量更大，虽然档案管理过程中纸质文献工作仍然有较大需求，但是应注重信息化模式的转化，以及档案管理工作方向的调整，调整固有思维模式，注重发挥网络服务的优势，强调传统档案管理模式与网络情报模式的共同发展，以适应当前社会形势的发展，实现电子档案建设目标[1]。

1 当前档案管理工作的开展趋势

档案管理要注重网络的深刻变革，并在实践中探索理论改革。首先，网络智能化的出现要求档案管理以互联网的拟人化思维进行思考，不仅能够帮助管理者从多角度进行分析，同时也能将复杂化的问题进行简化，也就是用人类的思考模式进行电脑运算，使得工作效率更加高效。其次，档案管理的信息技术应用，改变了传统意义上的档案信息交流方式，将档案管理思维模式进行信息化转换，使得传统意义上的档案和媒体进行了优化整合，并以超级链接的方式进行分享与交流。最后，档案管理的信息化技术部门建立，将人们所需的档案信息以图片、文字、视频等多种形式进行数据存储，通过数据接收终端进行信息传递，打破了原有的档案管理部门形态，对于提升档案管理和档案应用效能具有重要意义[2]。

2 数据信息技术对档案管理的推动作用

在档案管理部门中，信息技术是其重要的发展基础，相关的档案信息资源要按照标准执行，互联网的出现使得档案资料检索有了更加便捷的途径，尤其在信息保存、信息查询方面都得到了长足性进展，依托于当前网络的速度及容量，所有的档案都可以按照相关的标准进行归纳整理，与原有的档案管理有着较大区别。长久以来，档案信息资源管理利用都受到时空的限制，而网络数据技术的出现改变了传统的档案管理方式，实现了档案资源的电子体系建设，档案信息资料可以随时进行传递或分享。网络的出现深刻的改变了档案行业的自我发展路径，同时对于档案管理人员也有了更高的要求，不仅要具备传统档案管理的基本能力，同时也要不断地学习电子设备以及网络信息化的专业技能。从另一方面也促使档案管理部门以及数据运行中心要不断地吸引专业化人才、培养专业化人才，为自身的发展做好人才储备，既要对档案信息数据库进行维护和更新，同时还要深入挖掘虚拟档案管理部门的更多功能，为全面工作提供更加优质化的档案服务，真正实现档案管理效能的全面提升[3]。

3 数据时代电子档案建设的新形势

3.1 构建虚拟数字化档案体系

传统的档案管理部门更像是档案资源与具体材料之间的桥梁，其载体仍是纸质信息资料，网络的快速发展使得虚拟档案管理部门和网络资源成为当前的信息传播重要载体，不仅具备传统的收集存储服务共享功能，同时也利用网络为用户群体提供更加多元化的服务。虚拟档案管理部门的出现使得服务方式出现了重大改变，档案管理者可以通过互联网对整体档案管理部门进行信息调取，也可以通过个性化定制接受服务，档案资源不再受到实体的空间限制，可以及时、快速地传递到用户的移动终端上，实现的信息及时共享的目的。

3.2 档案利用与传播方式不同

网络是催生电子档案工作发展的重要因素，传统的档案管理需要掌握一定的方式方法，而当今的档案信息管理，不再需要关注传统的方式，信息化档案数据库可以将不同地区的档案信息组织在同一个网络框架当中，而且不会占用太多空间，单位在调取资料的过程中，可以实现档案资料的跨区域调取，满足档案发展趋势。因此对于档案资料的开发和利用也有了重大转变。传统档案管理部门是一个实体档案管理部门，因此档案管理部门内的资源是限制信息传播的重要因素，单位可能对不同资源有共同的需求，因此很容易造成档案资料的短缺或资源浪费。现代网络的发展带动了档案管理部门信息传播途径的改变，实现了单一资源项目向多数单位共同传播的目的，杜绝了传统档案信息管理与使用中存在的矛盾问题，而且还可以根据档案管理需求以及使用习惯，提供个性化的信息搜索及档案管理方式服务，适应当前经济社会发展趋势。

4 数据时代电子档案建设的要点分析

4.1 通过网络技术实现档案信息采集

在网络发展过程中，数据信息技术的重要基础，其中的档案信息采集可以为其节目规划以及未来发展方向做出更好的指引。传统的档案管理只能采用传统的信息采集与反馈模式，在网络快速发展的今天，应该充分注重网络技术的信息采集方式，相关部门应不断拓宽信息采集渠道，并加强与档案管理部门的交流互通平台，通过多种方式挖掘有效的档案信息，并为自身的工作设计及发展制定规划。同时档案管理部门还要与信息部门建立起良好的关系，通过智能AI技术以专业技术人员更好地实现信息交流沟通，在沟通平台上要建立文字、视频、图片以及动态图像等多方位的档案管理、采集和信息获取手段，以此提高信息数据的利用率，也能更好地激发相关群体的信息反馈热情，为档案管理提供更多的有效建议。在具体工作实践中，要不断提升档案管理能力，档案管理部门要注重原有职工的综合能力提升，可以采用定期培训的方式促进业务能力成长，学习有关信息化的技术，尤其在设备维修应用检查等方面，要结合工作实际进行自我能力提升，进而适应当前档案管理发展趋势，满足档案管理工作需求[4]。

4.2 强化档案信息数据的分析

当前的档案管理呈现出多元化的发展势态，因此档案管理也要更加全面地了解档案管理的实际需求，通过分析档案数据制定可行性的方案，以此实现个性化的档案管理服务，为总体工作效能的提升做好基础保障。网络中的数据分析可以为档案信息管理提供更好的数据分析模式，尤其要注重大数据以及云计算的运用，可以根据档案历史数据进行分析，网络数据的分析可以将档案管理精准度以及信息处理提高精准度，还能够合理地提升综合管理效能。在软件方面应该注重相应档案管理的应用程序开发，根据实际需求结合智能化技术将查询方式、调档方式以及存储方式以更加多元化的形式开展，促进我国数字化档案建设快速发展，提升档案管理效能。另外网络技术的数据分析还能不断拓展传统档案管理的范围，将多个工作环节进行整合融入。通过探索构建科学的档案信息数据分析体系，能够提升档案资源的利用效能，适应当前档案管理发展趋势。在数据体系建设中，首先要夯实大数据基础，选择性能优良的硬件设施，为进一步的档案存储与分析处理夯实基础。其次，在大数据档案分析中，要不断优化算法，有针对性地进行电子化档案建设，适应当前电子档案管理与发展趋势，提高档案管理的综合效能，满足当前档案发展趋势。

4.3 强化档案网络病毒防护体系

在网络数据时代开展档案管理，必须防范病毒的入侵，因此采用病毒防护与技术管理措施，可以为档案管理网络添加一道无形的屏障，对病毒进行统一查杀，对于木马进行单独隔离，这样可以让档案管理网络在更加安全稳定的环境下进行，防止数据泄露。也可以定期聘请专业的网络安全管理团队，对组织内部的局域网络电脑进行统一排查，将潜在的问题进行处理，当前很多防护软件也具有较为安全的防护手段，专业化的网络安全软件，不仅可以检测出电脑中存在的潜在病毒，也可以对人员的电子拷贝和外接硬件进行查杀，但同时安装这些杀毒软件，需要电脑本身具有一定的硬件配置，否则会降低电脑的运行速度。当前很多企业、组织或学校当中档案网络主要以传输各种文档数据，但是随着当前软件的不断升级，共享的数据包括且不限于文档图片，PPT视频等多种形式，由于数据越来越大，所以在档案网络进行共享时很容易遗漏查杀的步骤，因此建议档案管理挽留过内部使用数据加密技术，组织内部共用密码或采用动态密码，只有单位内部人员才能进行解密，这样可以让数据即便被盗取也无法正常读取。另外当前我国的技术公司大多都开发了专业化的系统传输软件，在进行资源共享和传输文件时，可以使用这些专业化的软件，能够有效提升数据的安全性。通过强化多元措施，构建科学的档案管理与利用体系，进而提升综合管理效能，适应当前档案管理发展趋势。

5 结语

综上所述，网络信息技术的出现改变了当前的社会发展形势，通过现代数据信息技术，可以对档案管理部门的资料进行查询与搜索，而网络化档案管理部门也让档案管理方式有了重大转机，实现了资源共享，所以说网络数据技术对于档案管理的影响是多方面的，具有积极性和深远性，但是在信息化建设过程中，应该不断探索和补充理论与方法，优化电子档案建设体系，促进档案管理新局面转变，为档案事业提供更多的优质化发展路径，适应当前大数据发展趋势。