浅析信息化档案管理归档整理分类技巧

2020-02-28刘季驰

卷宗 2020年36期

刘季驰

（中国共产党科尔沁右翼前旗委员会巡察工作领导小组办公室，内蒙古兴安盟科右前旗 137713）

档案是记录原始信息的有效凭证，对社会发展和人类进步都发挥着重要的指导作用，且档案的存储在未来社会发展过程中也发挥着借鉴功效，随着当前信息化程度的较大提升，其在档案管理中更是不可或缺。

1 档案管理归档整理分类现状

1）档案整理理念相对落后。许多单位当前仍然以传统的模式进行档案的整理，缺乏现代化管理指导思想和分类归档思想，特别是现代化的归档思想对其发挥着重要的指导作用，只有对分类理念加强应用，档案的功能才能进一步得到发挥。当前部分档案整理工作人员缺乏现代化的管理理念与方法，导致档案整理模式没有规范的归档指导，传统的档案归档整理对于准确性比较重视，而在规范性方面则相对较差，所以存在的弊端也较多，需要通过观念的转变，根据时代发展树立新的管理思想。

2）档案整理不够专业。相关调查指出，当前许多机关单位档案整理人员并非相关专业出身，许多都是从机关内部其他部门抽调的，以至于对机关档案整理工作的专业性造成较大影响，档案强大功能的发挥离不开专业的档案整理，所以研究认为机关当前的档案整理工作专业化较低的影响因素主要有：机关档案整理专业人员缺乏；档案整理方法缺乏专业化；机关内部关于整理程度等缺乏专业的规范要求；档案整理人员的灵活性和不稳定性也是导致降低整体档案管理专业化的重要因素。

3）缺乏信息化的档案整理。当前信息化在机关单位整理档案过程中都比较重要，档案实现信息化整理可使传统档案整理过程中的人力和物力得到较大的节约，分析许多机关档案整理缺乏信息化主要表现在：第一，机关档案管理中如整理档案数据库等信息化技术设备缺乏；第二，在保管和存储档案过程中缺乏信息化思想；第三，机关内部缺乏具有较强专业知识与技能的信息化整理归档技术人员。

4）在归档装订方面存在问题。第一，在装订档案时选择的工具和材料与相关要求不符。装订归档文件的工具和材料应具有成本较低、便于操作、保护档案等特征，当前应用的缝纫机线装方法文件的缝线处容易出现损断的现象，具有较差的可逆性，操作浪费时间；塑料夹装方法容易老化，且其成本较高；使用无酸纸套归档的文件极易散失。因此可以对不锈的金属或其他材料的订书针加大研制力度，而且注意不能使用微波消毒方式。第二，每份归档文件都有封面的使用，行政管理部门有时还会把多项栏目印在这种封面上，需要档案室工作人员进行填写，该方法不仅使装订成本和整理工作量增加，也与相关规则流程简化原则发生违背。第三，没有及时整理与相关要求不符的文件材料。装订之前对于一些重要的文件的破损、薄弱、残缺、装订线侧有文字等的现象应该及时接边、托裱、补缺；如热敏纸传真件等字迹不清楚、字迹容易发生蜕变或扩散等的文件应做好复制好保存工作；应该合理折叠比A4幅面大的纸张，把文件的金属物拆除后再进行归档，如果归档前这些基础工作做不好，档案的保管也会受到较大程度影响。第四，扩大或缩小“件”的处理。相关规则中明确规定了那些文件“可为一件”和是“自然件”，因此严格禁止随意把其缩小或扩大。而有的单位在具体工作中私自扩大件的范围，错误的认为问题相同的归档文件都应该归属为一件，而实际上归档文件是按照同一事由中具有“来文与复文”的性质对归档文件是否为“可为一件”进行划分，把文件的范围扩大无形中又把文件的归档沿袭了以往立卷的方法。

2 信息化档案管理的归纳整理分类技巧

1）档案的管理技巧。在档案管理中应该特别注意以下方面：首先要重视档案有无出现损坏现象，因为档案的经济文化和历史作用较大，很多比较原始的档案都是以磁盘或孤本等形式保存，所以在管理过程中要特别注意其质量问题，并详细的记录和分析损坏的部分，避免那些无法有效恢复的出现损害的档案会导致在精神和物质财富方面出现更大的损失，如果导致出现文化断层，将会对文化的发展与传承产生不利影响，还可能使国家的软实力被削弱；其次应重视对档案安全的维护，这里指的安全包括两方面内容：第一指的是以孤本和珍贵文物存在的档案的安全性，这些实物之所以如此珍贵不仅仅是因为其是孤本，还因为它反映的是相应年代的社会经济、政治、文化、统计阶级等方面的内容，因此这种档案的安全存在非常关键；第二指的是作为对国家军事、政治等方面决策进行详细记录的文件，如果其缺乏安全性，内容被泄密，就可能导致国家的政治经济的发展造成较大威胁，对于国家的整体发展、团结和安全非常不利；最后还应该重视采取有效的措施尽量使档案寿命延长，一部分老化的机器或纸质档案，因受其不可恢复和脆弱性特征的影响，所以机关单位应注意采取科学合理的措施适当延长档案的使用年限，避免发生损失。

2）档案归纳整理的技巧。在整理归纳档案的过程中，首先应该初步了解档案文件性质，按照其重要性或是否有用合理取舍，删除那些无用的占空间的档案文件，对档案进行有效归纳整理。还应综合档案的重要作用详细的对其做好划分，而且因为各个时期的档案都有其历史线索串联，所以在整理归纳档案时应该重视各个档案之间存在的相互联系，严禁分隔开这些存在关联的档案；其次还要对这些档案资料加强搜集，并注意搜集的质量，可以保证在归纳整理的过程中有完整的档案，避免缺失相关信息，避免对整理工作顺利进行造成阻碍；同时因为国家以往对于档案的归纳整理缺乏相关统一标准要求，所以省市县关于归纳整理档案的方法存在较大的差别，这就对档案馆的有效交流造成制约，因此国家针对类似现象下发了归档文件整理规则的文件，统一制定了归纳整理的标准和规则，所以相关单位在归纳整理的档案过程中应摈弃以往传统的整理方法，通过实施统一的规则，促进馆与馆之间能增进交流和沟通；最后还要重视如果在归纳整理档案的过程中应该逐一修订类目不符的文件，并及时更正存在错误的已经归档的档案文件，认真做好档案的卷皮、封皮、装订等细致工作，避免一遍遍更正发现的错误，既浪费大量时间和精力，对档案的保存也不利。

3）档案的分类技巧。在对不同类型的档案划分类别时应该先大致了解档案的文件内容，然后做到科学合理分类，因为在档案工作中对其进行分类是重要的工作，准确的分类可较大的提升档案信息的利用效率，另外为便于寻找还应该明确的标识出分类的文件，促进档案管理工作有序进行。