测绘地理信息系统人事档案数字化建设与应用研究

甘 泉

（河北省第三测绘院，河北 石家庄 050000）

近年来，测绘信息化工作成效显著，对于提高测绘统一监管水平、增强测绘保障服务能力、促进地理信息产业发展发挥了重要作用，但也存在着信息资源不丰富、开发利用不足、自主创新能力不强、信息安全保障体系不健全、基础设施薄弱等亟待解决的问题。为按照《2006-2020年国家信息化发展战略》和《全国基础测绘中长期规划纲要》等的要求做好测绘信息化工作，充分发挥测绘在国家信息化建设中的作用，提升测绘对经济社会发展的保障能力和水平，现就“十一五”期间的有关工作，提出如下意见。

1 课题概述

“测绘地理信息系统人事档案数字化建设与应用研究”课题于2020年4月经河北省人力资源和社会保障研究所获准立项，列入人力资源社会保障研究课题项目（编号JRSHZ-2020-01062）。课题组成员随即开始相关研究工作。改课题已于2020年12月在河北省第三测绘院的大力支持下顺利完成。课题利用文献研究法、调查研究法、比较研究法与历史研究法，究了在测绘地理信息系统内，人事档案数字化建设与应用的相关题。

2 研究目的和意义

1）开展人事档案数字化建设，利用信息技术优势，优化人事档案管理工作，创新管理方式，能够优化事业单位的内部管理，为管理层提供准确的人力资源决策依据。

2）运用各种信息化工具，用数字资料和文档查询检索逐渐淘汰过去的纸质材料查询检索，能够及时、高效且准确的获得所需信息。

3）将纸制人事档案转变为数字化电子档案后，人事档案的使用更加安全。尤其对历史久远的人事档案材料，数字化处理后能够对其更好的保护，防止查档借阅过程中的丢失或者损毁，同时通过档案的数字化处理，能够有效的防止部分篡改档案的行为。4、通过对当前测绘地理信息系统人事档案管理的现状进行调查，了解该系统人事档案管理存在的问题。基于存在的现实问题，进行该系统人事档案管理数字化模型总体设计和具体模块设计，在完成相关模块设计之后，在河北省自然资源厅相关下属测绘地理信息单位进行实践应用。

3 本课题国内外研究现状

测绘地理信息领域是国家自然资源管理领域信息化建设的引领者和支撑者，其系统内人事档案管理数字化更是其充分提升内部治理效能、发挥行业职能的重要支撑。近年来，国内同行们围绕相关问题开展了大量的研究工作。广州市增城区城乡规划测绘院蔡艺云发表过《测绘单位人力资源管理信息化建设与应用》，黑龙江省地理信息工程院刘博等发表过《测绘事业单位人力资源管理信息化系统建设应用研究》，黑龙江省地理信息工程院刘鑫发表过《浅析测绘人事档案管理与利用》，自然资源部第二地理信息制图院高珊发表过《新时期测绘人事档案管理的思考和建议》。这些研究伴随着我国测绘地理信息行业主管机构的调整变化而不断深入。与此同时，国外尤其是欧美国家的测绘地理信息工作主要由科研单位、高等院校、专业的测绘机构等完成，政府层面管理的测绘地理信息人员较少，相应涉及的人事管理工作较少，因此国外对测绘地理信息系统人事管理的研究较少。从目前的研究成果来看，主要集中在测绘单位人力资源管理信息化建设现状分析、测绘人力资源管理信息化建设的内容概括、人力资源管理系统的应用实例、人力资源管理系统的发展前景预测等等。

4 本课题主要研究的内容

4.1 当前测绘地理信息系统人事档案管理现状及存在问题

1）人事档案管理认识不到位。领导者对人事档案的管理工作的了解程度和重视程度，会对整个管理工作质量的高低形成重要影响。有些领导者对人事档案管理工作理解得不够透彻，并不注重档案的管理能力及业务，认为人事档案管理工作是一项机械性的工作，只是单纯地对人事档案进行整理、归档、存储和更新即可，只要档案不丢失、不损坏，能应付查档借阅和检查即可。因此经费投入不够，干部人事档案管理专用的库房和最基本的基础设施配备都无法落到实处。

2）材料形成部门无档案意识。随着时代的发展，干部参与的社会活动范围不断扩大，档案材料的来源途径越来越多样化，这也使得档案信息的搜集同时变得愈发困难，该类材料的整理部门实际上对工作中形成的人事档案材料不重视失，审核不严、保管不当，造成干部人事档案材料填写不规范或材料缺失，给干部人事档案管理带来不便。

4.2 测绘地理信息系统人事档案管理数字化的重要性和必要性

随着社会信息化进程的加快，绝大多数的单位都已经实现了数字化的生产经营管理，有统一的智能管理系统进行高效的管理，降低单位管理成本的同时极大提高了管理效率。而当前测绘事业单位的人事档案主要仍以纸质形式进行保存和管理，不能与数字化的管理系统进行有效对接，无法形成科学高效的人事档案管理体系，人事、组织部门在人才任用和管理上无法得到高效准确的人事档案资料，影响其工作效率。其次，纸质材料的保存方式也存在着查阅效率慢的问题，必须由档案管理员专人进行人事档案的查阅工作，在有可能造成人事档案纸质材料丢失、损毁的同时也降低了人事档案管理的及时性和准确性。再次，纸质材料并不利于员工人事档案的更新及维护，容易导致具体的员工状态与人事档案不符的情况发生，影响对员工的提拔任用和有效管理，也影响到单位管理层对人力资源的整合利用，一定程度上降低了单位的管理效率。同时员工在跨单位调动时也容易因为管理制度的不完善而造成档案的遗失。

4.3 测绘地理信息系统人事档案数字化管理系统模型设计

1）测绘地理信息系统人事档案数字化管理系统功能模块设计。科学合理的工作流程和管理体系是实现干部人事档案数字化工作可持续发展，增强数字化质量的重要基础和保障。在人事档案数字化管理系统构建过程中，以B/S模式为基本架构，将系统分成三个主要构成部分，即数字化档案信息采集模块、业务管理模块、人事档案查阅模块。

第一，数字化档案信息采集。人事档案数字化管理首先应进行档案查缺。对人事档案进行查缺补漏，逐份鉴别，确保档案资料的真实性、完整性，然后再进行人事档案数字化采集。数字化信息采集模块主要进行系统建库过程中档案信息数据的采集，在此过程中主要是利用现代技术手段实现数字化。主要是对纸质档案资料进行数字化处理，该系统具有三大基本功能，即目录整理以及数据信息采集和审核。首先，根据人事档案十大类别（履历、自传、鉴定考核考察材料、学历和评聘专业技术职务材料、政审材料、加入党团材料、奖励、处分、工资任免退离休等材料、其他可供参考的材料），设计十类基础模块，将管理人员、专业技术人员（包括测绘地理信息专业技术人员及其他经济、会计类专业技术人员）、工勤人员的各类基础信息按照档案类别分别录入系统，形成基础信息数据库。然后，校对档案页数，区分高扫、平扫材料，进行数据采集，对经扫描获取的原始图像和高清图像进行进一步的制作，保持相应的分辨率，检查图像，同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，确保原始图像与高清图像的一致，符合人事档案数字化归档标准。同时还需利用网络技术手段提供多人以及多客户端服务，尤其对多本档案资料以及不同类型的材料信息具有采集功能，具有高效快捷及数字化程度高等特点。

第二，业务管理模块，主要针对档案信息进行日常管理与维护。在这一管理系统中，主要是对人事档案管理中的档案、信息材料等进行鉴别、收集以及归纳和保管，同时还提供统计以及转递和查阅等服务。

2）测绘地理信息系统人事档案数字化管理系统设计技术要求。数据访问安全。基于人事档案的保密协议，人事档案数字化管理系统应充分加强人事档案系统网络安全技术保障。根据开放式系统互联（Open System Interconnection，OSI）模型，网络中每一层都面临着不同的信息安全问题，也涉及种类繁多的网络安全技术。目前，在档案数字化管理系统中，常用的有：加密技术（对电子副本档案进行加密处理）、数字签名技术，（对远程查阅用户进行数字登记）、数据流技术（对电子副本档案的上传、流转进行切割、分发并加上时间戳，保证数据的安全）、网络数据监控技术（对系统中数据的修改进行监测并纪录在案）、使用授权和身份验证机制（严格控制访问权限）、漏洞扫描修复技术（保障操作系统运行环境安全）、一些网络安全技术尚未在数字化档案管理中进行运用（如区块链技术、数字图像盲取证技术等）。

5 具体研究方法

主要采用文献研究法、调查研究法、比较研究法与历史研究法相结合的研究方法。

1）文献研究法：研究中共中央组织部门和国家自然资源部门、人力资源和社会保障部门关于测绘地理信息系统人事管理的相关文件和相关报纸、期刊、网络上的文献等。将对文献资料的收集、整理与分析贯穿于研究的始终，并对资料进行认真研读，更加全面和客观的了解当前人事档案管理的研究现状以及比较前沿的科学观点，不断深化对该选题的认识和理解。

2）调查研究法：对测绘地理信息机构的人事管理部门进行调查研究，了解当前测绘地理信息机构的人事档案管理工作的现状。通过问卷调查、走访调查等方式对测绘地理信息事业单位人事档案管理工作进行调查研究，对测绘地理信息机构的人事档案管理部门负责人、人事档案管理人员及一线员工进行重点研究，了解详细信息，收集相关资料，从中发现人事档案管理中存在的问题并分析导致问题的原因以及对人才队伍建设的影响，得出客观合理的结论。

6 主要结论

6.1 人事档案数字化建设的重要性及必要性

1）人事档案数字化是在人事档案管理的过程中融入互联网等技术创新人事档案的管理模式，提升人事档案管理的效率，使人事档案管理更加便捷高效的为工作服务。运用数字化的方式对人事档案进行管理，能够在一定程度上实现对各种档案和材料的实时收集、鉴别、整理、保管、转递、统计等，并且还能够运用互联网对各种档案进行共享，有效减少了相关工作人员的工作量，是对传统档案管理模式的一次系统转变。人事档案管理的效能能够显著提升档案的利用效率，最大限度发挥档案材料的凭证、依据和参考作用。

2）传统的人事档案管理模式存在着滞后、繁杂、刻板的现象。只是按照人事档案管理的十个类别，对记载职工个人经历、学历、思想品德、职称、奖励处罚以及工资情况等方面的纸质材料进行收集整理归档，作为以备考察的文件材料。但是以纸张作为媒介来保存的人事档案，无法对所需的人员信息进行搜索查阅或者筛选比对，难以及时准确的表现人事信息，成为制约测绘地理信息事业单位人力资源规划的短板。测绘地理信息行业作为国民经济和社会发展的一个不可缺少的基础性、先行性的社会公益性行业，属于知识技术密集型行业，行业的快速发展迫切需要具有丰富生产组织管理经验的管理人员、具有科研开发能力的专业技术人才以及掌握现代测绘技术的技能操作人才，同时培养复合型人才。

6.2 课题研究的创新点

1）研究具有很强的行业针对性。针对测绘地理信息系统这样人事管理工作较为复杂的特定行业开展研究，解决实际问题，具有较强的实践性和应用型。

2）紧扣信息时代对人事管理工作的新要求开展研究，有利于适应时代要求，提高工作效率，取得明显的经济和社会效益。

6.3 课题研究成果的应用

1）根据人事档案十大类别的特殊性，准确获得管理人员、专业技术人员（包括测绘地理信息专业技术人员及其他经济、会计类专业技术人员）、工勤人员的各类基础信息。

2）搭建测绘地理信息事业单位人事档案数字化管理平台，将人事档案十大类别的纸质信息转换为基础数据信息，实现人事档案历史数据的安全存储、不同数据源的统一存放、庞杂数据的有效管理。保证人事档案数据的真实性、准确性、完整性、安全性、保密性，提高人事档案的调用效率。

6.4 人事档案数字化在其他事业单位人事档案管理中的推广

1）事业单位种类繁多，有教育、科技、文化、卫生等，这种类型的多样性和人员的广泛性决定了事业单位人事档案管理不能简单的复制模式，需要分析单位自身特点，了解单位当前迫切需要解决的问题，建立符合各个事业单位自身特点的人事档案数字化平台，从而帮助事业单位以系统化的人事档案管理为单位决策层提供人力资源决策运行的管理平台，并为多层面的高效管理提供规范手段。

2）以归档接口开发、信息资源利用、数据安全保护等方面为主要切入点，搭建测绘地理信息系统人事档案数字化信息管理系统，推进人事档案管理信息化建设，可以从系统的构建原则、管理流程和系统的维护三个方面完成人事档案信息资源管理系统的构建。

7 存在问题和改进意见

1）测绘地理信息系统行政管理体制经历了测绘部门、测绘地理信息部门、自然资源部门相关司局处室等多次调整，人员结构较为复杂。因此测绘地理信息系统人事档案管理数字化具体模块设计是本课题研究的重难点。如何针对较为复杂的人员结构开发出多种管理模块，并让人事部门负责人能够数量掌握多种模块的应用，还需要进一步详细探讨。

2）人事档案材料的形成内部性很强，档案的管理也具有一定的保密性，在使用上具有一定局限性，因此发挥作用也有一定的滞后性。但高效地管理与运用客观且全面的人事档案，是选拔、利用与鉴别人才的重要参考。

8 结束语

测绘信息化是充分利用信息技术，推动测绘事业优化升级，充分发挥测绘在国家经济和社会发展中的作用，并逐步形成信息化测绘体系的工作过程。随着我国信息化步伐的不断加快，测绘的重要作用日益突出、应用领域更加广泛，经济社会对测绘管理和保障服务的要求越来越高，测绘信息化工作面临着新的机遇和挑战。《国民经济和社会发展第十一个五年规划纲要》提出，要“丰富和开发利用基础地理信息资源，发展地理信息产业”；《国家电子政务总体框架》将自然资源和地理空间基础信息库作为优先建设的重点领域；《全国基础测绘中长期规划纲要》强调，数字中国地理空间框架是国民经济和社会信息化的基础平台。地理信息资源作为国家重要的基础性、战略性信息资源，已经成为推动信息化发展的重要基础。加快推进测绘信息化，加速信息化测绘体系建设，是完善测绘体制机制、提高测绘依法行政能力的重要途径，是全面提高测绘保障服务能力、推进测绘事业持续健康发展的迫切需要，对于推动国家信息化发展具有十分重要的意义。