关于医院档案管理中电子档案系统的应用初探

2020-02-28唐嘉蔓

卷宗 2020年36期

唐嘉蔓

（内江市第二人民医院，四川内江 641100）

1 背景

医院档案管理工作绝不是一项简单的工作，很多人认为档案管理就是整理工作。其实档案管理设计到很多方面的工作，设计到资料整理、数据分析、档案储存。通过档案管理还能够合理地进行信息资源的共享。但是很多医院在开展档案保密管理过程中还存在着很多问题，例如信息程度不高、安全性不强等问题，这样对于档案工作开展是什么不利地。医院在日常管理过程中必然要有效地解决这些问题，从而更好地促进医院健康的发展。另外在新时期，对于医院档案管理提出了更高的要求，这就需要医院要打破传统档案管理的方法，积极引进数字化管理系统，不仅能够提高档案信息的电子化管理，还可以有效防止纸质档案出现数据损坏问题，提高档案保存年限。

2 医院档案管理过程中电子档案应用存在的问题

2.1 管理制度和管理理念滞后

我国医院在档案管理理念还存在着一定的滞后性，虽然很多医院在发展过程中已经建立了完善的档案管理体制，但是这种体制并没有随着时代的变换植入新的内容，导致档案安全管理存在着一定的问题。例如随着黑客技术的发展，新的病毒层出不穷，如果没有升级安全防护系统，这样使用旧的系统很容易发生信息泄露，给医院造成严重的经济损失。另外很多医院在开展档案安全管理过程中也没有意识到人力资源管理的重要性，导致人力资源管理没有在档案管理中发挥相应的作用和功能。

2.2 缺乏专业的信息技术人才

很多医院对于档案管理的重视程度不够。大多数档案管理人员都是公务员，在工作过程中缺乏一定的创新性，尤其是缺乏信息管理能力。很多医院在人事招聘方面也不会去招聘专业的信息管理人员，只是根据岗位的需求来对于录取人员进行随机分配，在分配方面并没有完全考虑到档案管理人员的专业、综合素质以及工作经验。这样对于医院开展信息化建设也是十分不利地。很多医院在信息化管理培训方面的工作也存在着一定的问题，导致很多人员没有得到系统的和专业的培训，使得他们对于很多管理软件不熟悉，导致档案管理效率不高，如何更好地提高档案管理人员的素质，是档案管理信息化建设的重要举措。

2.3 信息管理体系不够完善

电子档案系统的应用和建设是医院信息化发展的重要环节。在开展信息化建设过程中需要结合医院实际规模以及档案管理发展的情况来合理开展系统的建立和完善。在建设管理过程中要充分发挥信息技术的作用，将各种档案管理相关环节数字化和系统化，减少纸质存储所占的比例，将各种业务转移到线上，能够方便用户和管理者的管理，从而也减少了用户办理相关业务所需要的时间。但是很多医院在推进数字化建设过程中缺乏一定的指导，使得档案管理效率不高，这样对于医院档案管理是十分不利地。如何更好地更好地开展信息化系统建设也是医院发展需要考虑的重要问题。

3 加强医院档案管理中电子档案系统应用的几点建议

3.1 着力加快“智慧档案”体系建设步伐

加强档案信息系统建设是档案管理信息化发展需要考虑的重要问题。在建设过程中需要加大对于软硬件的投入力度。尤其是需要加强新技术的应用，例如数据库技术、区块链技术等。通过建立虚拟云，将所有的生产档案资料全部上传到这个虚拟云当中，通过权限控制技术能够使得不同层级的人员具有不同的读写权限。另外通过引进区块链技术，工作人员只需要把自己负责的那部分内容传到区块链里实现信息共享。另外通过云计算和分析能够完成高级信息检索，通过数据挖掘技术能够对于生产档案中的数据进行有效挖掘，更好地得到数据背后的规律，从而服务于医院的发展。

3.2 加强人力资源制度在档案管理过程中的应用

人力资源在档案安全管理和利用过程中发挥着积极地促进作用。医院可将人力资源管理制度有效地应用到档案保密工作的管理和建设当中。因此要积极制定相关的福利政策来吸引具有扎实信息技术基础、掌握工程管理专业知识的高素质人才。为了加强人资资源管理制度在生产档案管理中的应用，首先需要不断完善制度建设。根据医院实际情况，不断制定完善的管理标准以及相关责任制度，明确各个岗位的责任以及负责内容，哪个环节出现问题要追究相关人员的责任。另外还需要规范生产档案管理的具体环节，规范档案的归档和借阅环节，严禁任何人利用职责借阅档案，避免生产档案出现数据丢失或者损毁。切实发挥生产档案管理制度的优势，提高管理水平。

3.3 注意信息管理人才的培养

在开展档案现代化和信息化建设过程当中，还需要认识到信息管理人员的重要性。在开展档案管理工作过程中，要建立一支素质较高的档案管理人才，从而更好地胜任档案管理工作。可以充分传帮带的优势，让老员工带动新员工。和想新员工相比，老员工往往更具有经验，这样能够更好地帮助新员工成长，更容易掌握档案管理的相关经验和技巧，而新员工在信息软件学习能力方面更强，同样可以提升老员工的信息软件处理能力。通过建立这种机制不仅能够提升员工的综合素质，而且更加有利于营造良好的学习和工作氛围，更好地开展档案管理工作。另外还需要做好管理培训工作，制定完善的培训制度，帮助员工系统地学习档案管理的相关内容，从而更好地胜任档案管理工作。