档案管理信息化建设的问题研究

2020-02-28符朝妮

卷宗 2020年36期

符朝妮

（中海石油（中国）有限公司湛江/海南分公司，广东湛江 524057）

和其他的技术革新一样，都是为了更好地顺应时代的发展才进行创新，信息化档案管理也是为了可以更好地适应当前社会的发展需要，这种发展模式会舍弃原本的纸质记录，所有资料都会保存在计算机上面。在记录和保存的过程中，会通过一系列信息化手段实现，这种方式的优点就是可以节省很多成本，而且能够提高工作效率，对档案的格式和内容进行了统一整理，在查找资料的时候也会更加方便。

1 档案管理信息化在事业单位档案管理中的重要作用

1）能够有效改善档案管理模式。对我国的档案管理进行分析以后发现，因为受到了传统观念的影响，现在我国的档案管理模式还存在很多问题，比如管理模式比较落后，单一性等问题，这对我国的档案管理信息化发展带来很大的影响。时代在不断进步，很多工作制度也都在逐步完善和改进，以前的档案管理模式已经不适应现在的社会需求，无法完成对档案管理的开放性，很多工作无法进行，造成了档案管理长期都在封闭的空间中。如果可以实现对档案管理的科学信息化管理，就可以更好地整合内部的信息资源，提高工作效率和质量，对我国档案管理信息化发展也有至关重要的作用。

2）能够有效扩大档案服务区域。档案管理工最重要的环节就是信息资源管理。在该过程中，需要保证信息资源的利用率，体现出来信息资源的价值，保证信息的高效性和质量，对档案管理工作很关键。所以，企业需要加强对档案管理制度的完善，找到适合企业发展需求的现代化管理办法，保证对档案信息的保存和管理，才能够推动信息资源的开发和使用，提高企业的竞争力和社会地位，同时也可以增加档案的服务范围，以上工作对档案管理信息化的实现有重要作用。

3）能够让档案信息储存量不断增加。这些年来，社会经济得到了迅速的提升，科技发展也在不断提高，我国各行各业都开始重视信息化档案管理工作。所以说，完成信息化档案管理工作对社会和单位发展都有很重要的意义。当完成了档案管理信息化管理工作后，就会大大增加信息的储存量，其储存的质量和空间也会远远超过传统的纸质档案。

2 档案管理信息化建设所面临的问题

1）重视程度不足。现在，档案信息化管理工作存在的主要问题就是没有受到重视，缺少规范化管理，需要改进和完善。其主要的原因就是因为，上级领导没有重视对信息化档案管理工作的重视，存在资金短缺、设备落后和管理模式落后导致的，对我国的档案管理信息化建设有不利的影响。

2）标准和规范不统一。档案管理制度主要包括对行业整体规范、行业内部制度、激励制度和绩效考核。档案管理是一个完整的体系，需要设置一个专门的机构对上下级关系进行规范化管理，才可以更好地找到同级档案和专业档案之间的联系，找到档案管理工作存在的漏洞，保证档案资源在社会资源中的共享能力和地位。对我我国现在的档案管理制度来说，如果可以在一个地区和城市建立一个专门的档案馆就有很大帮助，可以把省级综合档案馆升级，变成最重要的中心档案馆，才可以有效的解决资源分割、争夺出门和各自为政的问题，提高档案馆的地位和影响力。

3）安全问题。档案管理信息化建设最需要解决的问题就是安全性。随着互联网和科技手段的发展，也给很多不法分子制造了机会。档案信息的安全性是我们需要面对的一个重要问题。而且，档案管理信息化建设会因为人为因素和保存的途径而出现漏洞和安全问题，这也是造成档案信息化管理的重要因素之一。

4）人员素质不高。档案馆信息化建设是将人作为主体所开展的一次革新，专业人才可以用很快的速度掌握到先进的技术，并运用到档案信息化建设工作当中，充分运用其能力，避免出现技术和管理无用的现象。现在的档案信息化建设缺少能够将档案管理和计算机结合的专业型人才。这也导致现在的档案管理出现问题以后，只能去找专业的计算机人员来解决，造成了很多的麻烦。

3 解决档案管理信息化建设存在问题的对策

1）提高档案信息化认识力度。企业单位领导人要尽快的转变自己的思想，意识到档案信息化建设的重要。将档案信息化建设作为最终目标，提升档案管理部门的地位。现在的科技发展越来越快，人事制度经过创新，档案管理人员也会遇到更多的问题，身为工作人员需要保持清醒，及时的学习心得档案管理技能和计算机操作技能，为我国的档案信息化管理建设提供长久的发展动力。

2）提高档案管理人员的水平和能力。档案管理信息化工作需要很多专业人员，所以企业需要加强对档案管理人员的技能培训，提高他们的专业知识和专业技术。第一项工作就是提高他们对档案信息化管理工作的理论认识。需要熟悉相关的操作能力，以免在工作的时候不适应，定期的对员工进行考核，考核不过关的需要重新培训，直到通过为止。而且，大力引进专业能力强的档案信息化管理人员，对人员职位调整也是很重要的工作。制定相关的奖励制度，优秀的员工要及时给予奖励和鼓励。对外界的交流也是必不可少的一项工作，让员工学习到更多先进的档案管理知识，提高企业档案管理信息化制度的综合水平。

3）加强档案管理软件的开发和应用。现在的科技水平越来越好，不管是企业单位还是个人，对档案信息的追求都在改变，不一样的单位对档案管理软件的需求也不一样，这就造成了档案管理开发的不适应性。以前的档案储存方式都是采用纸质，会占用很大的空间，而且和消耗很多成本，对环境的要求也很高，没有办法长期保存。查找资料的时候也会很不方便，严重影响了工作效率和质量。随着现代科技手段的丰富，已经有很多新的安全技术应用到了档案信息化建设工作中，这对档案数据的保存和管理有重要作用，也给档案管理信息化带来了很多便利。

4）不断完善和规范档案管理制度。参照《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，我国企事业单位从自身角度出发，对相关档案制度和管理制度进行完善，明确工作人员的责任和岗位。保证每一项制度顺利的完成。而且，档案管理责任和目标也需要慢慢调整，找到适合企业的方向。对于不同类型的档案资料需要分类保管，也可以根据价值不同加强保管力度，做出针对性的管理制度。