关于医疗档案管理信息化的优势与实现途径探寻

2020-02-28刘福皊

卷宗 2020年36期

关键词：档案管理医疗单位

刘福皊

（成武县南鲁集镇卫生院，山东菏泽 274200）

在信息化时代，医疗档案的管理必然离不开信息技术的支持，实现信息化管理也成为必然趋势。但当前不少医疗单位对档案管理信息化的意识不强，缺少完善的档案信息化管理系统，信息技术的运用不足，这些问题都需要得到高度重视。

1 医疗档案管理信息化的优势

1.1 有利于保证档案资料的完整性

大数据时代下，信息技术、计算机技术、通信技术被推广应用到医院各项管理工作中，使得医院档案载体形式日益多样化，既包括报表、文件、图片等传统的载体形式，又包括MRI、CT等影像文件，使得传统的医院档案管理方式已经难以满足医疗卫生服务事业的发展。而将大数据与医院管理工作相融合，能够为档案管理提供多种载体存储方式，确保档案资料的完整性，为病理诊断提供参考依据，最大程度发挥出档案的利用价值。

1.2 有利于实现档案信息共享

医院档案种类较多，包括人事档案、科研成果档案、医疗文书档案、医疗设备档案、病例档案等，这些档案资料来源于不同部门科室，同时也是各个部门科室开展业务工作的重要依据。将大数据引入到医院档案管理工作，能够建立起档案管理信息平台，促使档案管理系统与其他管理系统进行对接，实现档案资源共享，提高医院档案资源的整合利用效率。

1.3 有利于节约医院的经营成本

精细化、一体化、便捷化已经成为医疗单位优化档案管理的重要目标。而随着信息化技术与平台的发展，建设汇聚全面财务信息、医疗单位运营状况资料的数字化档案云平台，能在很大程度上帮助单位实现人、财、物、药、设备等的管理与战略目标的集成。例如，完善用于支持门诊、住院、药品、后勤和行政等多个部门的行政管理与事务处理业务的医院管理信息系统，可以减轻医院事务处理人员劳动强度，提高工作效率，实现对各类信息的高效采集、储存、管理和重现，优化了医院内部的工作流程，为医院节约了经营成本。

2 医疗档案管理中的问题

2.1 单位对档案管理信息化的意识不强

当前，不少医疗单位管理层未能认识到开展档案管理工作过程中，信息化技术所具有的重要意义，导致其在档案管理过程中长期受限于传统管理模式，对新方式的创新与利用有所疏忽视。正是因为管理层意识不到位，对档案管理信息化发展的强调不足，无法引导单位内部涉及相关工作的所有人员更新工作方法，出现了管理效率长期得不到提升、档案质量无法取得改善的问题。

2.2 缺少完善的档案信息化管理系统

由于医疗单位经营业务的增加，其规模不断扩大，其办事流程更为复杂，导致医疗单位在长期运行中面临着越来越复杂的档案管理任务，其工作量进一步加大，如果长期沿用传统管理模式，就无疑面临一系列的管理困难。为确保档案管理工作有序展开，就需要发挥信息化手段的优势，并根据医疗单位内部形势形成完善的信息化管理制度。事实上，在信息普及的现代，部分医疗单位在使用传统档案管理方式过程中已显得“力不从心”，不论是电子或纸质档案，因为缺乏由于完善的档案信息化管理系统支撑，导致各类档案种类繁多且存储分散，管理工作时常陷入混乱局面，使得历史归档记录追溯难度大。

2.3 信息技术的运用不足

为突破传统档案管理手段的局限，就需要加大在信息技术引进方面的资金投入力度，确保信息技术得到全面引进与充分运用，但许多医疗单位尚未能达到这一要求。于是，许多单位的电子档案检索字段较单一，降低了档案检索效率低；单位的纸质档案不论是归档还是借阅的过程，都存在障碍、效率低下，且易损坏、丢失，进而导致信息泄密。此外，当电子与纸质档案同时存储同一信息时，两者之间的匹配管理工作难度大，并且档案权限管理相对麻烦，这些都是信息技术运用不足的表现。

3 促进医疗档案管理信息化的策略

3.1 转变单位管理层的意识

实现医疗档案管理的信息化，可以通过规范的接口和低成本集成方法完成不同层级档案室之间、不同系统之间的档案交换，实现档案规范化管理，消除档案信息孤岛并提高档案的利用率。因此，医疗单位管理层要认识到档案管理信息化的优势，主动转变管理理念，在此基础上调整管理策略，要积极建立一套完整的、实现纸质档案数字化、便于集中统一管理的电子档案库，形成医院内部统一的数据标准体系，确保医疗数据采集的质量和同一性，实现人、财、物一体化紧密型管理的要求。

3.2 完善科学的档案管理制度

在大数据背景下，医疗单位的档案管理模式无疑发生了极其明显的变化。基于此，医疗单位为了提升档案利用价值、改善档案管理效率，就需要根据自身的具体发展实况，结合有关法律政策要求，制定出更为科学的档案管理制度。具体来说，档案管理制度应不断完善各项规程，规避管理不科学现象，特别是要防止档案资料丢失、混乱、人为损坏等问题。此外，需要将档案管理绩效考核渗透到管理制度中，全面考查档案管理人员的工作行为、素质以及业绩表现，将员工的计效与工资相挂钩，利用工资来牵制与管理员工，以此大大调动员工的工作积极性，提高医疗档案管理效率。

3.3 夯实档案管理的技术基础

医疗档案管理工作的开展，需要每个医院、各个部门共同努力，依托先进信息技术的力量，高效完成管理任务。医院要积极建立具有可行性的信息集成平台，争取实现本地、本省的、甚至全国的医疗信息数据的全面共享。同时，由于涉及个人隐私，也要运用相关的信息安全技术，加强健康医疗行业网络信息安全等级保护、网络信任体系建设，提高信息安全监测、预警和应对能力；并且建立信息安全认证审查机制、数据安全和个人隐私影响评估体系，以流程化、制度化确保信息安全。