数字化环境下综合档案管理工作创新路径

袁 娟

（武汉市大军山泵站管理处，湖北 武汉 430000）

计算机科技的迅猛发展，深刻影响人类社会的政治经济及生活方式，电子政务相继出现，对信息化建设提出更高的要求。档案管理模式必须有所创新。国务院印发《国家信息化发展战略》支出，信息化是推动社会经济发展的重要力量，推进信息化是贯彻科学发展观的战略举措，是建设创新型国家的迫切需要。国家相继实施系列推动信息化发展的政策，我国信息化步伐加快，档案领域受到冲击，将信息技术引入档案管理中。档案信息化是档案工作适应信息化发展的必然要求。档案数字化建设是信息化建设的重要部分，借助智能检索手段，向用户提供丰富的档案信息资源。数字化时代加强对综合档案管理工作创新是当前面临的重要工作。

1 档案数字化管理概述

档案数字化是社会信息化的产物，1992年戈尔提出信息高速公路法案，1993年美国政府实施国家信息基础设施计划，只在建立提供超量信息的信息高速公路，通过网络计算机组成高速网络，向人们提供图文声像的快速传输服务。1993年我国信息化工作起步，至今国家信息化建设步入稳定发展阶段。随着信息化的发展，档案工作受到很大影响。档案数字化成为档案工作的主要趋势。

档案数字化是档案信息化建设的主要内容，指利用数据库技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件等传统介质文件与电子档案，系统组成有序结构的档案数字信息库，档案数字化与信息化建设息息相关，是档案事业发展的必然趋势。由于计算机技术广泛使用，办公流程自动化使得档案生成方式改变传统人工操作，形成数字化档案。档案生成方式转变要求将工作重点放在档案数字化管理，档案数字化具有很大优越性，档案数字化相比传统管理方式可节省保存空间[1]。档案数字化可以不断改善检索方式，实现档案信息超时空流动，提高档案工作效率。档案数字化管理是全球信息化发展的产物，数字化时代档案管理特征体现在突出收集利用，侧重数字档案，关注数据安全。

当前档案数字化大战在即，档案工作停滞不前会阻碍快速发展，为提高档案管理水平，必须加强档案数字化管理。数字化时代档案管理信息化具有重要意义，体现在是顺应信息时代的要求，是保证档案安全的需要。21世纪是信息化时代，随着办公自动化水平的提高，档案生成方式发生巨大变化，档案数字化成为信息时代的必然要求。随着网络技术及多媒体技术的发展，档案数字化将不同载体档案资源以数字化形式存储，满足信息时代对档案工作的更高要求。

2 数字化时代档案管理中的问题

综合档案管理负责科技等档案管理工作，综合档案管理取得很大进展，但目前档案管理中仍存在许多问题，综合档案管理存在的问题主要包括档案利用率低，检索工具落后，档案数字化程度低等。需要了解档案信息化管理现状，为档案数字化管理创新提供依据。

目前综合档案管理使用计算机管理档案，但机读目录主要使用Excel表，检索较为缓慢，增加查借阅档案时间，案卷内详细信息检索不到。综合档案室设备较为落后，档案数字化需要配备各种扫描仪，档案信息资源服务器等，目前综合档案管理仅有OA系统中归档电子档案，利用量较大的施工图纸等未进行数字化管理。档案利用方式主要为档案外界与电话查询，由于各部门分布范围较广，专业人员到档案室查阅档案往返时间长，遇到紧急情况无法立即查阅相关档案[2]。数字化时代，档案管理工作归档方式多样化，档案归档资料内容是否应包含新内容成为管理人员关注的问题。传统档案归档将图文档案分类归档，数字化时代档案处理具备档案属性，目前管理人员工作中难以科学决定如何归档。

分析综合档案管理问题原因主要包括档案信息化标准不健全，档案工作宣传不到位。档案管理理念重保管轻利用，在档案利用价值等方面较为被动，导致档案利用率低，缺乏有效的网络平台进行档案开发利用。档案数字化工作是基于档案信息化建设基层工作，日常管理需建立统一标准，才能为档案管理数字化提供保障。电子档案管理缺乏相关制度导致无法知道档案信息化。档案是服务性工作，日常收集等业务工作开展离不开职工对档案工作的认识度提高，需要档案部门日常工作宣传，使专业技术人员体会到档案的价值，将其纳入信息化建设中。

3 数字化环境下综合档案管理创新策略

为确保档案数字化工作质量，档案数字化必须遵循一定原则，根据档案数字化技术规范规定，纸质档案数字化原则是使档案信息资源方便提供利用，满足社会对档案利用的需求，综合档案数字化管理创新要遵循安全性，实用性等原则，规范档案管理工作流程，提升档案信息化管理水平。

档案数字化管理体系指导思想是以档案资源信息化为基础，加快推进档案资源数字化，要求坚持符合实际的原则，技术标准统一原则。档案数字化管理要结合实际情况，将馆藏档案数字化，通过采用信息技术满足用户利用需要。档案数字化管理提供不断改进的平台，资源建设是重要基础，档案数字化管理体系建设中药建立标准体系，要求制定指导工作的标准规范[3]。档案数字化管理体系目标是通过构建应用平台，提供优质高效的档案利用服务。模块结构分为数据层，服务层等。档案数字化管理不仅是将档案馆藏纸质档案数字化，重点是档案信息资源管理模式变化，内容包括档案数字化加工等方面。

信息技术在档案管理中的应用，导致档案工作发生变革，对传统档案管理理念带来挑战。档案工作者要清晰业务流程，优化档案收集、档案资源开发等业务流程，激发档案人员积极性。档案业务流程重组是将档案收集利用等业务重新设计。档案业务路程重组要结合专业工作，减少繁琐冗余环节；在档案服务方面需要了解用户需求，如档案利用流程以往为用户到档案室查阅档案，数字化时代通过组织专业技术人员对档案数字化管理路程讨论，制定最终利用流程。

档案数字化管理是复杂的工程，必须建立支持海量存储的档案信息资源数据库的访问服务系统，需要配备良好的软硬件基础设施，实际实施中采用大量信息技术，档案管理规范必须建立健全。档案数字化管理是借助网络进行档案传递，网络环境安全，档案信息发布等非常重要。要对局域网用户实行域管理，具有高水平的可管理性的广域网连接方式有效控制对网络病毒传播。数字档案室应配套必要基础设施，包括服务器、扫描仪等加工输出输入设备。

4 结语

数字化时代档案管理要顺应时代分钟，对档案管理流程进行重新审视。为顺应信息时代的发展需求，档案数字化成为档案行业工作方向。本文通过运用调查等方法收集大量文献资料，通过理论分析对档案数字化管理模式进行研究，探讨数字化时代综合档案管理创新路径，对构建档案数字化管理体系提出建议。对档案数字化建设发展具有参考价值。