企业档案管理信息化建设路径探讨

蔺彦堃

（青海省交通规划设计研究院有限公司，青海 西宁 810000）

现代化企业管理质量决定了企业能否在越来越激烈的市场竞争中占据有利地位，也影响着企业长远发展的水平和质量，特别是档案管理更是十分关键。目前我国已经进入了信息化时代，各行各业都与信息化技术结合并取得了突破性进展，针对十分关键的档案管理工作开展信息化建设，是未来企业工作的重中之重。二者之间的结合，能够改变传统档案管理工作模式，让企业的档案管理效率得到提升、档案管理水平得到提升，最终达到保障企业经营优势、促进企业长久发展的目标。

1 企业档案管理信息化建设过程中存在的问题

第一，发展速度较慢。从上个世纪八十年代至今的四十年间，中国企业档案信息化建设取得了初步成果，但是从整体来看增速十分缓慢。特别是一些中小企业更是如此，其档案管理信息化建设的成果并不明显、建设速度非常缓慢，之所以出现这种问题，主要是因为中小民营企业的决策者思想不先进。一些中小民营企业的决策者未能认识到企业档案管理的重要性，也未能意识到信息化建设的必要性，因此未在资金等方面给予支持，最终的信息化建设效果可想而知。第二，信息化水平较低。企业档案管理信息化建设离不开有序管理模式的支持，然而从实际的企业档案管理工作来看，很多企业的档案信息化都停留在一个计算机、一个档案室、一个档案员的阶段，很难快速找到需要调取的资料。一些重要的文件也只是存放在电脑中，没能得到妥善分类，在需要寻找某个文档的时候只能逐个文件翻找，查找效率非常低，很容易造成不必要的时间浪费问题。另外，档案管理信息化之所以无法取得成果，也和企业管理制度不健全有关，很多企业没有信息化建设的相关指导制度，在档案管理信息化过程中只能摸着石头过河，建设水平很难得到提升。第三，档案管理人员安全保密意识较差。企业的档案管理工作十分重要，但是目前来看，一部分档案管理人员未能意识到保证企业档案安全的重要性，缺乏足够的安全意识，这给一些不法之徒提供了可乘之机，给企业经营发展带来了巨大的风险。实际上，企业档案中往往包括大量关键经营信息和商业机密，一旦泄露将会给企业带来不可挽回的负面影响。但是，档案管理人员安全意识的缺失，将会无限制地扩大这一问题，导致企业档案信息的安全性无从保障，最终造成企业经营安全方面的问题。

2 企业档案管理信息化建设路径

2.1 提高企业档案管理人员的专业素质

企业档案管理工作归根结底来说还是属于以人为中心的工作，它涉及人员能力的相关问题，因此必须要采取措施提高企业档案管理人员的专业素质。在信息化建设日益推进的情况下，部分企业的档案管理团队建设并未能取得实质性成果，很多工作人员时至今日也未能理解信息化技术的应用方式，这样一来，档案管理信息化平台的综合优势难以顺利发挥，最终的档案管理效果可想而知。因此，企业的档案管理人才必须要具有极高的综合素质，对计算机技术、互联网技术、档案管理技术都有充分的了解，才能够胜任新时期的档案管理工作。具体来说，企业方面必须要采取措施提升档案管理人员的信息化水平，并引导他们了解和学习企业档案管理长远目标、未来规划，组织好档案管理人员的综合培训活动，要求他们学习有关的法律法规及政策措施，提升他们的档案管理工作研究能力，从而提升档案管理工作的质量，让信息化建设充分发挥应有作用。

2.2 建立健全企业档案管理机构

俗话说罗马不是一日建成的，企业档案管理工作信息化建设同样如此，它具有一定的难度和复杂性，因此往往需要很长时间才能取得最终成果，除了要采取措施加快速度之外，档案管理部门的工作人员和企业的决策者还必须要同心协力，尽快构建完善的档案管理机构，从而为档案管理信息化高效建设提供有力支持。也就是说，要根据企业目前的档案管理工作情况，加强资金筹备及规划工作，并购进更加先进的硬件设备、建立档案管理信息化机构管理制度，积极主动学习其他企业在档案管理信息化建设方面的优质经验，充分认识到他山之石可以攻玉的重要性，为企业档案管理信息化建设打下坚实的基础。

2.3 做好企业档案的安全保障工作

信息化时代的到来让信息交流方式发生了巨大的变化，信息传输速度越来越快、数据传输量越来越大，给人们的生产生活带来了一定的便利，但同时也增加了信息传输的不安全因素。企业档案管理信息化建设也是因此，面临着一系列数据安全风险。因此在保证档案管理信息化建设速度的基础上，还需要采取措施提升其安全保障效果。首先，要加强机房的监管控制，对计算机设备等运行情况进行管理，发现运行故障或隐患的时候第一时间进行处理，避免硬件设备故障导致档案信息丢失的问题。另外，还需要尽快建立档案信息安全保障系统，要求进入档案管理系统的人提交身份验证，对非法用户进行有效拦截，避免不法分子通过软件系统获取企业机密信息。另外，档案信息化管理人员也需要强化自己的安全意识，每隔一段时间对电脑病毒进行清理、消除木马程序等安全风险。最后，企业方面还可以与互联网企业进行合作，达成安全保障合作意向，定期安排专业人员对档案信息系统进行处理，把安全风险扼杀在摇篮里。

2.4 建设完善企业档案管理的信息系统

企业档案管理信息化建设具有突出的难度，只有保证信息化系统的完善程度，才有可能确保档案管理的最终质量，但是目前来看，部分企业在进行档案管理信息化建设的过程中，未能认识到系统稳定性的重要意义，最终的档案管理信息化建设效果可想而知。为了提升档案管理信息化建设水平，可从以下几方面分别入手：第一，加强信息化系统建设及配套软件开发工作，在保证安全性的基础上尽可能扩大系统容量；第二，保证企业档案管理信息化系统的运算能力，对录入其中的档案信息进行高效处理和有效存档，避免档案信息丢失等问题；第三，要确保档案管理信息化系统与企业实际情况的匹配度，不能脱离企业经营情况开展信息化建设，否则就失去了其本身的现实意义。

3 结语

在市场经济高度发展、买方市场已经成熟的情况下，无论是生产类企业还是服务类企业，都面临着更加激烈的竞争，想要在这样的时代背景下脱颖而出，就必须要做好相应的管理工作。高质量的档案管理工作能够保证企业档案信息的安全性和准确性，为决策者提供精准的数据信息参考，从而提升企业经营发展质量。为了让档案管理水平得到提升，企业方面有必要加强档案管理的信息化建设，通过提高人员素质、加强信息系统建设、健全档案管理部门等方式，保证企业档案管理信息化建设的质量。