事业单位档案数字化管理的现状与策略研究

邓 珊

（郴州市科技创新服务中心，湖南 郴州 423000）

1 引言

档案数字化主要就是依托各种形式的信息采集设备，将文字、音频、视频、图片等信息转化档案的过程。对纸质档案的数字化处理通常就是利用各种扫描设备，对原纸质档案档案原件信息元素采集，分解，并将其转电子信号，及时存储到计算机内部，进而形成图像文件。一般来说将纸质档案转化为计算机等载体可处理的数字格式主要由两种方式，第一，利用扫描仪扫描纸质档案，并通过图像方式储存信息，或是将信息转化为OCR字符，最终形成文本文件；第二，利用数码相机拍摄信息处理信息或是借助缩微胶片影像进行数字化转化。毋庸置疑在上述方式中直接扫描纸质档案具有经济、便捷的优势，档案管理人员在对纸质档案进行数字化处理后，要及时存储图像文件，并将档案资料整合到信息数据库中，以便于事业单位内部快速引用和快速检索。

2 当前事业单位内部数字化管理的现状

1）档案管理人员素养有待提升。随着信息化的蓬勃发展，事业单位坚持与时俱进，引入了先进的办公软件和设备，然而由于部分档案管理人员年龄较大，无法紧随时代潮流，技术更新自身的现代技术技能，无法满足数字化管理的要求。还有部分档案管理人员习惯使用传统工作模式，对数字化档案管理工作内容和性质认识不足，缺乏对信息平台的内容和使用知识[1]。事业单位内部缺乏档案管理方面的专业人才，档案管理人员在具体的数字化管理工作冲无法处理设备故障，对软件的解读不够，无法最大限度地发挥现代设备的作用。

2）缺乏科学完善的工作标准。随着社会的不断发展，事业单位高度重视档案的数字化建设工作，并制定的一些的制度，然而这些制度没有明确向要求和规范，如同摆设，缺乏执行力，导致档案管理人员在开展档案管理工作的时候缺乏一个参照和依据，在具体的工作中，抱着“侥幸”心理，敷衍了事。另外，由于缺乏规范化的要求，只能根据自己的工作经验，对事业单位内部价值特别高，重要档案进行编号、归档处理，导致档案管理局面较为被动。

3）数字化管理安全意识不到位。在事业单位档案管理工作中，依托互联网技术可以高效收集、处理、存储、归档档案信息，提升档案管理质效[2]。由于互联网的开放性，互通性，档案信息安全一直都是社会各界高度关注的问题。对于事业单位而言，一旦计算机遭受病毒感染或是遭受黑客的攻击会造成信息的泄露，或是丢失，带来不可估量的后果。事业单位档案管理工作主要是由一些非专业人员承担的，其身兼数职，工作繁琐，无法全面认识档案数字化管理工作，缺乏强有力的信息安全意识，缺乏必要的计算机技术知识，导致一些重要档案信息存在泄露的风险。

4）档案信息检索效率低下。受多种因素的限制，当前有部分事业单位档案管理工作还在延续传统手工检索模式，并没有使用计算机检索处理，大大地增加了检索工作量，档案工作效率和检索质量不尽人意。我们以人事档案信息为例，不同的单位对信息保存方式具有较大的差异性，传统手工检索方式不仅工作效率低下，还容易出错，带来不必要的麻烦。

3 事业单位档案数字化管理策略

1）革故鼎新强基固本，加强培训提升素养。首先，事业单位领导者要打破墨守成规的思想，从思想上正本清源，树立档案数字化管理意识，投入人力物力财力，支撑档案数字化管理工作。其次，事业单位加强对档案管理人员的培训教育，坚持以学促知、以知促行，着力补短板、强弱项，依托多元化的培训方式，更新档案管理人员的知识结构，进而更好地做好档案数字化管理工作。在培训过程中一定要注意培训内容的实用性和全面性，比如，依托学习手册、视频、会议等途径，为档案管理人员普及数字化管理理论、数字化管理技巧和注意事项。同时还要重点加强信息技术应用技能，依托多元化的培训，让档案管理人员吸收档案管理知识，促进自身综合专业能力的提升。最后，事业单位还要引入复合型专业档案管理人才，为档案管理注入新的血液，为确保档案管理工作的有条不紊的开展，还要完善档案管理人员考核机制，通过科学有效地考核方法，对档案管理人员的专业能力进行评估，进而为档案管理团队注入活力，确保相关工作的有序开展。

2）构建数字管理制度，有序开展管理工作。常言道：“无规则不成方圆。”制度是行为的准绳，事业单位要立足于实际情况，最大限度发挥信息技术的优势，建立健全档案数字化管理制度，以完善全面的管理制度，确保档案管理工作人员有据可依，做好档案收集、整理、归档、录入等方面的工作，做好相关信息数据的统一管理和把关工作，进而确保数字化工作有条不絮的开展。档案管理人员在调阅档案的时候根据数字档案管理制度要求和规范，开展工作，规避档案丢失、遗失或是信息泄露情况的发生，提升档案管理质效。另外，事业单位还要结合实际，强化文件集成档案一体化建设力度，依托这样的举措，最大限度发挥软件硬件的功能，从整体上提升档案数字管理工作质效。

3）完善安全保密制度，保障档案信息安全。档案数字管理犹如一把双刃剑，一方面给档案管理人员带来了便利，另一方面也埋下诸多安全隐患问题。数字化档案管理借助计算机设备和网络设备存储信息。一旦遭受病毒或是黑客的入侵和攻击，可能会带来不可估量的损失，故而我们要采取措施保证其安全。首先，事业单位要结合实际，重点加强网络入口，数字化管理系统的安全管理，设置防火墙、安装杀毒软件、设置访问权限。为规避意外的所导致的数据资料丢失，需做好档案、文件的备份，定期更新病毒库和数据库。其次，档案人员要具备档案安全意识，为防止信息的外泄，在查询或是使用相关信息后，需及时关闭。最后，定期做好软硬件的维护检查，及时更新，从整体上提高档案使用安全和利用效率的提升。在这个过程中还需做好传统档案管理，发挥“双保险”作用，确保档案信息的安全。

4）0A与管理系统链接，提升档案管理质效。事业单位在档案数字化管理中要重点加强0A办公系统与档案管理系统的链接，并投入人力物力财力，将资料查询功能增加到档案系统中，对现有档案管理模式进行完善优化。首先，事业单位立足于实际，从数字档案鉴定制度、文档一体化工作制度、归档制度、网络化安全管理制度、文件保密制度入手，促进数字化档案管理系统运行效率的提升。其次，特殊性和保密性是档案管理工作的要求，因此，档案管理人员在工作中要加强档案资源管理和保护力度，最大限度发挥档案资源的价值，为相关领导者和管理者的科学决策提供参考依据。最后，构建档案管理体系的时候，要高度重视档案权限管理策略、密码管理策略的重要性，最大化的确保数据信息可靠性，完整性和安全性，从整体上提升档案管理质效。

4 结语

一言以蔽之，事业单位档案数字化管理对规范有序管理档案信息资料大有裨益。受多种因素的影响，当前事业单位档案数字化管理面临着诸多弊端，亟待解决，因此我们需要从加强培训提升素养、构建数字管理制度，完善安全保密制度 加强0A与管理系统链接等维度入手，依托先进信息技术，科学手段，提高数字化档案管理质效，确保事业单位的可持续发展。