信息化环境下机关单位档案信息化建设的必要性及有效对策

冷凤晶

（内蒙古兴安盟突泉县审计局，内蒙古 兴安盟 137500）

1 信息化环境下机关单位档案信息化建设的必要性

1）适应时代发展的必然要求。当下，机关单位的各项工作进一步推进，日常工作中所产生的各类信息资源不断增多。如何对各类信息资源进行信息加工、资源重组、数据挖掘和知识采集，已经成为档案管理人员必须思考并关注的问题[1]。对机关单位日常工作中有利用价值的信息进行收集、分析、评价、处理、存储，按照一定的规范和标准对其进行数字化处理，加快档案信息化建设步伐，建立相应的档案数据库，能够更好地适应时代发展要求，紧跟时代发展潮流。除此之外，加快档案信息化建设步伐，搭建系统化的档案管理体系和服务体系，能够确保档案管理质量。

2）发挥档案价值的内在要求。从辩证法的角度来看，机关单位的各项工作本质上是一种社会实践活动，离不开对既往工作成果、工作数据以及其他信息资料的参考和借鉴。作为一种重要的信息凭证，档案能够为机关单位各个工作人员提供信息参考、决策咨询，帮助工作人员更好地开展下一步工作。加快档案信息化建设步伐，进一步实现对档案的统筹开发与利用，可以确保工作的科学性、可行性以及合理性，提升单位整体工作效能。一方面，当纸质档案转化为数字档案后，档案管理人员就可以直接通过互联网工具对档案资源进行管理，实现档案“管理在于利用”的目标。另一方面，当纸质档案转化为数字档案后，能够更好地为档案资源共享奠定基础，提升信息资源利用率。总而言之，档案作为一种重要的信息资源，在机关单位各项工作中具有激励探索、启迪思维、帮助研究等作用。加快档案信息化建设步伐，能够最大限度地扩大档案资源的利用面，彰显档案资源的价值，降低机关单位的信息管理成本，走向可持续发展道路。

2 信息化环境下机关单位档案信息化建设中常见的问题

1）档案数字化转化缓慢。一是纸质档案数字化转化缓慢。部分机关单位软硬件设施不达标，难以高效对纸质档案进行扫描处理。在这种情况下，纸质档案就无法快速进行转化，更谈不上录入到相应的档案管理系统或者数据库中进行管理[2]。二是电子档案入库工作不及时。部分机关单位没有及时将电子类文件资源进行整合并归档，尚未将电子档案录入到相应的档案管理系统或者数据库中。

2）档案数据库建设滞后。随着档案资源不断增多，数字档案的管理难度也会随之提升。然而，部分单位没有建立相应的档案数据库，不利于从体系化、系统化、规范化的角度开展档案信息化建设工作。同时，单纯将数字档案存储于硬盘等空间中，不仅无法有效应对网络终端的安全威胁，而且无法减少档案存储成本。例如，硬盘损毁后容易发出现数字档案灭失的情况，影响档案资源的完整性。

3）专业化人才匮乏。档案信息化建设离不开人才资源。然而，部分机关单位既没有进一步引进人才，也没有培养档案信息化建设领域的业务骨干，无法抓住信息化社会的发展机遇。一方面，部分单位引进人才的过程中仍然单纯侧重于人才对档案学知识的掌握程度，忽视其应用信息技术和操作计算机的能力[3]。另一方面，部分单位人才培训工作不科学，没有结合信息化建设要求来设计培训内容，无法做到与时俱进。

3 信息化环境下机关单位档案信息化建设的有效对策

1）加快档案数字化转化，夯实档案信息化建设的基础。一是要开展纸质档案电子化入库工作。首先，可以通过微缩相机、高速扫描仪、高拍仪等硬件设备对纸质档案进行扫描处理，将其转为电子化格式。其次，要将纸质档案的目录同步录入到数据库或者档案管理系统中，并在目录下增设附件上传、附件下载、原文查阅等功能，确保工作人员能够快速地利用相关的档案资源。最后，纸质档案电子化入库过程中必须要满足档案数字化转化的相关规范和标准，保障档案信息化建设的质量。二是要开展电子档案多元化入库工作。当前，办公自动化、智能化、信息化技术已经在机关单位基本普及，许多信息资源以电子化的形式表现出来。因此，机关单位要做好电子档案的入库工作，确保原始记录、图谱、照片、声像、影像等信息资源和数据的完整性、真实性。机关单位要结合本单位的具体需求采购相应的格式转化软件、格式处理软件、档案管理软件，确保电子档案能够规范录入档案数据库或者档案管理系统中。

2）建立档案数据库，形成网络化的管理模式。档案数据库作为存储档案资源的场所，是后期管理档案、开发利用档案的基础。为此，机关单位要建立档案数据库，实现规范化、系统化、科学化管理目标，提升检索效率。一是要明确档案管理或者使用的相关人员，将相关人员的信息录入到数据库中，确保相关人员能够在权限范围内使用和操作数据库。总体而言，档案相关人员大体包括机关单位档案管理人员、各个部门的档案专责等主体。各个主体在档案数据中所扮演的角色不同，其所能够操作和使用数据库的权限也会不同。二是必须要结合机关单位档案保密要求、档案利用需求、档案管理需求来确定不同人员的使用操作权限。三是要明确档案的录入流程。通常而言，可以由各个部门档案专责将相关的信息资源自行录入到数据库，并同步移交相关的纸质档案材料至档案管理部门。同时，档案管理人员需要对录入信息的规范性、准确性、真实性、完整性进行检验，审核相关的档案。四是要明确档案数据库中不同类型档案的格式。例如，文件类是否统一采用pdf或者word格式；图像类是否统一采用jpg格式；影像类是否统一采用avi格式。只有明确了相关标准，才能确保数字类档案立卷归档时的质量。

3）建设档案人才库，迎接时代挑战。一是要明确档案人才的引进目标，及时引进具有档案信息化建设经验、管理经验、操作经验的人才，为档案信息化建设奠定基础。二是要对现有的档案管理人员进行综合分析，明确人才培养需求，制定复合型人才培养方案。机关单位要重点围绕“数据库建立”“大数据技术应用”“区块链技术应用”“数字档案安全管理”以及其他专题开展相应的培训活动，增强档案管理人员应用各类数字信息技术的意识和能力。

4 结束语

档案信息化建设是一项长期性、系统性、复杂性的工作，不仅需要相应的技术、人才、财力支撑，而且涉及内容众多、方式较为多元，需要逐步推进。要做好这项工作，一是要加快档案数字化转化，夯实档案信息化建设的基础；二是要建立档案数据库，形成网络化的管理模式；三是要建设档案人才库，迎接时代挑战。总而言之，只有进一步把握时代机遇，抓住数字信息技术大发展、快变革的契机，着眼于档案信息化建设的重点，树立新思维，才能真正形成智能化、信息化、规范化管理的格局。