信息时代地质行业文书档案管理工作发展与创新研究

张 聪 刘继宗

（吉林省地质科学研究所，吉林 长春 130012）

地质行业所需要收存的文书档案是非常多的，这些内容加大了文书档案管理工作的工作量。基于此，加快推进地质行业文书档案管理工作改革创新势在必行，文书档案管理必须要保障档案管理的安全传递，而地质行业内的文书档案管理，在新的时期有很多新的要求，为了建立有效的服务模式，实现地质行业文书档案管理的科学化和标准化管理，必须要不断创新文书档案管理工作。

1 新时期地质行业文书档案管理存在的问题及分析

1.1 管理制度不够完善、文书档案收集不够全面

地质行业内文书档案管理工作的重点是档案的保护与收集，文书档案需要收集全面、妥善保管，才能够在单位的各项管理事务决策过程中提供比较全面细致的参考材料。在地质行业组织的日常管理中，有许多不同类型的文书档案，都是需要收集与保管的。但在实际工作过程中，由于档案管理制度的建设存在一些问题，档案管理工作不够详尽，管理条例不够规范，档案收集制度不够完善的问题一直存在，偶尔会因为档案管理过程中的疏忽，发现一些重要资料的缺失，或者是工作中只对一些领导强调的重点文件加以重视，而对于日常的一些一般性文件却没有引起足够重视，可能会导致文件遗漏甚至丢失的情况发生。因此产生了文书档案资料收集不够全面的问题，使单位的日常工作也受到一定的影响。

1.2 档案管理的信息化水平不高

档案管理的信息化水平不高是目前大部分档案管理过程中存在的显见性问题，这是因为虽然目前很多档案馆引进了计算机技术和网络技术，但是硬件的使用需要一个熟悉的过程，档案的种类和类型极为丰富，在纸质档案向电子档案逐渐转变的过程中，一些工作人员缺乏信息化管理能力，对于信息的筛选和管理手段比较落后。这个问题常常使得地质档案管理过程中存在一些漏洞，导致管理方式落后的问题一直存在。档案检索工作依靠手工进行的问题还是存在，虽然部分信息已经开始进入到信息化录入的阶段，但是还是有一些特殊的渠道信息，或者档案信息仍然依靠手工的方式筛选和寻找，或者在电子信息化录入时存在着遗漏的情况，影响了资料查询的速度。

1.3 地质档案信息化管理的人员基础薄弱

通过大量的工作实践，人们发现目前人员的信息化管理水平差，也是档案管理存在的漏洞之一。由于管理部门缺乏专门的管理人才，很多管理人员的专业知识比较欠缺，使得档案管理意识薄弱，或者在档案分类时存在着一些问题。目前，地质档案管理的信息化水平普遍不高，一个很大的原因是因为地质档案管理人员素质参差不齐，缺乏档案搜集及整理人才，计算机操作水平也并不是很高，无法满足现代化档案管理和资料调取的实际需要，人力资源基础比较薄弱，不能促进档案管理的现代化发展进程。

2 实现地质行业档案管理创新的必然举措

2.1 建立健全地质行业档案管理制度

档案管理工作不断朝向规范化的方向发展，建立完善的、现代化的档案管理制度和先进的工作机制是保证档案管理能够按部就班、顺利开展的关键，只有制定完善而详尽的管理制度，才能进一步完善档案的管理机制，可以通过有效手段鼓励地质行业的档案管理人员与其他部门密切配合，并且做好引进先进的管理软件，搜集有价值的档案信息，并快速完成档案管理自动化发展的进程。目前要做的是，实现文书档案和电子档案之间的高效管理并利用先进的档案管理技术，使档案管理及查询机制越来越快捷，促进档案管理工作的开展，并充分考虑到目前我国地质行业的发展现状，使得管理制度与档案管理的实际需求相结合。

2.2 不断创新地质档案查询及管理的服务方式

我们需要重视服务领域的拓展工作，并创新服务机制，将被动的服务转为主动的服务类别，在开展档案信息服务社会化和资源共享的进程中，将档案管理工作和行业服务相结合，使档案的查询工作更便捷，同时使地质行业的档案服务与新的发展模式相融合，这是摆在档案管理人员面前，非常重要的一个发展契机，也是新的发展和创新要求。不断创新档案查询及管理的方式，利用照片档案等完善发挥信息服务的优势，使得计算机网络技术不断叠加到档案管理之中，管理人员可以节省大量的工作时间，而且也可以树立为人民服务的理念，在完善档案管理的过程中不断优化服务品质，提出新的档案管理服务内容。人性化的服务，将推动地质行业档案查询及管理工作的开展，档案是为群体服务的，为了促进地质行业文书档案产业化发展格局，保证地质研究工作与社会发展相契合，必须要充分利用社会发展服务诉求，同时能够结合时代发展的脚步，帮助档案管理人员完善机构建设，创新服务模式，促进档案查询能力的显著提高。

2.3 优化地质行业文书档案管理人员的综合素质

人员的综合素质是工作水平提升的基础，也是创新服务的载体。地质行业文书档案的管理工作和创新服务必须要以人员为基础，这一系列的创新工作都需要以工作人员的工作观念和服务意识的创新作为重要条件，因此实现档案管理工作的创新，实现人力资源结构的优化是非常重要的，建立有效的档案管理，调取组织结构，提升管理人员的综合素质，从全局意识角度提升档案管理的现代化水平，打破传统服务理念的弊端，要求档案管理人员能够 不断的提升自身的素质，在选拔人才和调动人力资源的同时，要使其掌握先进的管理技术和档案自动化资料整合技术。在新的业务知识领域先进的管理人员，只要树立终身学习的意识，就会不断的优化现有的知识结构，主动提高业务素质和管理水平，需要组织内部的管理人员和一线工作人员密切配合，不断适应信息化社会对于档案管理体系的新要求，在使用影像化数字化技术和关键网络通信技术的过程中，地质行业档案管理人员将定期对于组织内部的工作人员进行培训，提升技能水平和服务意识，提升人员的基本素养。

3 结论

只有不断实现地质行业档案管理工作的创新，才能促进各方面管理工作的进步，而在不断提升档案管理方式水平的同时，提升人的素质也非常重要。这些新的档案管理模式和服务方式正在改变着人们的档案查询进程，而服务方式的多样化，也促使地质行业档案管理工作者不断开拓思路，在面临新的变革需求和档案使用需求的同时，传统的档案管理方式需要不断的改善，创新工作势在必行。