关于企业档案信息资源开发利用探析

2020-02-28罗祖涛

卷宗 2020年36期

罗祖涛

（贵州黎阳航空动力有限公司，贵州贵阳 550016）

现阶段，档案信息资源的开发利用已经成为企业关注的焦点，企业档案是企业经营发展中的记录，记录了企业的发展背景，关乎企业未来的发展。信息时代和科技时代的到来，充分展现了企业档案信息资源的重要性，只有大力开发和利用企业档案，展现信息资源的作用价值，方可推动企业的稳定发展。

1 档案信息资源开发与利用的意义

企业档案信息资源开发利用主要指工作人员依据特定的原则和要求，采取科学的方式方法，开发档案中存储的有价值信息。企业档案信息资源是企业发展的重要生产力，可促进企业科研生产、改革发展与文化建设。

现阶段，市场竞争日益激烈，企业若想更好地应对市场竞争，就务必高度关注信息资源的规模与质量，增强信息开发能力，只有加大档案信息的开发和利用，方可实现企业信息向生产力的转变，展现档案信息的效益，进而推动企业科研、生产和经营管理工作的有序开展，为企业创造更高的经济效益和社会效益。积极开发和利用企业档案信息资源能够减少人力、物力资源的消耗，使企业得到可持续进步。

2 企业档案信息资源开发利用中的问题

1）企业档案及档案开发利用认识不足。尽管很多人均十分关注企业档案信息资源，但是人们依然没有对企业档案信息资源的作用建立起正确的认识，也无法以客观的眼光看待档案资源开发利用。特别是在重视生产，轻视管理的企业之中。档案的管理依然处于被动局面，档案信息资源开发利用的紧迫感较差，无法充分展现档案信息的价值，如此也就无法实现信息资源向生产力的转化。

2）档案信息资源整合度有待提高。纸质档案管理通常由管理人员人为操作，保管的内容是实体。企业信息化建设后，计算机应用在档案管理当中。但是企业信息化人才的专业素质存在显著的差异，档案管理过程中计算机应用能力不过关。企业仅将档案信息存储在计算机系统当中，信息资源深度整理能力较差，无法灵活地应用互联网技术规范信息资源管理。此外，信息资源缺乏深度，企业档案信息收集工作的方法不科学，收集方式缺乏多样性，仅是依赖信息记录整合档案资源，无法满足企业的发展要求。

3）档案信息资源有待深度挖掘。很多企业档案管理功能缺乏多样性，只是一味的重视收集和保管工作。虽然档案管理工作的规模较大，但深度和专业性有待提高。首先，收集企业档案信息资源后，无法保证后续的管理和开发，档案保存即为档案管理。很多企业的档案管理人员，在收集档案资料后未做到分类处理，并不深度挖掘和整理档案信息，这样一旦用户需要，并不能及时提供便捷的查阅服务。同时，档案信息无法充分体现其价值，也无法全面展现企业决策的作用，不能有效提升企业的核心竞争力。其次，信息技术发展水平有限，无法维持信息挖掘的水平，从档案当中无法获取深度的信息。最后，档案信息资源主要在企业内部流通，且与外部衔接效果不佳，无法突显档案信息资源的作用，不能与时代发展相适应。

4）档案信息资源利用率有待提高。企业档案是一种十分重要的记录与凭证，在市场发展中流通和利用度较小，故而无法充分体现自身的经济效益。利用企业档案信息资源的过程中，除采用借阅或查询等方式外，还应在收集、整理和鉴定等方面高度关注用户的基本需求及市场发展的动态。但纵观企业运营实际情况，企业档案信息资源利用服务十分被动，无法保障信息资源加工、整理的智能化建设，这在很大程度上限制了档案信息资源的有效利用。

3 企业档案信息资源开发利用的有效措施

1）协调档案信息资源开发工作的特殊性及效益。企业档案资源是企业经营发展过程中形成的一种尤为特殊的知识产品，档案工作并非单纯的生产性工作，档案信息资源开发无法有效提高企业的综合效益，但是档案资源开发在企业运营中却是一项必不可少的工作，与企业文化、生产、决策等业务有着十分密切的联系，直接关系到企业的经济效益。因此，企业应该从长远发展的角度去看待问题，不可全然从盈利和创收的视角看待档案信息资源开发利用。

2）重视档案信息化建设，积极整合档案信息资源

信息化发展中，企业档案信息资源开发及利用需以档案信息化建设为基础，合理利用信息技术和网络技术，促进档案收集、整理和开发的信息化建设。档案信息化建设中需要人才、设备和技术的大力支持。企业要在档案管理中加强人、财、物的支持，从而提升档案信息化建设水平。

推动档案信息化建设和发展，重视档案信息资源整合，有助于档案信息资源的开发和利用。档案信息资源整合中，首先，需深度挖掘档案信息资源服务共享水平，合理利用信息技术加强档案管理，为档案信息资源归类、识别、保存和传输提供坚实的保障。其次，丰富信息资源整合渠道和方式，采取多种整合手段，合理应用信息技术实现信息资源向知识型文档的转化，提高信息资源整合效率。

3）加大挖掘深度，充分体现企业档案信息的价值。若想有效提高企业档案的价值，就需深度挖掘信息资源，以达到信息资源挖掘及利用的既定目标。全面展现企业档案的效用可增大企业的经济效益。为深度挖掘档案信息资源，要将信息资源转化为具有商业价值的资源。档案管理工作人员也应该适应时代发展，将企业档案中的显性知识与企业生产经营活动中所蕴含的隐性知识有机结合，参照企业发展现状，以战略的眼光看待档案信息资源挖掘。且合理应用先进的科学信息技术，深度挖掘档案中的多种知识资源，实现知识向生产力的转化，促进企业的科学决策，增强企业的市场竞争力。

另外，还要积极转变传统的企业档案利用模式，组织开展不同类型的服务，为档案信息交流奠定坚实的基础。除此之外，理性认识档案结构，整合后方可被企业分享和利用。档案信息资源服务中，也需要充分利用互联网信息等先进科技，组织开展不同形式的信息化档案咨询活动，为信息共享提供优质服务，及时转变服务的方式和信息传播模式。

4）改善技术水平，增大信息资源利用率。档案信息开发利用工作的有序开展需要性能优越的硬件。企业档案管理中，若无法应用先进完善的科学技术及设备处理信息资源，就无法将其落到实处，无法有效提高档案资源的利用率。为此，企业档案管理人员需要科学利用计算机和多媒体技术，合理利用声音、文字和图片等信息做好存储、处理等工作，实现档案内容与表现形式的有机统一。

利用企业局域网系统可为资源利用者提供多种不同形式的档案，不断拓宽工作的范围和领域，做到档案开发利用的多样化建设。在构建技术平台的过程中，基于纸质档案和数字化档案，有效处理图书、情报和档案等多项知识资源，在企业档案资源开发利用中，应用于企业档案信息资源开发利用，以发挥出档案信息资源利用的最大价值。