信息化条件下机关文书档案管理研究

杜爱玲

（山东省泰安市宁阳县伏山镇人民政府，山东 泰安 271408）

随着社会经济的快速发展，以及行政实务管理工作不断深入，机关文书业务数量和种类日益增多，在无形中增加了文书档案管理的工作强度，同时也增加了其工作难度。在信息化条件下，要想提高机关文书档案管理效果，则需要认识到信息化管理的重要性，并且能够根据当前的需要，注重创新传统管理模式，通过发挥信息技术的优势，积极探索出全新的管理模式，实现机关文件档案管理的信息化发展，在保证机关文书档案管理便捷性基础上，注重提高机关工作的服务质量，进而推动机关各项事务的全面开展。

1 信息化条件机关文书档案管理的意义

1）改善文书档案管理效能。随着社会经济的快速稳定发展，机关行政事务管理工作的深入发展，使得文书档案的数量及种类呈现出多样化、数量化的趋势。而传统管理手段无法满足当前监管文书档案管理的要求，不但其管理效率较低，而且难以实现理想的效果。在信息化条件下，机关文书档案要重新进行定位，根据信息化时代提出的要求，始终坚持与时俱进，实现档案管理的信息化建设，在保证文书档案管理质量的基础上，注重提高机关工作的服务质量。

2）有利于提高管理水平。在信息化时代背景下，各种信息化技术、软件设备等得到了推广，并且在各个领域得到了有效运用。尤其在机关文书档案管理中的运用，使得文书档案管理能力得到了有效的提升。与传统手工操作相比较而言，信息条件下的档案管理更加便捷化。通过计算机软件进行文书档案管理，往往会保证其管理更加规范化，并且管理上会出现自动化的趋势。此外，在传统文件传输过程中，经常会出现文件丢失等现象，给机关文书档案管理带来较大的影响。而信息技术在档案中的应用， 有效的改善了这种现状，并且保证了档案传递的安全性，促进了其管理水平的提升。

3）实现文书档案的开发利用。随着文书档案管理不断推进，促进了档案信息资源的开发。在机关文书档案管理过程中，通过信息化手段的有效运用，有助于构建信息化管理平台，极大的提升了档案管理的效果，同时也有助于实现档案资源的共享，为机关的发展提供了重要的数据保障。此外，通过档案信息化建设，可以改善管理部分“官本位”思想，在一定程度上改变了文书档案利用方式，能够促进机关管理部门对职能进行转变，让管理部门能够更好的为中心工作服务。

2 信息化条件下机关文书档案管理现状

1）文书档案管理有待于规范。随着自动化技术的推广及应用，机关办公自动化水平得到了极大的改善，在很大程度上提高其管理水平。尤其办公平台的更新及升级，在无形中增加了文书档案的管理难度，导致部分电子档案的查询难度有所增加，造成部分数据出现丢失现象。每一种行政文件本身也需要进行一定的梳理，并根据电子档案的相关要求移交到专门的地方进行保管。但是因为很多部门中的文书档案都是分散在lh拟稿人的计算机上，要进行统一管理较为困难，容易出现数据丢失的情况。与此同时，随着机关工作方式上的转变，对于电子文件的使用等提出了高要求。

2）文书档案管理投入需要加强。针对文书档案管理工作而言，其信息化管理投入需要得到进一步加强，随着机关各项工作的不断发展，文书档案管理信息化成为发展的主要趋势，但是其涉及的面相对较为广泛，具体主要包括办公软件、网络及电脑等，为了保证日常管理需要，应当注重资金方面的投入。尤其现阶段，文书档案信息化建设缺乏足够的资金为其提供支撑。根据相关数据调查显示，部分机构单位在实际的工作过程中，并没有认识到档案信息化建设的重要性，并且缺乏对其重视程度，导致资金上没有得到保障。鉴于当前这种情况下，对于档案信息化建设造成较大的影响。

3）需要进一步改善管理队伍。在文书档案管理过程中，管理人员作为该项工作的主体，管理人员素质的高低直接影响着其整体管理效果。但事实上并非如此，当前文书档案管理人员并非专业人员，通常主要由相关办公室人员兼职。对于专职的文书管理人员而言，对于他们往往有着较高的要求，机关文书档案管理人员专业学习以及系统教育的人则相对缺乏，造成整个队伍的整体素质较为薄弱，难以满足机关文书档案管理要求，无法取得理想的效果。

3 信息化条件下机关加强文书档案管理的措施

1）提升文书档案管理人员的素质。在机关文书档案管理过程中，要想实现档案管理的效果，则需要注重发挥档案管理人员的优势。要想实现当前这一目标，则需要提升档案管理人员的素质，在这种过程中应当根据具体实际情况，定期对现有档案管理人员进行培训，为其提供更多学习的机会，使其主要学习更多专业知识。通过相关培训教育工作的开展，不但能够保证其工作意识，明确文书档案管理人员的责任，而且还有助于提升其整体素质，增强管理人员业务能力。同时，还可以面向社会公开招聘，选拔专业型的档案管理人员，不断充实整个文书档案管理团队的力量，使得团队的素质得到极大的提升。根据实际培训的结果，注重相关管理制度，专业考核制度、奖惩制度等，通过考核制度的完善，能够促进其不断完善自己，进而推动文书档案管理水平的提升。

2）信息化条件下文书档案管理工作规范。机关有属于自己的文书档案管理制度，这些制度针对传统管理模式而定，在具体实施过程中逐渐暴露出诸多问题，已经无法满足信息化条件的文书档案管理需要，不利于档案管理工作的开展。并且制度的拟定往往涉及很多部门，相关人员来自不同部门，人员相对较为分散，在一定程度上影响着新制度的拟定。并且新制度的实施主要针对纸质文件，在电子档案管理方面却不适用，并且还会造成电子文件丢失等问题。在当前这种情况下，机关要想改善这一现状，则需要根据文书档案管理的要求，在思想上逐渐提高重视程度，重点加强档案管理工作的开展，为文书档案管理提供重要的基础保障。同时，机关还需要积极进行新的档案工作规范进行修订，并且要保证得到科学落实，实现信息化条件下文书档案管理工作规范，进而提高机关文书档案管理质量，使其达到信息化条件下档案管理的要求，推动机关相关工作的全面发展。

4 结束语

在机关文书档案管理中，由于受到诸多因素所限制，导致其档案管理问题较为突出，难以取得理想的管理效果。鉴于此，机关单位要根据当前工作的需要，结合信息化条件下档案管理要求，积极转变档案管理理念，充分发挥出信息技术在档案管理中的作用，实现文书档案管理的信息化建设，在保证其管理水平得到提升的基础上，发挥档案管理在机关单位中的作用，进而提高机关单位的整体服务水平。