大数据时代背景下的档案管理探讨

魏 炜

（山东省血液中心，山东 济南 250000）

中国信息技术的不断发展，有助于我国事业单位建立完善的信息化系统。随之而来影响的便是事业单位的档案数据管理，传统档案管理方法的局限性导致档案数据信息无法得到充分利用，阻碍事业单位的战略决策。而随着大数据分析手段的普及，对事业单位档案信息化管理有着极大的帮助，但在此过程中也存在着一些缺陷与不足，希望本文的探讨能够对事业单位完善信息化档案管理提供帮助，使事业单位档案管理工作能够享受到大数据带来的红利。

1 大数据时代的含义

大数据概念的提出最早要追溯到2012年国外发布的《大数据研究和发展倡议》这一文件中。当时这篇文章主要是为了宣布斥资两亿美元启动“大数据研究和发展计划”，旨在增强美国政府的收集、萃取、分析、利用数据等方面的能力，从而大幅度地提高其政府的预见力和控制力。同年11月，我国政府在广州率先开启了“大数据战略工作方案”，同时也意味着我国大数据时代的正式开启。就目前而言，学术界之间对于大数据时代的定义和划分都具有一定的争议性，并不能形成统一的概念或者理论。但其中最具有代表性的还是3V定义，3V定义是从大数据的基本特征出发，即各行各业要同时满足三个最为基本的特征：规模性、高速性和多样性。综上所述，大数据是由庞大的数据和数据量激增而产生的新的数据管理方式，它不仅是当前社会需要的产物，同时也是未来社会发展的趋势代表。在对于数据的采集、整理和分析中，大数据有着不可估量的价值和作用，相较于传统的数据管理而言，大数据的信息管理还能够大幅度地促进各行各业的转型与发展。

2 医疗档案管理中模式创新的举措

1）推动数字化档案建设。医疗档案管理已经进入数字化时代，发挥云存储、大数据、智能化档案管理技术的实用价值是医疗档案管理改革的主要方向。建议医院大力提高医疗档案管理信息化水平，基于新媒体构建新型的医疗档案传递机制，进一步借助互联网畅通与患者的联络机制，积极的更新医疗档案管理的软硬件设备。例如，运用高端计算机、图像等处理软件、数据分析设备对医疗检验结果进行解析，满足患者阅读医疗档案的需求。进一步加强档案安全防控，完善档案借阅调取机制，提高数字化档案的访问控制，有效防止医疗档案数据丢失、泄密造成的不良影响。加强数字化档案格式的优化改革，丰富医疗档案的类型，全面提高医疗档案管理的整体效率。

2）强化管理人员素质。新时代医疗档案管理具有信息化的基本特征，医疗档案管理还要大力培训专业技术人员，全面提高档案管理工作人员素质，加大档案管理人中的培训强度，帮助档案管理人员熟悉信息化的医疗档案运转模式。首先，促进档案管理人员了解信息化档案管理方式，加强档案数据信息的整理，进一步运用智能化的手段指导档案管理人员熟悉更加方便快捷的医疗档案操作流程。其次，基于医疗档案管理技术设备更新组织开展业务培训，推动档案管理人员掌握统计学的知识，提高档案管理人员应用大数据技术的能力，帮助档案管理员解决云存储时代的技术难题。第三，进一步提高医疗档案管理人员的研编能力，提升档案员档案管理的操作技能，着力提高档案管理人员的操作技能，达到全面提升档案管理工作总体质量水平的目标。

3）创新档案管理制度。新时期应当建立科学化的档案管理工作制度，强调完善档案管理体系，针对医疗档案使用中的问题创新档案管理方法。首先，规范档案管理标准，基于信息化档案运转平台确定档案管理工作方式，做到科学化、规范化、系统化的得到档案使用指引。其次，针对档案收集工作优化制度，既要保证档案数据资料收集全面，还要解决档案整理不规范现象，尤其加强档案信息健全性、准确性、标准格式管理方面制度。第三，基于医疗档案的多元化平台传输修正档案管理工作制度，结合档案管理法规、档案管理工作实际，制定更加完善的档案管理工作办法，督促各部门积极的履行档案管理责任，保证医疗档案在指定时间以有效方式传递给使用方。

4）优化档案运转程序。医疗档案管理应当减少不必要的中间环节，实现对档案的实时监控，在防控档案运转风险的基础上提高档案的使用效率。因此，应当构建一个医院各部门紧密配合的档案管理工作体系，加强相关部门的紧密配合，保证医疗档案的充分运用。例如，创新档案供给机制，确定档案制作限时办结制度。创新档案分享办法，消除因档案存储方式繁琐、缺乏医疗档案监督机制，档案互动不足造成的问题。倡导由专业档案管理部门督促业务部门及时的汇总医疗档案信息，基于患者诊疗、医保报销、上级医政管理需要优化档案运转程度，提高档案管理的整体效率。

5）营造良好的信息化基础环境。要想建设完善的人事档案信息化管理系统，营造良好的信息化基础环境是关键环节。一是充分施展大数据、云计算在人事档案信息化管理中的功用，建立健全人事档案数据库，通过电子信息加工技术对搜集的信息进行处理，实现图文数据化，提高工作效率，减少人工纰漏，保证信息资料的客观性、准确性及完整性。二是在利用人事档案资源时，结合人事信息重要性来权衡利弊，对于可以公开的信息实现合理的资源共享，充分发挥档案信息资源的价值。三是构建并完善人事档案信息化平台，将档案资料与互联网结合起来，提供更方便的检索和阅读方式，信息资源要及时更新保持时效性。同时，引入先进的电子信息设备和卓越的技术，并定期检修维护设备，注重电子设备的软硬件配置，做好备份以避免意外，常规调试及时升级保证系统高效运转。四是建立相应的安全机制，对档案信息进行拷贝，设置信息恢复功能以及保存好纸质资料，确保文件储存安全。做好计算机的安全防护工作，避免资料泄露和黑客入侵等。对于档案人员进行安全机制培训，增强其档案安全意识，营造良好健康的信息环境。

6）实现档案管理的集中化。当前各个地区都有自己的档案管理系统和档案馆，同时各个地区之间的档案管理并不流通和交融，导致资源比较分散和独立，无法实现资源的共享和交流。因此，在面对当前多元化的信息需求，必须要建立各个地区之间档案信息的共享和交流平台。一方面将各个地区的档案进行“大档案”模式的管理，能够有效减少对冗杂信息的处理和过滤时间，提高档案管理效率。另一方面，通过互联网资源的有效整合，可以让更多的公众参与到档案整理当中来，从而保证档案管理工作能够紧跟时代的步伐。

3 结语

大数据时代的到来既是机遇也是挑战。如何抓住机遇，如何应对挑战是档案管理工作开展中首要回答的问题。本文详细地阐述了当前在大数据时代，档案管理工作中出现的问题，并提出了相关的解决策略，以期能够更好地帮助我国档案管理工作的开展。大数据时代作为当前社会发展的必然趋势，拥有广阔的发展前景，各行各业都能够在大数据时代获得巨大的突破和发展。