医院档案管理的现状及档案信息自动化的管理对策研究

刘洪凯

（滨州医学院附属医院，山东 滨州 256603）

医院档案管理信息自动化，是基于现代化信息技术大发展应运而生的一种全新管理模式。通过档案管理信息化、自动化的实现，可以提升档案管理的工作效率，并保证档案的利用效果，进一步起到节约人力及物力成本投入的作用[1]。由此可见，在医院档案管理工作开展过程中，需要灵活运用信息化技术方法，持续革新档案管理模式，不断提升档案管理水平，从而充分发挥档案管理的作用，深入挖掘档案信息，为医院档案管理整体工作质量的提升起到保驾护航的作用。此外，由于从现状来看，我国大部分医院档案管理工作存在一些有待解决的问题。鉴于此，本文针对“医院档案管理现状及档案信息自动化的管理对策”进行分析研究具有重要的价值意义。

1 医院档案管理现状问题分析

1）设施设备信息化建设力度有待加强。设施设备是医院档案管理信息化建设的主要物质载体，以先进的设施设备为依托，能持续优化档案管理流程，并有效提升档案管理水平。但是，即便当下我国大多数医院已完成档案管理基础设施设备的建设工作，但是在建设成效方面还有待提升，尤其是在自动化开发能力方面，较为薄弱。与此同时，医院档案管理呈现出电子化档案与纸质档案并存的局面，例如：部分医院建设了信息化档案管理系统，但是一些自动化运行功能尚未被全面开发，使得档案管理、调阅及存取等环节仍需沿用传统模式方法，这样会制约档案管理水平的进步，进一步影响档案管理的质量。

2）档案信息化管理标准体系有待完善。当下我国医院档案管理实践中信息技术的应用相对广泛，能有效提升档案管理的效率及质量，还能满足充分利用档案信息的要求。而档案信息自动化管理模式正常运行，需要明确的标准及健全的体系的支持；反之，则会影响档案信息传输效率，难以实现档案信息快速共享的目标，进而影响档案管理的总体成效[2]。与此同时，大多数医院在档案管理信息化建设过程中，更加倾向于软硬件方面的建设，妄图利用外在技术方法提高档案管理的效率，使得软、硬件功能的发挥失去标准化体系的支持，进而使软硬件设施成为“摆设”，难以发挥出既有的功能及价值。

3）档案管理人员素质有待提高。档案管理人员是医院档案管理过程中的重要参与者，尤其是在医院档案管理信息化建设进程中，档案管理人员扮演着非常重要的角色[3]。然而，从目前我国医院档案管理工作来看，普遍存在管理人员综合素养参差不齐的问题。比如，部分档案管理人员自身在信息自动化的操作能力及技术水平方面明显缺乏，难以适应新形势下档案管理的工作需求。此外，极个别管理人员过于依靠以往工作经验，加之医院方面缺乏健全的人才培训体系，从而使得档案管理人员的综合素质水平难以得到有效提高，进而使医院档案管理工作效率及质量难以得到有效提高。

2 医院档案信息自动化的管理对策分析

如前所述，对医院档案管理工作现状有了一定程度的了解，从提升医院档案信息化管理水平角度考虑，有必要采取及时有效的管理对策。总结起来，具体对策如下：

1）优化医院档案管理信息条件。档案管理是医院日常运营管理的基础性工作内容，为了提升医院档案管理的成效，有必要在优化档案管理流程的基础上，紧跟时代发展潮流，加大对档案信息自动化管理工作的重视程度，在档案管理工作开展过程中，创设信息化管理条件[4]。与此同时，将档案管理与发展战略相结合，灵活运用信息技术方法，持续深化医院信息自动化管理建设进程，并投入必要的资金、人力及物力，与此达到切实提升档案管理总体成效的目标。此外，还有必要充分发挥软硬件设施的支持作用，进一步加快信息自动化建设进程。

2）推行医院档案信息精准分类模式。医院档案资源不同于普通档案资源，其内容丰富且形式多样。因此，在档案信息自动化管理建设过程中，需要以科学合理的标准化体系为依托，明确档案信息类型标准，准确分类档案资源，以此提高档案资源利用率，并保证档案资源数据信息的安全性。具体做法如下：（1）在档案信息自动化管理建设过程中，相关医院管理人员必须明确要求档案管理部门提前做好档案审视及梳理方面的工作，根据医院规模及职工人数，主动借鉴相似医疗机构的档案信息自动化管理建设经验及建设路径，以此明确档案信息化的管理标准，形成清晰明确的信息化管理体系，进一步确保医院档案管理的规范性。（2）在建设标准过程中，还有必要有机分类医院中各种档案信息，采取数字标号的方法进行规范化管理及控制，保证各种关键性数据信息有序、准确输入到系统，并保证能够在系统中快速输出。（3）在医院档案信息自动化管理建设时，有必要以高效精准分类档案管理资源为前提条件，为档案开发利用、传输处理、转换整合及存储收集提供更多便利。必要时，可根据医院信息资源科学分类的相关参考性依据，将医院档案信息大致划分为若干个类型，以医院信息为例，包括：药物剂量、治疗、影像学、检验、护理、医生及患者等方面的资料信息；以医院管理信息为例，包括：卫生系统相关文件、人事管理、设备管理、材料管理及医院管理等方面的资料信息。这些资源信息均需合理、科学分类，并加强分类管理，便于后续医院档案信息资源利用效率的提高。

3）做好医院档案信息收集工作，提升档案管理人员综合素质水平。信息收录是医院档案信息自动化管理建设的重要环节之一，因此在实际管理过程中，医院必须立足于自身档案管理部门的特点，搭建信息化管理系统，做好档案信息数据收集及整理工作，满足档案管理全覆盖的要求。与此同时，医院档案管理部门需配置专业素养高的管理人才，尤其是在档案管理实践期间，理清岗位及人员的工作职责及任务，以此提高信息收录的工作效率。并且，除现有资源收集及整合外，需将纸质档案向电子化档案转移，以此起到保护档案信息资源的作用[5]。此外，引进完善健全的人才培养体系，持续扩大人员培训教育力度，适当提高入职门槛，选派有能力的档案管理人员，以绩效考核方式为基础，激发档案管理工作人员对待工作的积极性及责任态度，进而全面提升医院档案信息管理工作效率及质量。

3 结语

综上所述，档案管理是医院日常运营管理的一大基础性内容，其管理水平的高低与档案资源利用成效之间存在密切关联性。因此，相关医院必须秉持“具体问题、具体分析”的工作原则，高度重视档案管理工作的开展，全面分析现存问题，将档案管理与信息化技术相结合，形成自动化的档案信息管理系统，以此提高档案管理工作的效率，并深入挖掘档案资源的利用价值，进一步为促进我国医院档案信息自动化管理水平的提高提供强有力的支持。