信息时代办公室档案管理工作探讨

韦 榕

（江苏省淮安市洪泽公证处，江苏 淮安 223100）

1 信息时代办公室档案管理的优势

1.1 促进资源共享

原来的办公室档案管理，都是手工操作，归入文件管理库。这种管理方法不方便人员进行后期查询，在大量信息资源中查找比较困难。与此同时，大量的资源和空间用于档案管理，造成空间和资金的浪费，不利于在企业内部进行成本控制。借助于信息化管理系统，可以进一步突破文书档案管理的时空限制，使之更加体系化、更完善。利用因特网进行互动，可以有效地实现资源共享，保证文书档案的查询和资源的传递。在资源分析、数据处理、档案规划等方面，自动化技术实现了文本资源的统一管理，有效提高了资源的利用率。与此同时，保证人员能及时分析和使用数据。资源在各个信息平台之间的传输效率不断加强，各个方面的人员能够进一步根据实际的需要对数据资源进行选取和整合，进一步促进资源的利用效率提升。

1.2 提高办公效率

办公自动化系统可以进一步处理文书档案中的数字文本，利用电脑的辅助操作对数据库进行归纳，保证每个文本能够归入相应的类别当中，确保各方面操作的效率。与传统档案管理相比，文书自动化管理具有更明显的优点，能进一步简化工作流程，减少纸张浪费，提高工作效率，方便人员后期查阅资料。由于应用范围很广，而且发展速度很快，文书自动化管理将成为未来发展的主要趋势。文书自动化管理可以更持久、稳定地保存文件，利用计算机处理技术，使文件信息的分类自动实现。这种工作模式可以避免外部环境对文书的影响。与此同时，文书档案管理自动化可以进一步提高数据检索效率。在多次查询过程中，同一数据容易出现多次查询、效率不高的问题。在同一时间多次使用工具，导致数据容易被破坏或丢失。电子技术平台能有效防止数据被破坏，使数据被多次重复使用。检索过程中，只要输入文件号名称，就可以进行快速查询，进一步提高整体检索效率。

2 信息时代办公室档案管理工作中的不足之处

当前，办公室档案管理工作过程中存在的不足之处大多是因为管理工作人员专业性不足，未树立正确的信息管理认知，社会环境在不断变化，科学技术水平不断提升，办公室作为企业主要的职能部门，在当前时代应该跟随社会发展脚步，将信息技术应用其中，从而对办公室人才进行全面培养。与此同时，社会环境的不断变化，致使办公室档案种类逐渐丰富，传统办公室档案管理种类单一。因此，信息化办公室档案管理成为全新的事务，工作人员要在短时间内接受这一事务。因此，在日常工作中极可能出现失误的情况发生，致使档案管理工作凌乱，如果不能提出有效的解决对策，解决上述问题，那么便会对办公室档案管理工作的持续性发展产生非常消极的影响。

3 信息化办公室档案管理创新途径

3.1 档案管理工作人员的创新信息化

首先，办公室档案管理人员质量的主观因素。第一，办公室档案管理人员作为工作主体，其个人素养会对档案管理工作质量产生直接的影响。因此，在对档案进行管理时，第一步便是对工作人员进行创新，档案管理工作者的创新应该是由内至外的，对档案管理工作人员进行创新，便是从根本上对档案管理工作进行创新。负责对档案进行管理的工作人员应具备极强的专业素养。因此，应对档案管理工作者进行专业培训，档案管理工作者不光要具备熟练的专业技能。第二，办公室档案管理工作的理念应该进行创新，档案管理工作人员应改变自身工作思维，自主学习计算机等新型档案管理方式，自主找寻档案管理有效模式。档案管理工作人员不光要具备专业素养，还要提升软实力，在对办公室档案进行管理时，管理策略应与时俱进。只有这样，才能够使工作效率得以提升。因此，企业应对办公室档案管理工作人员的管理策略进行创新，带领其学习全新的理念，将新型管理模式引入其中。创新档案管理工作人员时应注意如下两点。首先，提升管理工作人员的硬实力。其次，是档案管理工作人员树立正确地信息管理觉悟。这样一来，能够使工作人员专业素养低下，工作积极性低下的问题得以解决，并使档案管理质量得以提升。对人才进行充分利用，将其能力发挥到最大价值，能够在信息时代下使办公室档案管理质量得到质的飞跃。

3.2 建设信息化档案管理办公室

科学合理的改革，可以推动办公室档案管理工作的持续发展，档案工作者应在企业的支持下，引进先进技术。可以通过安装安保系统的方式确保档案安全性，档案安全并非独立的，将其与档案管理人员的工作内容相结合，才能够将档案管理的创新得以体现。与此同时，能够将档案通过信息的方式串联在各个部门创建共享性资源平台，以便不同部门对信息进行及时的更新储存。不光能够使不同部门之间的关联性得以提升，还能够有效节约不同部门因信息沟通所耽误的时间，最终达到提升企业工作效率及经济收益的目的。

3.3 创新档案管理模式

传统办公室档案管理时存在诸多不足之处，因涉及的文件数量庞大，种类繁琐，在对档案进行归类存放时缺乏系统性的条例，导致文件缺失的情况时常发生。另外，企业需要通过大量资源查找所丢失的文件，不光提升了档案管理成本，还增加了管理工作人员的压力和难度。因此，科学合理的档案管理模式对信息化档案管理工作的开展有着至关重要的作用。在当前环境下，办公室档案管理工作人员应创新工作模式，针对已经接收存入的文件而言，建立一个完善的档案管理系统，以不同档案的内容及性质为依据对其进行合理分类并为其编排序号，准确存放。针对新收集记录的文件档案管理，工作人员对其进行备份，并采用电子信息系统的方式记录之后进行存档编号。这样一来，在需要查找文件时，并可以采用计算机的方式查找类别编号，在最短的时间内找到所需要的文件。为了确保其安全性，应创建备份系统，预防出现文件丢失的情况对企业经济效益带来损失。在对档案进行管理过程中，会因为特殊的原因导致档案记录模糊，这些情况会对信息档案的安全性产生威胁，对档案工作的开展产生消极影响，因此应该对档案管理方式进行改革，创新档案管理工作人员应明确自身职责。举例来说，接收到新的文件后，应该全面了解其中的信息，确保档案的安全，方法是建立分工制度，明确工作人员的个人责任，科学合理地规划工作内容，这样也能有效地减少文件出错的机会，并在档案管理过程中发现问题后及时处理。

4 结束语

综上所述，在办公室档案管理创新过程中，企业管理者要帮助档案管理工作人员树立正确的信息化管理观念，创建信息化管理模式，不断向科学化标准化方向发展。此外，还应该借鉴并引进有效的管理模式，为档案管理工作的正常开展提供支持。这样一来，才能够将信息化档案管理的价值全面体现出来，并为企业经济效益的提升及持续性发展提供保障。