公共资源交易电子化档案管理创新研究

霍青华

（菏泽市公共资源交易中心，山东 菏泽 274000）

随着社会经济的快速发展，我国在公共资源交易方面的业务量也在不断扩大，整体交易范围越来越大，所开展的交易活动也更加规范，为社会发展做出了巨大贡献。而在公共资源交易业务快速增长的同时，档案文件的数量也随之增加，在这些档案当中，能够将公共资源交易的整个过程反映出来，为后续的检查工作提供必要依据[1]。在当前公共资源交易电子化与信息化水平不断提升的情况下，交易数据呈现出新的态势，这就需要将电子档案管理引入其中，采用电子化的手段来开展各项数据的收集与保存工作。所以说，在现阶段的公共资源交易过程中，需要更好的发挥出电子档案的优势，改变以往传统档案管理的手段，采用电子文件的手段，开展数据的储存与管理，实现整体档案管理效率的提升。

1 电子档案管理的优势

1）归档方式更为便捷。相较于传统纸质档案来说，在应用电子档案管理的过程中，可以对标识文件原始证书当中的一些关键信息进行修改，这就需要在进行创建的过程中，应该针对原始电子文件证书开展相应的加密工作，包括验证信息、数字签名等，保证其在进行传输的过程中，不会出现被随意修改的情况[2]。而在开展这些操作以后，可以为电子档案的归档提供便利的条件，特别是在保证其真实性与原始性的基础上，针对电子档案进行重新命名，采用合理的编码顺序，为各项资料的归档提供便利条件。在电子档案管理过程中，信息使用者在调阅信息时候也更为便利，可以借助编码来快速的获得所需要的资料，实现了档案使用效率的提升。

2）保管形式更加严密。在以往的档案管理过程中，更多的采用纸质的方式来进行保管，这就使得其容易受到外界环境因素的影响，出现材料老化的情况，对档案中的内容产生了不利影响。而在电子档案管理当中，保管形式更加的严密，采用电子化的手段，能够避免出现老化问题，同时在各种保密措施的帮助下，可以为档案的内容安全提供可靠保障[3]。在信息化技术的作用下，通过采用加密的方式来进行档案管理，能够更好的避免档案管理被窃取。除此之外，在电子档案的作用下，可以更为快速的进行相关信息的备份，为档案保管提供双保险，避免在硬件设备遭受破坏的情况下，产生档案丢失的情况。

3）提升公共资源交易透明性。随着我国市场经济的愈加完善，在公共资源交易方面的需求也不断高涨，这就使得人们对于公共资源交易的公平、公开有着更高的要求。在开展公共资源交易的过程中，通过采用电子档案管理的手段，可以保证其在招投标环节中的各类文件能够接受公众的监督，采用计算机辅助评标、远程电子监察等手段，对相关内容进行全程的记录，从而避免出现随意修改招投标内容的情况。在借助先进电子档案管理技术的作用下，可以对各项数据提供有效的保护，实现投标效率与质量的提升，实现整个过程的规范透明，监督各项招投标工作的开展。在当前电子档案的作用下，公共资源交易中心在进行信息公示方面的效率也得到了显著提升，借助门户网站以及主流媒体，可以更为快速的进行相关内容的公示，自觉的接受社会公众的监督，提升公共资源交易的透明度。

2 公共资源交易电子化档案管理创新措施

1）完善管理制度。在推动公共资源交易电子档案管理创新的过程中，首先需要对相关管理制度进行完善，结合自身工作的实际情况，保证所制定的管理机制具有可操作性，符合电子档案管理的要求，实现各项工作的顺利开展。在构建科学合理的管理机制下，可以为电子档案管理的有效落实提供可靠保障。管理制度的完善需要建立在现有管理机制的基础上，继承以往管理中的优秀经验，同时吸收先进的管理理念，保证各项管理工作的开展符合电子档案管理的要求，为公共资源交易业务的开展奠定良好基础。

2）开展全流程电子化。尽管在当前的公共资源交易业务开展中，信息化的水平在不断提升，但是并没有达到真正意义上的全流程电子化，这就需要在推动电子档案管理创新的过程中，必须要开展全流程电子化，满足各项管理的要求。在公共资源交易业务的开展中，诸多环节的流程比较复杂，比如建筑工程、土地交易、政府采购等，其中的交易方式也比较多样，在各种不同交易方式，所产生的资料也存在较大的差异，同时其中的数据也出现了变更，这就需要在开展电子档案管理的过程中，必须要针对其中产生的变化，进行实时的记录，保证档案信息的完整性。在开展公共资源交易平台整合的过程中，需要做到信息共享，提供统一的服务平台，将电子化技术应用到各个环节中，构建完善的公共资源交易平台。

3）创新电子档案管理系统功能。在开展公共资源交易业务的过程中，电子化档案信息系统的构建，需要满足不同的业务类型，从各个环节出发，提供完备的电子档案管理系统功能。在这一过程中，需要对整个的项目管理工作进行优化，在针对交易资料以及音频资料进行整理的时候，应该严格的按照项目进行分类，交易完成以后，系统应该自动生成相应的变化，开展自动分类，进行统一归档。这就需要在开展电子档案管理的过程中，必须要对其中的系统功能进行创新，保证其能够符合当前公共资源交易的实际需求，实现各项工作的合理开展。在完善的系统功能保障下，可以针对整个公共资源交易业务的开展，为其提供全过程的记录，改变以往档案管理中存在的缺陷，构建更为便捷的市场服务体系。

4）强化不同机构合作。公共资源交易电子档案管理创新工作的开展，必须要强化各个部门之间的合作，各地交易机构需要给予足够的重视，同时相关领域的信息服务商也需要作出自己的努力，在各方面相互合作的基础上，开展更为高效的电子档案管理工作。在进行电子档案管理创新中，应该申请专项资金，针对自身的实际情况，进行资源交易电子档案系统的构建，同时借鉴其他地区已经形成的系统，做到取长补短，引入先进的管理理念，实现自身电子档案管理水平的提升。在这一过程中必须要发挥出市场机制的作用，协调各方面进行有效配合，实现各项资源的优化配置，保障电子档案管理工作的高效开展。

3 结语

在当前社会经济的发展中，公共资源交易的规模越来越多，对于档案管理提出了新的要求，而通过借助电子档案管理的手段，可以弥补传统档案管理中存在的缺陷，实现档案管理效率的提升，为各项业务开展提供可靠保障。为了更好的实现电子档案管理工作的创新，必须要为其提供完善的管理机制，同时开展全流程的电子化业务，实现各项电子档案管理系统功能的优化，在各个机构强化合作的基础上，发挥出电子档案管理的优势。