浅谈信息化档案管理归档整理分类技巧

2020-02-28杨玉忠

卷宗 2020年36期

杨玉忠

（隆化县财政局，河北承德 068150）

档案是集齐人们在各种社会活动里，产生的不同形式的记录，类似于声音、文字、图像、视频等具有保留价值的记录。如果很好地整理归纳每个人的档案资料，便于人们日后的查阅。档案的完整保存，对以后的生活以及其他方面都有极大的借鉴作用，如果各个企业中的档案管理者可以高效地展开档案管理工作，能够极大地提高工作效率，节约时间成本。在信息时代下，数据化的管理为档案工作者提供了便利，但同时档案工作者也要注重技巧的运用。

1 信息化档案管理归类的重要性

1）可以将档案资料系统化。信息化的整理，能够将数据资料很快地进行收集，档案工作者可以在这种系统化的模式中，快速记录以及整理归纳；减少了传统方式带来的弊端，传统的整理归档是一种复杂且又繁琐的流程。信息化的档案管理是把当前所需要的所有数据，直接利用设备把数据上传至相关系统中，并且可以快速地将其进行整理归档，而不是以传统的方式先记录后整理。这样的系统化模式，在极大程度上提高了工作效率。

2）实现了资源共享。传统的档案整理中，如果不同地区需要调取某个人的档案资料，就会查询不便，而且也会增加工作人员的工作时长。信息化的档案整理，就可以解决这一困扰，并且实现资源的共享。资源的共享，是利用网络的技术，实现各个企业之间所需要的数据全面覆盖，利用网络传输或者所属企业自己设计的系统内部传输，会为企业带来很大的便利，可以让各地的档案工作者实时共享其所需的档案资料。

2 现阶段中，档案归档整理存在的问题

1）部分档案工作者的专业性不强。如今部分机构档案工作岗位的工作人员并非出身于档案学专业，有部分档案工作者只是单位里其他工作人员的调岗，又或是单位招聘时并未注重其专业。这一部分档案工作者缺乏足够的专业知识，导致其无法在档案归档工作中，科学地、专业地进行分类；并且部分机构，档案管理者没有稳定的人员，甚至有些机构聘有兼职人员，流动性较强。而这样的现象就会直接导致其机构的档案管理缺乏专业性，虽然档案管理工作并非难度特别大的技术工作，但其中也包含一定的档案归纳技巧，这一部分非专业人士往往不懂得如何高效的并且有质量的完成档案归档的整理工作，这样就会影响档案的实时作用。

2）档案管理的基础设施不完善，缺少信息化建设。档案整理的顺利进行需要一定的基础设施，例如完整的档案室、合理的档案库房选址以及布局、档案归档工作中所需要的基本电子设备、完善的工作制度等。目前我国部分机构中的档案工作并不是很好，也并没有紧随时代的步伐，实施信息化的管理。档案归档工作中没有很好地运用信息化技术来支撑工作。主要的原因是在于一些机构缺乏有关信息化操作的设备，甚至连档案整理的数据库都不存在，这严重影响了档案归档工作的顺利进行。

3）部分机构缺乏档案整理意识。据目前看来，部分事业单位中的档案整理仍然使用比较传统的模式，缺乏利用信息化时代下的方便设备以及方式对档案进行分类归档。部分事业单位档案归档整理工作中缺乏目前较为重要的管理和分类意识，整理档案的工作制度不够完善，只是简单地做到了让档案从视觉上看起来不凌乱，但在新时代中，档案整理工作不能仅停留在让其不杂乱的局面，而是要系统化地记录以及整理实时有效的信息。档案的整理和分类，更为重要的是方便往后可以快速地对档案进行查阅，如果档案工作者没有对档案进行很好地分门别类，随着每日档案的增加，以传统的管理和分类模式，会加大管理工作者的难度，若以后想要快速地查阅到某一份档案时，就会变得特别艰难。

3 信息时代下，档案整理归档和分类技巧

1）聘用档案学专业的工作人员。正所谓术业有专攻，要保证有效地进行档案整理归档及分类工作，其对应的工作人员就要有很高的专业性，而不能从单位中随机调取一个工作者进行这一项工作，在招聘工作人员的时候，就要考虑到聘用相关专业的人。档案学专业的人，具备一定专业的整理归档以及分类的技巧，在工作时，就会精准地对档案进行记录和分类，对于整个工作流程，会比不专业人士熟悉，倘若某个时期，谁需要找一份需要的档案，专业的档案管理工作者就会迅速并且准确地提供资料。大大提高工作效率，减少不必要的时间浪费，也为工作减轻压力和负担。随着时代的变化，工作的方式也要随着改革，这时就需要对档案整理工作人员进行培训，符合当下的时代需求；在接受新颖方式时，专业的档案整理工作人员对新的技能有更好地理解，利于之后更加顺利的工作。如今信息时代化，就要加强档案整理工作者对信息化技术的运用能力；档案工作者不仅要有其档案学的专业知识，并且要在此基础上学会信息技术的基础知识和技巧，在信息化时代下的工作里，可以有效地进行工作。

2）完善整理系统。档案整理归档的工作是一项很复杂且枯燥的工作，档案工作人员需要有极强的耐心，对档案进行有序的整理分类，并且时刻严谨；就算是这样，由于人工处理事务总会存在一些偏差和失误，不能做到十分完美。为解决这一困扰，事业单位高层就需要制定完善的制度以及工作中的操作流程，档案工作者要严格按照规定来进行工作。利用信息化的设备建立系统化的程序，做到精细化、标准化、流程化、系统化、以及高效率。并且也要随时代的变更，不断创新档案整理归档工作方式。

例如可以利用数学思维，“子集”的思维方式进行档案的整理分类，借鉴“子集”理论，建立子项目对档案进行整理分类；具体的实施方式为先分大类别，再根据大类别划分小类别。不同单位、不同部分、不同时间段、档案的属性等，由大到小的思维模式对档案进行分类，不仅有逻辑性，并且可以以此建立信息化的软件系统，操作方便且迅速。

3）利用新颖且有效的整理软件。科技的发达为人类带来了极大的便捷，以往留下的纸质档案，现在只会是抽取调查以及核对的作用，真正用于工作中的已经逐渐被电子化和信息化，所以电子化的软件利用，对档案工作者来说，是较为关键的选择。

例如在实际档案整理归档分类工作中，可以采取南大之星以及Digibook等一系列的档案整理软件，这一类软件在归类电子档案的工作中，起到重要的作用，符合新时代下信息化的工作方式，同时也为以后电子档案整理归档及分类工作提供一个新的思路。