关于档案信息化建设与档案管理的探讨

2020-02-28于艳

卷宗 2020年36期

于艳

（内蒙古自治区兴安盟扎赉特旗人力资源和社会保障局干部人事档案管理中心，内蒙古兴安盟扎赉特旗 137600）

前言：档案信息化建设指的是在档案管理的过程中应用先进的互联网管理手段，采用先进的信息技术，保存、收集和管理档案信息。档案信息化的建设需要转变档案管理的模式，增强档案管理的数字化水平，以往档案管理主要是对纸质档案等进行管理，现如今信息技术的融入使档案管理成为数字化的档案管理。数字档案在查询、调阅、转入转出等方面都具备较大的便捷性，加强档案信息化管理的水平，对提升档案管理的效率具有积极的作用。

1 档案信息化建设的定义

档案信息化指的是在管理档案时采用现代化的技术手段，如计算机技术、网络信息技术等对档案进行有效的管理。在企业档案管理的过程中，要结合国家有关部门对档案行政管理的要求以及有关信息社会的要求，有效管理、收集、保存档案的内容与信息，并将档案工作作为管理的依据，将档案管理学作为最新的理论指导，将档案资源作为企业管理的对象，增强企业档案的数字化水平，推动企业发展实现网络资源的共享，增强企业数字管理一体化的水平。

2 档案信息化建设的现状分析

1）档案高度分散。通常档案部门是由政府的规划局来进行规划的，但是其在档案信息化建设的过程中存在档案高度分散的问题，即档案的信息会出现多次，不同部门之间的档案信息存在相似的现象，档案管理的效率低。档案分散与规划局在进行档案信息规划时不合理有关系，因为规划局内部通常是由财务部门掌握财务报表，而如果其他的部门也掌握了相同的财务报表，那么档案中的信息容易出现重复或者分散的问题，继而影响档案信息的真实性与有效性。

2）档案信息化建设的重视度不足。非专业档案管理机构对档案管理工作的重视度不足，因此导致档案管理的效率较低。总的来说，企业在人员配备、档案管理设施设备上存在“老弱病残”等问题，因为单位通常将一些即将退休或者已经退休的人员安排在档案管理方面，而这些人员自身的信息技术能力较为缺乏，因此在档案管理数字化的背景下无法有效完成档案的信息化建设。档案管理机构内部的管理人员存在工作积极性较低、素质不高等多方面的问题，这些问题容易导致档案管理工作的效率偏低。档案管理工作具备一定的特殊性，档案工作管理人员容易养成墨守成规的工作习惯，在实际的工作过程中因遁守旧，缺乏创新精神，因此在进行档案信息化建设时容易产生抵触心理。

3）档案信息化的管理标准不明确。在档案管理信息化的过程中，由于缺乏有效、完整、齐全的管理制度以及相关的管理系统，因此档案信息化的管理效率相对较低。国家档案局对单位档案管理的工作发挥的是业务指导作用，而对非直属单位的档案管理人员以及主要的领导来说，其在考核与考评方面存在缺乏话语权的问题，其在管理制度、管理系统方面存在效率低等问题，无法对企业的档案管理进行有效的约束。企业档案信息化管理的标准不同，不同行业和单位对档案工作服务与本单位中心工作的标准和要求也存在一定的差异，因此在档案信息化建设的过程中存在信息化管理标准不明确的问题，导致档案信息化的建设难度大大增加。

4）档案信息化管理的安全性不足。档案在信息化建设的过程中需要联网并配备相应的管理系统，但是在互联网上存在大量的病毒以及黑客，尤其是单位中个人的档案具备一定的隐私内容，如身份证号、家庭住址、电话号码等，这些都是较为隐私的信息，然而这些信息一旦被不法分子盗取则会产生不可想的后果。但是从目前档案信息化建设的现状可知，档案信息化管理的安全性不足是档案在实际建设的过程中面临的潜在风险，需要相关部门加以重视。一些单位认为建立安全防护系统就可以有效地规避数据丢失的风险，事实上，档案管理面临的风险是多方面的，需要制定综合的措施加以防控。

3 构建档案信息化的策略分析

1）建立完善的信息化档案管理系统。促进档案的信息化建设，要加快构建完善的信息化档案系统，建立完整的数字化管理平台，通过公众服务平台、内部档案系统等提升档案信息化管理的水平。建立完善的信息化档案系统，要利用好网络信息技术，并设置一个满足实际要求的服务窗口，加强对信息化档案内容的宣传管理，确保档案信息化管理可靠性与安全性。

2）完善档案信息化管理的设施。构建现代的信息化档案管理系统需要的基础设施有计算机、打印机、扫描仪、复印机等设备，因此档案的信息化建设首先要配备基本的物质基础，才能够更好地实现传统档案管理向数字化档案管理的转型。在档案信息化建设时还应注意构建一套完整可靠的档案管理系统，这样在进行数字化档案管理时则可以采用录入或者查询的方式，做好对档案管理系统的分类管理。

3）将档案信息化与传统方式联合起来。档案的信息化建设过程中，传统档案的保存方式也具备一定的优势，因此不能完全否定传统档案的重要性，比如消费者在购置房产时通常会拥有一份纸质的房产证明文件，这种文件非常重要，纸质文件是需要长期保存的，因此对于类似的文件则需要采用纸质保存的方式。在进行档案管理时，可以采用数字化档案与纸质档案并重的方式，既要实现档案管理的信息化与数字化转型，同时也要保留传统的纸质档案，发挥纸质档案的优势。部分原始的纸质档案具备较高的历史价值与学术价值，因此需要档案管理人员加以重视，避免档案管理的片面化。

4）增强档案信息化建设的安全性。在网络信息化时代，网络可以实现多点互联，但是网络也存在一定的风险，由于网络空间中存在大量的病毒、黑客等，档案信息关系到个人的隐私，因此在实施档案的信息化建设时要做好安全管理，一方面避免电子档案信息被黑客盗取，另一方面避免档案在管理的过程中出现数据损坏或者流失的问题，及时修复和还原档案的数据信息。但是一些病毒在对档案管理信息系统进行攻击时会造成档案信息数据的破坏或者丢失，并且在档案没有备份的情况下容易流失，在流失或者损坏以后通常也难以修复和还原，因此需要档案管理部门针对信息管理系统进行升级和完善，从而增强档案信息系统管理的安全性与可靠性。

5）增强档案管理人员的素质水平。企业在招聘档案管理人员时应尽可能地选用那些专业的档案管理人员，并为其提供可靠的福利待遇机制，使其能够更好地为企业的发展提供优质的服务。另外，档案信息化建设要求工作人员具备高度的责任心，认真对待档案管理的工作，才能最终完成档案管理的数字化转型，提高档案信息化建设的效率。