档案管理在计生服务工作中的重要性分析

2020-02-28李建强

卷宗 2020年36期

李建强

（成武县文亭街道办事处，山东菏泽 274200）

我国属于人口数量最为多的国家，致使计划生育工作变得重要，其重要性也在逐步凸显，现阶段，计生服务朝着制度化以及法制化发展，这就需要计生服务档案也应进入相对准确阶段，对计生档案给予更新。所以，应做好对计生档案相关资料整理甚至管理工作，提升计生工作内在价值，展现出计生服务现实意义，改进工作质量。

1 档案管理在计生服务工作中的重要性

1.1 可以为计划生育事业发展奠定基础

众所周知，我国人口众多，也恰恰给计生服务带来很大压力，面对诸多人口，既需要计生服务人员改进或者提升工作质量，还应让人类社会做到持续发展。在此期间，档案管理属于必要环节，只有强化档案管理，才能使人们拥有健康生育意识，这样在推进计生服务的同时，能让计划生育这一事业有序进行。受国情以及国内特点影响，从提出或者实施计划生育事业开始，关键目的是让人口出生率得到下降，借此缓解人口压力，达到促进社会或者国家发展[1]。因此，“优生优育”这一思想变得深入国民内心，这也给解决人口问题带来很大作用。尽管现在提出“二孩”政策，但这也不与“优生优育”发生冲突，在这个过程中，档案管理作用得到显现，所以，只有把握好档案管理，对计生信息进行系统或者科学整理，使其在计生服务中进一步体现，从而推进好计划生育事业，让其实现稳定甚至持续发展。

1.2 可以为计生服务起到导向作用

如今社会发展，也让计生服务人员思想以及工作思路得到科学转变，不但给计生服务工作带来明显帮助，而且有利于一些计生利益实现。现阶段，国家对计生服务进行着力推广，同时制定较多优生政策，例如，设立一定扶助金，对那些独生子女家庭进行照顾，所以，档案管理变得不可缺少。例如，在对计生服务相关工作开展时，普遍需要档案人员结合人口出生情况，做好登记或者记录工作，然后形式不同形式的档案，以往通常是计生纸质档案，但在信息时代，计生电子档案不可缺少，并且通过对人口出生信息的档案进行归类，不仅能为各组家庭二次生育有效提供证明，还能给计生服务提供依据，从而展现计划生育利益。另外，计生服务工作通常在基层进行展开，所以，应与群众以及干部进行联系，打造出群众拥护干部，同时干部又为群众服务这种计生环境氛围。这时档案管理会逐渐起到调节以及连接作用，推动计生服务进行稳步开展。在此期间，计生人员先从档案管理着手，把这项工作与计生服务进行相互连接，并坚持群众原则，深入到群众中，一方面能让计生部门树立起积极且良好形象，另一方面能对人民权益进行维护[2]。此外，在档案管理期间，计生人员通过群众来获取相应的档案信息资料，这对于民主管理以及监督有极大价值，从而维护计生服务公平。

1.3 可以推动社会发展

首先，通过对相关档案建立，能够让计生部门实时获取计生信息，同时还能为农民提供一些便民服务，让其在公共阅览室对计生档案信息予以查看，这样既能把控计生动态信息，而且能对计生政策或者科技信息进行获取，借此改进农民生活，为其提供帮助。其次，一旦实施档案管理，能使一些人员依据档案信息来推行计生扶持工作，让更多人参与计生服务。在此期间，能向群众传递独生子女相关优惠政策或者其他一些奖励扶助政策，这样既能对群众鼓励，让其支持优生以及优育政策，而且能增进计生服务质量。最后，计生服务部门应把服务工作以及科学技术施以紧密相连，让农村贫困户特别是那些独生子女家庭，为其提供一些优良品种，让其农作物得到改善，借助这种方式既能推动计生服务各项工作，而且能对先进科技给予推广，达到带动区域经济这一目的。

2 加强档案管理在计生服务工作中的有效策略

2.1 完善计生档案制度

上文也提到，档案管理作用相对突出，从计生服务工作来看，无论是对计生档案建档亦或是管理都有极大难度，不但涉及诸多管理环节，而且管理过程也复杂。因此，为了达到高效档案管理这一目的，计生部门应健全好计生档案制度，由相应档案管理制度对计生人员或者档案人员施以约束[3]，从而更好服务计生这项工作。在这个过程中，计生服务人员要对档案信息全部核实，确保它们准确性，同时规范档案收集或者上报环节，让整个计生工作程序有序，并且在档案管理中，还要做到统一要求，让档案管理开始变得规范。其中可以建立严厉奖惩制度，如果出现档案违规操作，在对其行为进行制止的同时，还要严格惩处。相反，在计生档案管理相对突出或者那些管理有序的计生人员，要实施奖励，增加对计生服务热情。另外，还应搭建整理或者收集建档卡的相应时间制度，确保计生人员在规定时间进行建档，防止档案资料漏收，影响管理效果。

2.2 加强信息化建设

在新阶段，信息技术开始在各领域予以应用，因此，在计生服务或者档案管理中，也应合理以及有效运用技术，让计生档案管理达到信息化发展，推进整个进程，从而实现电子化或者信息化管理，改进计生工作。首先，应利用计算机甚至相关网络技术，科学搭建起档案数据系统，对计生信息实行整理，并且推动无纸化办公，做到联网管理，这样既能增进管理效率，而且能使档案查阅或者使用有效性得到改进。其次，在实施信息化建设时，不但要遵循好循序渐进准则，同时档案管理要分清各类轻重缓急，比如，有的案卷价值较高或者利用率较高，应该先对这些档案实行电子化归档[4]，对其科学处理。另外，在对案件信息进行输入时，还应科学划分层次，对于那些档案信息价值不高或者有用性相对较差的，应科学选择，以此让档案管理变得省时。