档案智能管理的特点与智能服务模式分析

朱禹侨

（牡丹江市爱民区档案馆，黑龙江 牡丹江 157000）

本文主要分析档案智能管理的特点与档案智能服务工作模式，从而构建一个全覆盖、智能化和共享化的档案服务体系，切实发挥档案资源的实时供给服务价值，满足不同服务对象使用档案的现实需要，进一步推动档案管理的深化改革，促进档案管理由传统服务模式向智能化服务模式转型。

1 档案智能管理主要特点

1.1 智能管理系统的特点

档案智能管理系统具有数字化的特点，依托数字化档案软件构建统一档案管理与服务平台，可以依托互联网为全社会提供信息服务，实现点对点服务衔接，满足不同类型、不同层次、不同区域服务对象的档案使用需要，而且可以更好地契合服务对象的个性化档案操作习惯，进一步为智慧化档案管理供给提供技术支撑。智能档案管理系统进一步打破了档案服务的时间限制，能够依托信息中心迅速地将档案资源传递到服务对象手中。智能管理系统还可以根据服务对象的高级检索需要实现数据筛选与数据挖掘。智能档案管理系统还具有安全性高的特点，在提供档案数据信息服务时降低了原始档案损毁风险，对档案进行了加密处理，全面提高档案安全管理的水平。

1.2 智能分析系统的特点

档案智能服务需要融入以人为本的思想理念，要求按照服务对象的特点进行数据服务分析，提高档案服务的针对性。首先，档案服务对象日益广泛，数字化档案可以无限复杂，基于这两点需要构建一个智能化的在线检索模式，变实体档案为数字档案，从而拓展服务的类型与项目，达到多元化档案供给服务。其次，智能分析系统要求档案资源实现数据化，不是将纸质档案简单变成电子图片，而是提取原始档案中的数据信息，以便于进行档案数据的挖掘和数据整合，从而达到全面提炼有价值的档案信息效果。第三，档案智能分析系统可以了解以往服务对象的档案检索需要，总结服务对象的档案使用特点，在此基础上提高档案服务的针对性。

1.3 智能服务系统的特点

档案智能服务系统可以全面提高个性化的服务质量，在有效的基础数据资源组织和管理体系下进行个性化的服务，满足不同服务对象的不同档案索取需求。首先，智能档案服务系统实现了档案智能检索，能够批量满足不同服务对象的个性化、多元化、多层次档案检索需要，提高了档案服务的个性化水平。其次，智慧化档案服务符合人工智能的发展趋势，未来人脸识别、区块链技术、大数据挖掘技术可以用于档案智能化服务，可以通过日益完善的智能服务平台与服务对象进行人机对话，特别是在人工智能技术快速发展的背景下，档案服务交互性提高，基于进一步的信息沟通，能够不断优化服务对象使用服务系统的体验。第三，档案智能服务系统可以对用户需求进行预判，计算机不仅可以感知当前服务对象的档案需求，而且可以分析和预测服务对象未来的档案需要，从而基于预判提供超前档案服务，达到全面提高档案服务质量与服务工作效率的目标。

2 档案智能服务模式建设

2.1 优化档案智能服务的环境

在档案智能化服务建设，应当构建一个信息化的服务环境，基于网络信息技术满足服务对象多元化档案使用需要。在物联网、云计算、大数据、人工智能技术快速发展的背景下，档案资源供给需要以服务对象为中心，切实提高档案交互的灵活性，提升档案信息传输的整体质量，满足服务对象日益多样的档案索取需求。因此，应当构建一个一站式档案管理服务工作平台，实现档案的收集、存储、管理与使用的统一运转，基于APP、公众号、Web等形式满足服务对象的档案使用需要，从而打破时间与地域对档案服务的限制。新时代的档案管理应当具有大档案观，强调在新型技术的支撑下开展档案服务，应当以灵活、快速响应、供需交换灵活的档案服务，做到在一站式平台设置多个服务模块，包括档案信息录入上传模块、服务对象登录及身份验证模块、个性化档案检索模块，人工智能服务模块等，从而满足服务对象的信息使用需要。智能化的环境还要有良好操作界面，具有人工智能的基本特征，能够更好识别和分析服务对象需求，运用精准化、人性化、实时化、全面化服务的思维满足服务对象对各种档案资源的检索与融合需求。

2.2 丰富档案智能服务的项目

智慧档案服务有着广泛的应用前景，随着智慧医疗、智慧城市、智慧效能建设得充分进行，智慧档案管理也具备了成熟的条件。档案信息服务不仅仅需要在智能化平台提高档案供给的自动化水平，还要根据服务对象的个性化需要提供多层次、有差异，交互性的多种智能服务，强调根据不同服务对象的需要打造围绕服务对象的专属档案服务空间。首先，以往档案馆的服务局限于馆藏资源的直接供给，现代档案服务具有数据整合特征，可以通过相关技术对同一主题所有档案进行检索汇总，保证了档案供给的广度，节约了搜集档案的时间。能够做到在统一的标准、制度、协议的基础上建立多层次、立体化、全方位的档案服务体系。其次，档案馆可以依托大数据技术提高档案的精准化供给服务项目，按照关键字可以检索符合时间，地点，主题的档案。例如，基于计算机完成档案的初步筛选工作，围绕服务对象的业务工作需要进行专门和实时档案供给服务，进一步做到档案技术与档案资源的交叉协作。第三，档案服务可以在更大的范围内实现信息互动，档案馆与服务对象的交互性更强，智能化的管理软件可以准确的分析服务对象的需要，服务对象也可以逐步地参与到档案管理活动当中，形成双向受益的服务模式。

2.3 加强档案智慧化服务探索

档案智慧化服务体系的建设还要创新路径，既要明确档案学的未来研究发展方向，还要进行档案智慧化的实践探索。首先，应当加强智慧档案服务资源体系建设，对档案智慧服务平台进行深度挖掘，实现多种路径的整合，构建更加智能化档案资源体系，进一步降低档案智慧服务的成本。做到各方面档案资源的实时更新，监控档案数据流异常性，及时对档案信息进行校准。其次，提高档案智慧服务的集中性，重点加强基础设施建设，采用软硬件建设与资源开发体系统一的建设思路，尤其加强政策法规建设、标准化建设与基层人才建设。建立不同层次的档案运转机制，保证档案系统循环的科学性，实现档案资源的广泛收集与有效传递。第三，智慧档案服务还要具有跨界融合的思维，围绕着信息资源多样化与多元化优化各项业务流程，完善运转机制，整合工作程序，实现档案数据链式管理，不断扩展延伸档案服务链条，这样才能满足新时代档案运转使用的需要，进一步基于先进的档案技术从整体上提高档案服务水平。

3 结论

智能化时代的档案管理服务模式离不开智慧化档案服务环境，以及根据服务对象需要量身打造的服务项目，新时代还要把智能档案馆建设的重点放在优化服务路径上，加强档案服务资源体系的建设工作，在扩大档案数据来源，提高档案精准性，满足服务对象个性化服务需要上下功夫，从而构建科学的档案管理工作体系， 最大限度地提高档案的服务效率与总体质量水平。