企业档案管理社会化问题分析

贺文悦

（淮河能源集团，安徽 淮南 232001）

1 企业档案管理社会化的内容简述

时代的不同，企业档案管理存在的社会化状况也不尽相同，其具有较为显著的时代特征。企业档案主要是对企业基本情况的记录和保存，在企业内部管理中有着重要作用，其不仅能够在一定程度上减轻管理工作的负担，还能够为之后的管理工作提供相应的帮助[1]。社会化时最近几年提出的新型词汇，它代表着工作方式的变化。企业档案管理社会化的实质就是将企业的相关资料托付给相应的代管机构，是其开放性价值得到提高，以此促进企业工作方法的转变。

2 企业内部档案社会化的重要作用

1）优化管理模式。就目前而言，我国的经济市场正在稳步上升当中，其给企业带来改革机遇的同时，也为其带来了挑战，其中最突出的问题就是缺乏与企业发展相符放入管理模式。但企业档案管理社会化的应用能够在很大程度上弥补这一问题的空缺，不仅能够使资料的利用率得到提高，同时还能够让档案本身的价值得到充分的展现，进一步带动企业经济效益的提升。

2）减少管理成本支出。使用档案管理社会化模式，能够在一定程度上降低企业成本的支出，使其管理模式更加趋于合理化。另外，其模式的应用，还能促进企业资料的发放性，所以相关人员能够根据自身的需要对自己的资料进行管理和监督。站在企业经营的家督出发，这种管理模式虽然不能为企业带来直接性的经济收益，但是其能够优化管理工作的流程，为更多的人员提供就业机会，进而促进企业规模的壮大。

3）提高资源利用率。使用档案管理社会化的模式，除了能够降低前期成本的支出，还能够促进资源利用率的提高，以此达到企业发展的要求。另外，部分档案机构能够将这方面的优势发挥到最佳，能够使每一份档案都能够展现除自身原有的价值，以此提高管理工作的效率和效果。

3 企业档案管理现存的社会化问题

就目前而言，我国大部分企业的档案管理工作不够完善，导致档案管理的质量不理想，是的企业部分项目的优势不能得到凸显，影响企业的可持续发展。其企业档案管理现存的社会化问题主要有以下几个方面：

1）没有意识到档案管理的重要性。随着企业规模的不断壮大，企业员工数量也在逐渐增多，为了方便管理，部分企业已经将自身的人事档案信息托付给了专门的管理机构，并为了能够提高管理的有效性，使用电子档案进行管理。但是有绝大部分的企业依旧沿用之前的管理方法，这种情况就会引发一种问题，如果管理档案的员工，不熟悉相关的电子操作流程，就很难达到预期的管理目标[2]。出现这种问题的主要原因，就是因为企业没有意识到档案管理的重要性，最终导致企业档案管理效果的不理想。

2）档案社会化监管力度较小。与企业的其他部门不同，档案管理工作并不能为企业生产出有意义的产品，同时也不能直接为其带来经济收益，这就使得企业在发展的过程中，忽略其工作的价值，进而降低对其档案社会化监管力度。这就会使在档案社会化管理过程中，不能使一些资料的作用得到充分发挥，同时，监管力度较小使其缺少约束力，影响其社会化的管理效果，最终会损害到企业的经济效益。

3）缺乏管理的安全性。在现在的企业档案社会管理中，并没有制定出相应的管理模式，这也就使得大部分档案管理机构没有建立专门的档案库，导致在实际的工作过程中，无法根据企业具体的发展要求，对其托付的档案信息进行有针对性的管理，一旦遇到电子档案中出现了不同的格式要求，就会引起系统不兼容情况的发生，影响其工作效率。另外，由于社会档案管理机构接收的企业较多，无法制定出有效性的信息安全保护体系，就有可能出现数据信息被篡改的现象，影响企业的正常发展。

4 企业档案管理社会化问题的应对措施

1）提高对企业档案管理的重视度。在企业档案管理中，其趋向社会化是时代的必然要求，因此，为了能够提高企业档案管理工作的有效性，企业就必须加强对其工作的宣传力度，提高档案管理人员对其工作的重视度。企业可以根据档案管理人员工作的实际情况，制定出符合其发展的宣传制度，让其工作人员意识到档案管理对企业发展的重要最用，并对其专业能力进行培训，以此提升企业档案管理的品质和效率。

2）加强对档案社会化的监管力度。在企业档案管理向社会化方向靠拢的过程中，要想提高其管理的有效性，就必须注重档案信息管理的集中性和统一性。与传统的管理方式相比，社会化的管理方式有着不同的特点。在之前的管理模式中，档案管理是由企业内部部门所管理的，其主要是按照员工的基本特征对档案进行划分的，并没有对其档案进行统一的管理，这种方式很容易出现管理上的漏洞，不能使其作用得到充分的展现。但运用社会化的档案管理模式后，其集中性和统一性的管理特征不仅能够减少档案管理的工作量，同时还能够使其管理质量得到保障[3]。

3）优化档案社会化的管理制度。企业档案不仅包括企业所有人员的基本信息，同时还包括企业生产、管理、研发等多种内容，在企业的管理工作中具有重要地位，同时对企业的发展也有着重要意义。所以，在企业将所有档案信息交托给社会档案管理机构时，为了增强档案信息的安全性，企业必须将原有的管理制度进行优化，以此增加对社会档案管理机构的约束力。

4）加强档案管理的支撑力度。在企业的发展过程中，要想使企业档案社会化管理的品质得到保障，就必须加强档案管理的支撑力度，其主要包括技术和市场经济两个方面[4]。其中，技术方面是指在企业和社会档案管理机构进行接触的过程中，使用的先进的技术。近年来，互联网技术的革新及普及，在很大程度上提高了档案管理机构的工作效率，其能够打破空间和时间的限制，能够使其机构在任何时间和地点都能了解到企业的情况，并根据相应的反馈机制和企业进行具体的沟通工作。相对于企业而言，将档案管理委托给社会管理机构，不仅能够减少管理成本的支出，同时还能避免大量资源的浪费，促进企业经济效益的提升。所以企业应该和管理机构一起致力于技术层面的研发和引进，以此提升其档案管理的有效性。在其市场经济方面，这就需要相关部门根据实际的市场环境，制定出有针对性的管理策略，以此为档案管理提供一个健康的市场经济环境。

5 结论

综上所述，企业要想解决档案管理的社会化问题，就需要在提高对企业档案管理的重视度、加强对档案社会化的监管力度、优化档案社会化的管理制度、加强档案管理的支撑力度等方面入手，不断提升其档案管理工作的品质，为企业的良好发展提供相应的信息数据支持，进而提升企业的经济效益。