试论基于精细化管理模式下的高校档案管理策略

李 笃

（西安医学院，陕西 西安 710021）

1 精细化管理内涵

1）含义。“精”、“细”是精细化管理的精髓，简单而言在高校档案管理当中，既要通过“精”实现档案管理环节的优化，缩减流程，提高效率，又要通过“细”确保档案管理的规范化、全面化、具体化。精细化管理既是一种理念，更是一种管理方法，精细化管理注重管理规范的完善，要求管理人员必须要按照管理流程进行操作，同时，明确管理责任，强化责任意识，避免档案管理差错的发生，能够培养管理人员的责任心、认真态度，更好保障档案管理工作的有序实施。

2）意义。首先，精细化管理能够提升档案管理效率。高校档案管理中既包括学生档案管理，又包括教学档案以及实物档案等内容，在精细化管理模式下，能够实现档案管理的细化，明确每个类型档案管理的具体工作以及管理制度，通过明确分工能够提升每个类型档案信息的搜集、整理、处理、使用效率。其次，能够提升档案管理安全。精细化管理模式下，每种类型、每个环节的档案工作都有对应的负责人，一旦发生档案泄露等风险能够第一时间找出问题，并追究对应人员的管理责任，通过这种方式增强档案管理主体的责任心。同时，精细化管理模式对档案管理制度要求严格，明确档案搜集、使用、管理等环节，严格的管理流程能够确保档案的安全性，避免使用不规范或者管理不当造成的档案丢失、损害。此外，在精细化管理模式下，还会加强档案信息化安全管理投入力度，通过档案风险预警体系构建保障档案安全性。再次，有利于提升档案利用价值。随着高校教育改革的深化，高校档案信息不断增多，各种信息层出不穷，如果档案管理不当，势必会影响到档案的使用价值。档案管理重要性是不言而喻的，不仅关系着高校科研事业、教育事业发展，而且还与学生学业、实习、就业等活动密切关联。精细化管理模式下，通过高校档案信息的规范、细化，构建完善的档案体系，更好满足各个主体在档案信息方面的查阅、调取，以此为高校发展、学生就业、科研活动提供数据支撑，而且能够为高校教育目标设置以及课程改革提供依据。

2 精细化管理模式下高校档案管理实施策略

1）学生档案管理中精细化模式的应用。根据高校学生学业特征，可以将高校学生档案管理工作分为三个环节，并将精细化管理模式应用到各个环节当中。首先，入学环节，要做好入学档案的接受与管理工作。作为档案管理人员，既要通过电子档案途径实现学生电子档案接受与管理，又要在入学时做好纸质档案的接受与管理工作，尤其在纸质档案管理中必须要做好学生所在专业、年级的备注工作，做好分类，便于后期查阅与学生档案信息的完善；同时，学校需要将学生档案分配到系档案管理部门，系档案管理人员要做好学生档案接受时的审核、检查，确保档案信息完整、准确，对于存在问题要及时提出并予以完善。其次，学业期间，必须要做好学生档案信息的分类管理，明确各个部门在档案管理中的责任和义务，比如，学生组织关系要交给对应的党组织、团组织予以管理，学生成绩要由各班班主任以及分科教师予以管理，不仅要保存好纸质成绩资料，而且要做好电子学籍档案的录入，同时，要明确信息录入主体的责任。再次，毕业离校期间，学校档案管理部门要加强与学生就业单位以及人才市场档案的转接工作，让学生能够清楚了解自己档案的归属，对于出国或者休学等情况，要进行细分，由专门人员负责管理，真正确保档案管理的精准高效。

2）高校物资档案管理中精细化管理模式的应用。物资是高校重要的资源，高校物资档案管理工作能够让高校更好了解发展当中的物资状况以及利用情况，并根据物资管理档案购置或者利用对应的物资，确保高校各项活动的顺利实现。将精细化管理模式应用到高校物资档案管理中具有重要意义，具体可以从这几个方面入手：其一，构建精细化物资档案管理机制，明确物资管理范围、使用标准、管理职责，同时，明确院系在物资档案管理中的职责，对于物资档案工作规范、细致、科学以及物资效率使用高的院系予以表彰；其二，强化管理人员专业素养，树立精细化管理理念，积极吸纳专业档案管理人员参与到高校物资档案管理工作当中，做好档案管理人员的考评等工作，激发档案管理人员的自觉能动性；其三，细化档案管理内容，确保各种物资管理的有章可循，比如，可以通过编号的方式见物资的管理；对于实物较大难以统一保存的，可以通过电子档案方式予以保管，并明确物资的具体存储位置，以便日后使用；对于科研仪器等精密性设备，要注重保存环境，严格按照仪器设备保存要求进行湿度、温度、压力等方面的管理工作。总之，要运用精细化管理理念提升物资管理效率，有效发挥物资的最大价值，避免高校物资的浪费。

3）高校教学档案管理中精细化管理模式的应用。高校教学档案内容相对丰富，既包括教学活动，也包括实践活动等内容，而且不同专业对应的教学档案内容存在较大差异，这就要求在教学档案管理中必须要树立精细化管理理念，在具体应用中可以从这些方面入手：其一，在高校教学档案管理中，要根据专业特征确定对应的档案管理内容，明确操作流程。对于高校教学档案管理人员而言，必须要充分利用网络档案管理系统，确保教学档案工作的规范录入和管理，同时要做好定期检查、考核；其二，大数据时代，高校教学内容日益增多，档案信息大幅增加，传统档案管理模式已经存在诸多缺陷与不足，对此，必须要将精细化管理理念应用到信息化电子档案构建当中，通过电子档案系统实现教学信息的有效录入、整理、存储，建立完善的查阅模式，满足教师、学生等不同主体的档案信息查阅需求。

3 结语

高校档案管理是国家教育事业发展的一部分，更是国家档案管理不可获取的一部分，将精细化档案管理应用到高校档案管理当中，能够推动高校档案管理现代化建设力度，降低档案管理成本，优化档案管理结构，实现高校档案管理体系的优化。精细化管理模式下，高校必须要加大档案管理投入力度，通过现代化管理技术，管理手段，以及大数据档案管理途径提升档案管理效率。在高校档案精细化管理中，本文主要以高校档案管理内容为核心，从教学档案、学生档案、物资档案三个层面提出了精细化管理的具体应用策略，希望能够为高校档案精细化管理提供参考依据。