提高机关事业单位档案服务能力的思考

刘 岩

（黑龙江省卫生健康管理服务评价中心，黑龙江 哈尔滨 150030）

事业单位档案是针对单位各项工作及人员的一些重要信息的真实记载，对于单位各项工作的开展尤为重要的意义。但当前在档案工作中服务意识普遍缺乏，这也对档案服务能力的提升带来了较大的影响。对于档案服务工作而言，其不仅是档案工作开展的重要的目标，同时也是实现档案高效利用的重要途径。因此机关事业单位需要重视自身的档案服务能力的提升，并利用具体的档案信息来为公众提供优质、高效的档案信息服务，使档案信息能够在推动社会发展和进步方面发挥出最大化的价值。

1 机关事业单位档案服务中存在的问题

1.1 档案服务理念过于落后

机关事业单位在发展过程中，对于档案服务工作普遍不重视，这就导致档案工作无法做到与时俱进，特别是档案服务理念落后，无法满足档案服务增长的需求。特别是在档案服务工作中均等化和公共化等理念的认识上还存在一定的偏差，针对档案服务领域的整体认知还存在误区，这对于整体档案服务能力的提升带来了较大的影响。

1.2 资源储备和基础设施建设滞后

档案服务能力的提升存在较多的影响因素，这其中档案资源储备和档案基础设施建设是最为主要的两项原因。通过储备的档案资源，其不仅是档案工作开展的重要前提，同时也是档案服务能力提升的根基所在。一旦档案信息储备不足，档案部门必然会无法提供全方位的档案服务。另外，机关事业单位档案资源还存在各自为政和条块分割的问题，档案基础设施建设相对滞后，这也对档案服务工作的开展带来了较大的影响。

1.3 信息开放不足

目前机关事业单位档案信息资源开放不足，无法满足用户对档案信息的需求。特别是部分机关事业单位往往将档案信息作为自己的内部信息，调阅手续十分繁琐，档案信息共享程度处于较低水平，这在一定程度上提高了公众利用档案的门槛，导致公众与档案之间的距离被无形拉大。

2 提高机关事业单位档案服务能力的策略

2.1 积极更新档案服务理念

机关事业单位为了提高自身档案服务能力，在实际工作中需要积极更新档案服务理念。作为档案管理人员，需要树立主动服务理念，积极转变服务方式，通过开展积极、主动的服务，并找准档案服务工作的最佳的结合点，进一步拓展档案服务领域，全面提高档案服务能力。在实际档案服务开展过程中，还需要坚持以人为本的到理念，树立大服务的理念，更好的满足档案形式多元化、档案服务大众化和档案管理现代化的现实要求，提升事业单位档案服务整体水平。

2.2 健全档案服务机制

机关事业单位在开展档案服务开作中，档案人员是其中最为关键的一项因素，事业单位宜通过建立合理的选人用人机制，打造一支高素质的档案服务人员队伍。并重视高素质人的引进工作。加大对现有档案人员的培训，使档案管理人员能够及时更新自身的知识结构，更好的满足档案服务工作的需求。事业单位还需要营造良好的工作环境氛围，使档案人员能够努力工作，不断的提升档案服务通力。同时还要建立竞争机制，采取多种手段，并将档案服务工作业绩与考核和提拔等进行挂钩，激发员工工作的积极性和主动性。并通过积极构建皮肤度日档案制度体系，进一步对制度进行细化，提高制度的可操作性，使档案服务工作的能够有章可循。

2.3 加快推进档案信息化建设

档案服务水平的提高离不开完备的基础设施，特别是在信息化时代背景下，档案加快了信息化建设的步伐，这就要求机关事业单位需要配备完善的档案信息化建设的软硬件设施，全面提高档案信息化的水平，这样能够为公众提供更丰富和更便捷的档案利用服务。因此机关事业单位需要加大力度提升档案信息化和数字化的水平，积极完善具体的制度，促进档案利用服务的不断延伸。并借助于网络优势，加快推进档案数字化建设的进程，进一步提升档案整体服务能力。

2.4 拓展档案服务领域

在机关事业单位档案服务能力提升过程中，需要重视网上利用资源的开发，并通过积极开展档案文化宣传活动，构建更为畅通的信息共享渠道。在实际工作中，单位宜重视硬件投入，并建立内部局域网，单位内部人员借助于单位网站即能够实时在网上检索所需要的档案信息，享受到更便捷的档案信息服务。而且为了丰富档案信息资源，单位还需要鼓励职工及时扫描存档的文档，并上传至档案资料库实现对电子文件的实时利用，发挥出档案信息资源的重要作用。同时还要针对单位档案信息资源通过多种方式方法进行深入挖掘，开展形式多样的档案文化宣传活动，充分地发挥出档案服务工作的实际效能。另外，档案部门还需要强化与其他部门之间的沟通和交流，确保档案信息接收和开放渠道的畅通性，加快推进档案信息的共享，全面提高档案的利用率，使其更好地满足具体的利用需求。

2.5 加快智慧档案建设

在机关事业单位档案服务能力提升过程中，要求档案人员要树立大数据思想，并将大数据思想渗透到档案服务工作中来，全面促进档案服务水平的提升。同时还要积极重视档案软硬件方面的优化，加大资源投入力度，全面促进档案服务水平的提升。即在实际工作中要做好硬件设施的维护工作，提升档案管理系统和电子存档的安全性和保密性，进一步保证档案信息的完整性。通过建立智慧档案资源系统，针对电子档案进行有效收集和整理，根据用户的具体需求来做好各种资源的收集工作，将其及时归纳至共享资源平台中，实现信息资源和档案资料的智能化收集和自动化存档，为档案服务能力的提升打下良好的基础。

3 结束语

机关事业单位档案服务能力的提升是一项较为系统的工作，并不是短时间内即能够实现的目标。特别是在当前档案服务需求多元化发展的新形势下，机关事业单位档案工作中更要求档案工作者要积极转变档案服务思路，积极主动地进行服务，并重视档案服务方式方法的创新，履行好自身的岗位职能。对于机关事业单位而言，不仅要强化对档案服务工作的重视，还需要加大投入力度，提高基础设施建设的水平，重视档案信息化和智慧档案建设，以提高档案服务能力为主线，为档案工作的高效、优质开展打下坚实的基础。