新时期加强档案收集与整理工作的有效方法

张丽燕

（邢台市襄都区文化和旅游局，河北 邢台 054000）

随着信息技术的普及应用，使得档案信息管理工作的重要性被越来越多人认可。档案收集和整理是档案管理的前提，为了使档案管理工作能够顺利的开展，需要对档案收集和整理工作进行必要的强化，本文从以下方面对加强档案收集和整理工作的有效方法进行阐述。此次研究对丰富档案收集和整理工作方面知识具有理论性意义，对指导相关有效方法的实施具有现实指导性意义。

1 加强档案收集和管理工作的重要意义

从档案管理的角度来讲，档案收集和整理是其工作的本质。档案收集与档案资源数量息息相关，档案整理与档案质量息息相关。因此，对档案收集和整理工作进行加强和完善具有重要的意义。当问题出现在档案收集和整理工作中时，档案在数量和质量方面都无法得到保障，并且使档案管理手续工作的开展难度明显提升。所以，当档案的收集和整理工作有效完成之后，才能够使档案的使用价值得到充分的体现，还可以使其提供的信息资源服务更加的优质，从而为社会经济发展提供正向的推动作用。

2 档案收集和整理工作中存在的问题

1）工作人员思想认知欠缺。当下，仍然有一定的问题存在于档案管理之中，如工作人员对档案缺乏正确的思想认知，其认为档案的实际价值不大，档案管理也可有可无，受到这种思想认知的影响，使得档案管理工作无法顺利的开展，进而使档案的价值无法得到充分的体现。同时，由于档案资源无法带来一定的利益，使其在思想误区中无法脱离，使得档案工作也陷入到恶性循环之中。除此之外，部分工作人员片面的理解档案管理，认为其只是对档案资料进行收集，并装成档案即可，这样导致档案收集和管理工作的开展受到严重的影响。

2）档案保管不力。对档案收集和整理工作来讲，档案保管是重要的部分之一，当档案保管工作有效完成之后，其不仅能够为档案的安全性和完整性提供保障，而且能够使档案收集和整理工作的意义得到有效凸显。由于科技的进步，使得电子档案和数字档案形式越来越普及，但还是需要重视纸质档案，因此很多珍贵的资料都是以纸质的形式存在，当这些档案保管不力时，重新对其整理的困难性相对较大，甚至会使档案资料被破坏的概率显著增加。

3）管理制度缺乏健全性。当下，档案管理在我国缺乏统一的管理制度，实施的档案管理制度都是在各个单位自身情况的基础上所制定的，这样使档案管理制度缺乏明显的健全性。另外，各个单位在档案管理工作的理解方面存在较大的差异性，使档案收集和整理工作也缺乏标准，从而不仅使该工作的质量无法得到保障，而且使档案资源无法得到有效的共享。

4）工作人员缺乏稳定性。对档案收集和整理工作来讲，其为连续性和专业度都很强的一项工作，因此，需要专业的人员来长期从事，这样才能够使其效果得到充分的凸显。但当下，绝大部分的从业人员都是兼职身份，其不仅在专业能力方面存在一定的欠缺，而且在稳定性方面也十分欠缺，甚至出现工作态度散漫的现象，从而导致档案收集和整理工作的质量与现代化需求之间存在较大差异性，进而对档案管理工作的开展产生严重的限制。

3 新时期加强档案收集和整理工作的有效方法

1）强化档案管理制度的构建。对档案管理制度来讲，其在档案收集和整理中起着一定的规范作用，为了使档案收集和整理工作得到有效的加强，先需要对档案管理制度构建进行强化。在制度之中，需要对档案收集和整理工作的标准进行明确，并对工作操作流程进行规范。与此同时，需要对责任细化和分配进行有效落实，并对奖惩制度进行制定，这样不仅可以使各个环节有章可循，而且可以使档案收集和整理向统一化和规范化方向转变，甚至使工作人员的认知得到强化，从而使档案收集和整理工作的质量得到明显的提升。

2）运用现代化管理技术。由于时代在不断的发展，档案管理向数字化和信息化方向进行转变是必然趋势。档案信息化建设过程中，信息技术水平和档案管理应用也随之变化，因此，需要调整档案信息化建设的目标。对档案管理人员来讲，需要在自身岗位工作内容的基础上，一边学习一边进行操作，不仅使自身业务素质得到有效提升，而且能够信息技术等知识进行有效掌握，从而使自身向综合性档案管理人才进行转变。另外，在档案整理中应用现代化手段，可以使效果得到有效的凸显。在检索查阅过程中应用计算机技术，可以使搜索时间大幅度降低，使人为因素产生的干扰得到有效的降低，又可以使计算机管理的优势得到有效凸显，从而使其工作效率大幅度提升，进而能够为社会提供更好的服务。

3）重视文件材料的收集和整理。对于存档的文件或材料来讲，需要及时的进行收集和整理，这样可以使归档文件的完整性和时效性得到有效保障。另外，在对资料文件进行收集时，需要使其完整性得到有效突出。在对其进行整理时，需要在相关规定的基础上，对其进行有效的分类整理。除此之外，需要对档案保管工作进行强化，以此来使档案机密安全得到有效保障。

4）提高工作人员综合素养。对档案管理工作来讲，工作人员的综合素养能够对其产生直接的影响，为了使档案收集和整理工作的质量得到提高，需要对工作人员的综合素养进行有效的培养。首先，需要对工作人员进行定期的培训，使其能够对档案管理工作产生正确的认知，从而对档案管理工作加强重视程度，以此来使其工作质量得到保障。其次，对其进行有效的培训，可以使其对计算机以及信息化方面知识进行了解和掌握，使其能够利用现代化技术来完成管理工作，从而能够对时代发展的需求进行满足。

5）对档案法进行贯彻并构建奖励机制。当档案法得到有效的宣传和贯彻之后，可以使相关的领导和社会的关注度对其重视，从而使其档案管理意识得到有效的强化，进而使良好的档案工作氛围被有效构建。与此同时，需要对机遇进行有效把握，将档案自身的宣传教育作用进行充分体现，并在奖励机制的基础上，来对工作人员的积极性进行调动，从而使其作用或意义得到充分的体现。

4 结语

通过本文的论述可知，档案管理工作的基础为档案收集和整理，为了使档案管理工作的质量得到提升，需要对档案收集和整理工作的有效方法进行强化，这样不仅可以使档案信息资源的数量和质量得到保障，而且可以使档案信息资源的价值得到充分凸显。因此，需要对相关的方法进行详细研究，从而使档案管理水平得到明显提高，进而为档案事业的健康发展提供保障。