乡镇卫生院档案管理探析

2020-02-28杜育林

卷宗 2020年36期

杜育林

（海南省海口市琼山区龙塘中心卫生院，海南海口 570000）

档案是历史的原始记录，它直接、客观地记录了形成者的真实情况。卫生院档案是卫生院在各项工作中形成的，具有保存价值的，各种形式和载体的历史记录，是院领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是医学研究和基础设施、设备建设的可靠资料。卫生院档案作为医疗专业知识和医政管理知识的结晶，是卫生院建设与发展的信息资源之一。本文就乡镇卫生院档案管理工作作些粗浅探析。

1 卫生院档案管理的重要性

1）为卫生院发展提供重要依据。现今各项技术高度发展，对档案管理的要求已经很高，档案管理作为卫生院发展的重要内容，也是管理不可缺少的重要组成部分，是卫生院建设、发展的真实写照和原始记录，也应与卫生院业务建设同步规划、同步发展。随着医学科技技术快速发展和不断更新，对卫生院档案管理的科学性要求越来越高。因此，准确把握新时期卫生院发展的特点，适时充实和调整，实现档案现代化建设，对卫生院的改革发展有着非常重要的意义。2）必须重视的基础性工作。档案管理是卫生院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。档案无论在哪个单位都占据着极其重要的位置，档案记录着一个单位的成长历程，从档案中，我们可以找到帮助将来工作决策的重要依据等很多信息。而档案在卫生院中的位置更是尤为重要，因为卫生院中的工作常常攸关生死。档案管理要吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，开创档案管理工作的新局面，不断提升一个单位的管理水平。3）原始记录和法律凭证。卫生院档案管理是卫生院管理工作的一个重要组成部分。档案是卫生院在工作活动中形成的文件、病例、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是卫生院的宝贵财富。档案管理是卫生院历史进程中的原始记录和法律凭证，是管理不可分割的重要组成部分，是工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。因此，加强档案资源管理对卫生院领导决策科学化和现代化建设极为重要。大量的电子档案的产生，随之而来的是其管理方法与档案不适应带来的问题。准确把握新时期卫生院发展的特点，加强档案管理，是档案实行现代化管理的根本任务。

2 卫生院档案的特点

1）完整性。档案在管理过程中，档案人员必须严格按照科学的管理方法，保证档案收集的全面性和连续性，致力于档案工作的细致管理，确保档案的完整性。2）真实性。以病历档案为例，病历档案应严格按照国际疾病分类的原则，对病情的观察、讨论、检查、治疗及总结等，进行详细真实地记录，杜绝虚假的和随意的删改。同时，要严格质量检查，这不仅有利于保证有效信息的真实性，还可避免不必要的医疗纠纷。3）时效性。档案利用要从传统的封闭型管理转变为开放式管理，打破院际、省际、国际的界限。在主管部门统一组织和协调下，构筑区域卫生院档案管理网络，做到互通有无，资源共享，提高档案开发利用的时效性。4）科学性。在档案人员的配备中，要保证档案工作者的专业素质，并建立健全档案的质量标准，完善检查制度，统一管理各环节的操作技术，完善工作条例和设备，加强档案信息的科学化管理制度，从而把握档案信息资源的科学性。

3 加强卫生院档案管理的方法探析

1）档案工作是卫生院管理工作的一个重要环节。档案管理是按照卫生院职能要求和业务的范围需要，将从事的行政事务、医疗业务、教学科研、人员结构、医疗设备、财会统计等收集起来，加以整理编目，是卫生院各项工作的真实记录和有效的凭证，也是卫生院建设与发展的一个重要部分。同时，档案记载着历史，历史不能忘记。特别是医疗卫生事业是伴随着卫生院发展和建设成长起来的，在以人为本、构建和谐的社会里，作为承载着本地区城镇居民医疗服务和健康保护责任的医疗事业。管理好档案是对历史的负责任、是对事业的负责任、是对单位职工的负责任、也是对患者负责任。档案工作虽然默默无闻，但档案事业却是一项守望历史传承文明的千秋功业，这项工作是医疗工作的重要组成部分。2）为临床、医疗、教学和科研工作服务。在科技进步日新月异的今天，卫生院管理工作正向着科学化、现代化和标准化发展，档案在卫生院科学发展中的地位和作用越来越受到重视，档案管理复合型人才是新形势下卫生院医学发展的需求。卫生院档案工作人员是对卫生院的档案工作实施全面的管理，在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。档案工作人员的管理能力和自身素质如何，直接影响到档案工作的开展影响卫生院管理基础。档案规范化管理，对于院长的正确决策，提高医疗技术质量和经济效益，促进卫生院发展有着特殊作用。能从根本上为卫生院现代化管理打下扎实基础。因此，重视开发，充分利用，发挥档案的社会效益。档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用。因此，卫生院档案管理人员要树立服务意识，要多途径、多渠道地开发档案信息资源，使卫生院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。3）推动卫生院工作稳定、迅速的发展。构建乡镇卫生院网络管理体系，有利于实现集中领导、统一操作和分组负责的档案管理体系。通过建立网络管理系统，更方便各级部门的统一领导和监管，能够有效地提高各部门从业人员的工作热情，也能够提高档案管理从业人员的工作主动性和积极性，有利于提高档案管理工作的效率。乡镇卫生院的档案管理工作的有效开展，不仅能够促进人事管理和行政管理工作的顺利进行，也能够为乡镇卫生院的医疗以及科研工作提供可靠的依据。所以，乡镇卫生院一定要提高对档案管理的重视程度，不断地完善档案管理制度，还要能够利用先进的医学技术合理地利用和开发档案信息资源，推动乡镇卫生院内部各项工作稳定、迅速的发展。4）电子档案管理是档案管理史上的一大飞跃。档案管理工作已从手工操作变成现代化的电子档案管理模式，计算机系统的大量应用，使现代化的档案管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。随着办公自动化、社会信息化为核心的档案管理模式的深入发展，档案在卫生院的发展过程中起着越来越重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于卫生院管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理规范化工作。5）把握发展动态。随时掌握卫生院的管理、医疗、教学和研究的发展动态，有目的、有重点的收集和积累材料，把档案的信息功能渗透到卫生院管理的工作的每一个环节，通过计算机网络迅速提供所需的资料。及时反馈信息，建立卫生院随访制度，跟踪服务，及时反馈信息，要经常不断积累总结经验，有针对性的存储、处理、提取利用信息。