机关事业单位档案规范化管理工作强化策略探讨

2020-02-28李春艳

卷宗 2020年36期

李春艳

（阜新市疾病预防控制中心，辽宁阜新 123000）

近些年来，在我国社会经济建设快速发展的背景之下，推进了机关事业单位的进步与发展，档案管理工作的重要性越来越凸显出来。然而，在多种不利因素的影响之下，档案管理工作之中暴露出许多的问题，难以满足新时期机关事业单位发展要求。因此，要重视开展档案规范化管理工作，全面地提升档案管理工作质量与效率。

1 加强机关事业单位档案规范化管理的重要性

1）有助于推进机关事业单位的发展。在机关事业单位发展过程之中档案管理工作发挥着重要作用，为领导者与管理者制定相关决策提供了重要的参考资料，已经成为衡量事业单位管理水平的重要指标。对于机关事业单位而言推进档案管理规范化是非常必要的，可以真实、全面地反映出事业单位的发展情况，增强事业单位的市场竞争实力，由此推进事业单位的健康长远发展[1]。

2）有助于为机关事业单位制定后期管理方案提供依据。档案资料不单单包含了员工的基本信息，更包括了事业单位所获得成果。在制定事业单位后期管理工作方案时，通过查询与运用相关的档案信息，可以提升方案制定的质量与水平。由此，加强档案管理规范化工作，对于推进事业单位可持续发展有着深远的意义。

2 当前机关事业单位档案规范化管理中面临的问题

第一，缺乏档案规范化管理的重视。就目前而言，大多数机关事业单位的领导者与管理者在思想上缺乏对于档案规范化管理的重视，难以认识到开展档案管理工作的重要价值，不重视采取相关的措施以推进档案规范化建设，很大程度上阻碍着档案管理规范化建设进程。第二，部门归档立卷制度落实不到位。在开展规范化档案管理之中部门归档立卷工作发挥着重要作用，这就要求各个部门要保证归档立卷制度的落实，以此为开展规范化档案管理打下基础，但是目前机关事业单位各个部门归档立卷工作落实不到位，影响了档案管理工作的开展。第三，完善的档案管理制度是保证档案规范化管理的基础，当前机关事业单位普遍未制定完善的档案管理制度，实际执行的效果也并不理想，很大程度上影响了档案管理工作质量与效果[2]。第四，调查研究显示，绝大多数机关事业单位的档案管理工作内容复杂，实际开展档案管理工作中所耗费的人力、物力、财力众多，而档案管理工作的质量与效率并不高。在推进档案管理规范化管理中，必须要重视对档案使用手续的简化，创造利于档案管理工作的条件。第五，虽然信息技术在社会各个领域中运用越来越多，但是当前机关事业在开展档案管理工作中对信息技术的运用不到位，影响了办公自动化目标的实现，不利于开展规范化的档案管理工作；第六，保证信息安全是档案管理工作中重要内容，在信息时代背景下必须要重视开展信息安全防范，以免发生信息泄露而阻碍着机关事业单位发展。但是大多数管理人员安全意识非常淡薄，不重视开展相关的信息维护工作，不利于规范化档案管理工作的进行[3]。

3 加强机关事业单位的档案规范化管理工作的措施

1）构建起完善的档案管理制度，明确档案管理职责。要想开展规范化档案管理工作，完善的档案管理制度是重要基础，以制度形式规范档案管理工作，明确各个岗位人员责任，以免出现违法违纪等行为。同时，作为档案管理人员在开展日常工作中要遵循统一领导、分级管理的基本原则，实现对档案信息的分类管理，保障档案管理的规范性。此外，组织成立专门的档案管理小组，制定完善的工作计划，依照计划开展相关工作，推进档案规范化管理工作开展。

2）重视对档案管理人员的培训，提升档案管理工作地位。档案管理人员是机关单位档案管理工作实施主体，其专业水平与综合素质高低将会影响档案管理工作质量，对档案管理人员进行专业化与系统化培训是推进规范化档案管理工作关键，这就要求机关单位组织档案管理人员定期参加相关专业知识技能培训，提升档案管理人员的整体素质，并通过构建起完善的奖惩制度，充分地调动人员工作热情，推进规范化档案管理工作的开展。

3）重视对现代化设备的运用，提升档案管理现代化水平。计算机技术与网络技术的运用日益广泛，在开展机关单位规范化档案管理中，要重视对现代化计算机技术运用，提升档案管理工作质量与效率同时，实现对档案的分类管理。同时，依托于计算机技术的运用搭建档案共享平台，提升档案查询与登记工作效率，实现对档案资料的充分利用。除此之外，做好档案管理人员培训工作，强化其对现代化信息技术的认识，使其灵活地应用现代化设备开展档案管理工作，使档案管理工作质量与效率更上一个台阶。

4）重视对档案管理工作的监督与管理。当前，机关事业对档案管理的监管不到位是影响档案管理工作规范性的重要因素，为了推进规范化档案管理工作的开展，机关事业单位在思想上要重视对档案的监管，对档案管理人员实行不定期的岗位检查，督促工作人员认真地做好本职工作，并对工作中存在失误的人员进行批评教育，使其端正好工作态度，同时对工作中表现良好人员进行物质上与精神上奖励，充分地调动人员工作积极性与主动性，促进档案管理工作质量与效率的提升。与此同时，要组织成立专门的档案督查小组，实行对档案管理工作检查，推进档案管理工作规范化开展[4]。

5）加强档案管理的创新服务，增强档案管理服务意识。作为档案管理人员自身要摆脱传统思想理念的束缚，不断地增强自己的服务意识，利用现代化网络优势开设档案信息的自主查询与分类查询等，及时更新与补充档案信息，保证档案信息的准确性，为领导制定相关决策提供重要的参考依据。与此同时，要根据机关事业单位的实际情况运用合适的档案管理模式，推进档案管理工作的高质量高效率地进行。总之，在全新发展时代下要重视对档案管理理念创新，开创全新的档案管理方式，全面地保障档案管理质量与效率。

6）出台相关的档案管理工作标准。从目前来看，我国机关事业单位在档案管理工作中面临着诸多问题，影响了档案管理工作质量水平的提升。针对上述问题，对于政府相关部门而言要尽快地根据档案管理实际需要，相应地出台档案管理工作标准，对档案管理工作提出严格要求，使其按照规范要求进行各项工作，推进机关事业单位档案管理工作朝着规范化、标准化与有序化方向发展，为提升档案资源利用效率创造出有利条件。