基层档案室资料归纳和利用

吉 艳

（吉林省梨树县廉政教育培训中心，吉林 四平 136500）

随着社会的发展，档案的规模急剧增加，同时人们对于档案的需求也在飞速增加。传统的档案管理方式已经不再能够满足当前人们对于档案管理质量的需要。因此，作为对人们未来发展具有重要影响的档案管理工作需要认识到自身所肩负的责任，积极发展现代化技术，促进自身管理水平的提升。在档案管理工作过程当中，基层档案室需要将自身的工作重心逐渐转移到对档案的现代化管理上来，从而为人们提供更好的档案服务。

1 提升档案管理者素质，加强档案管理意识

1.1 提高档案管理人员的素质

想要提升档案管理人员的综合素质，既需要让档案管理工作人员的业务素养以及工作水平得到提升，同时更需要对档案管理工作人员的思想道德进行培养，加强教育培训的力度，努力培养出具有优秀责任感、业务技能熟练、工作作风优良的档案管理人员。档案管理工作者自身也需要努力学习，服从党和政府对于档案管理工作的需要，要解放思想、勇于担当，提升自身对于工作岗位的适应程度，培养自身的工作责任感，不断地深入研究发展如何做好本职工作。同时还需要培养档案管理工作人员的法治意识，认识到在档案管理工作当中可能存在的风险以及其中所隐含的价值。档案管理的质量将会直接关系到单位未来的发展高低，只有在现代化的思想指导下才会让档案管理发挥应用的作用，因此需要加强领导对于档案管理的重视程度。

1.2 增强档案管理意识

想要增强档案管理意识，提升全体人员对于档案的认知，首先就需要针对工作人员进行各种档案知识以及档案业务的宣传语培训，可以通过定期制作与档案有关的宣传册，分发到各个员工当中进行学习，同时档案管理人员还需要积极参与到档案管理宣传的过程当中，仔细讲解档案管理过程当中所涉及的知识，并且认真的对每一个步骤进行分析，做到全体员工都能够认识到：在档案管理项目工作结束时，如果没有按时整理完档案资料就不算完成档案的整理工作。

2 做好数据化准备，实现档案管理现代化

计算机技术在档案管理当中发挥着十分重要的作用，同时也是规模庞大的工程，尤其是涉及一些大型项目，其中的档案不仅数量巨大，复杂程度也非常高。如果缺乏一套完整的科学化、系统化的管理流程，一定会导致数据的丢失，最终影响到档案管理工作的质量。因此，在开展档案管理工作时，需要充分控制好一下几个要点：

2.1 档案管理主次分明、循序渐进

进行档案管理的目的就是为了实现档案价值的充分利用。通过信息技术就能够很好的实现这一目标。在当前科学技术发展的支持下，信息技术档案管理是当前基层档案室归纳和利用发展的必经之路。在推动计算机技术管理的进程当中，需要结合整体档案的价值，重要性以及开放性等因素，来对档案进行高效率的管理，同时还需要对核心档案做好加工工作。通过这样的方式，能够让档案的利用程度得到提升，实现资源的充分利用。

2.2 档案管理层次分明、提高效率

在对档案进行分次分批著录时，可以将案卷分成不同的等级层次来进行。简而言之，就是针对蕴含价值不足或者反映的问题比较简单的档案进行案卷级的著录，使涉及同一种类型的档案能够通过排列组合的方式进行统一管理。在对涉及的问题比较复杂的档案进行著录时，可以进行档案级的著录。通过采取这样的方式来对档案进行处理，不仅能够对档案的主要特征以及主要内容进行展示，同时还能够让档案管理的效率得到提升，节省档案著录的时间，进而实现节约资源的目的。

2.3 档案管理分门别类、利用基础

在面向档案卷基础较为良好的案卷进行著录的过程当中，可以直接根据档案的目录来进行指引，来引导向其他的档案管理形式。比如，可以通过使用关键词的方式来将档案的内容直接与数据库进行连接，通过计算机来实现对档案的统一编号管理。通过这样的分类方式，能够实现对档案的高效利用，同时还能够在原有的基础之上实现对著录环节的监督与控制，使得著录的效率得到提升。

3 做好档案利用的信息反馈

由于档案管理属于动态管理，其中每一个环节都紧密联系，是持续不断的活动。通过对档案所发挥的效果进行分析，不仅能够对当前的工作进行评价，更重要的是能够为未来所需要进行的工作提供指导。加强对档案反馈信息的分析，能够发现档案管理过程当中每一个环节当中可能存在的问题，从而辅助档案管理质量的提升。档案利用效果信息的反馈主要分为两个方面。首先是档案信息输出所发挥的经济效益与社会效益。需要档案管理部门积极建设信息反馈渠道，通过开展调研工作来查看档案所发挥的作用，这是非常重要的信息反馈方式，其中就包含了档案的实际使用者对于本次档案使用效果的评价与意见，能够在其中发现当前档案管理当中的问题。同时还可以通过更加创新的调研形式来广泛采纳意见，具体有意见簿和座谈会等形式，方便从更全面的角度来对当前档案管理的质量进行评价。第二就是健全档案统计的工作，通过表格来对当前档案管理的情况和档案管理水平进行统计，方便档案管理部门制定下一步的管理方针，有利于档案管理质量的提升。

4 总结

总而言之，想要提升基层档案室资料的归纳和利用效率，首先就需要做好档案管理人才的培养工作，只有拉起一支作风优良、质量过硬的档案管理人才队伍，才能够在未来的发展过程当中取得优异的成绩。同时还需要加强对现有人才的培养，积极开展讲座。第三，还需要重视对现代化技术的发展，通过计算机技术来实现基层档案的管理效率与管理质量。第四需要做好档案管理的反馈工作，及时发现在工作过程当中的问题，为档案管理的发展作出贡献。