新时期事业单位档案管理工作的创新及优化

2020-02-28黄洁芳

卷宗 2020年36期

关键词：文书事业单位档案管理

黄洁芳

（河北省水文工程地质勘查院，河北石家庄 050000）

档案管理的过程实际上就是对各种资源集中调度的过程，事业单位的重要资产体现在档案资源上。档案管理水平不但影响事业单位未来发展，还影响事业单位科学决策。因而需要应用新技术、新理念、新思维，不断促进事业单位管理水平上台阶。

1 目前我国事业单位档案管理面临的主要问题

1.1 事业单位的档案管理工作方法有待创新

事业单位以往的档案管理工作主要以纸质方式储存保管与查阅，在这样传统的形式下，随着时间的推移，纸质资料容易出现破损与丢失的现象，这对于档案资源的管理无疑是一个重要问题，在纸质形式保管下，档案资源若想历久弥新完整保存，对于档案管理部门而言是非常困难的，而有些事业单位的管理人员对于这项工作的重视程度也不够高，松懈的管理方式对档案管理工作造成了很大的困扰，影响了事业单位的发展脚步。

1.2 事业单位档案管理手段落后，业务基础偏低

在现阶段的事业单位管理中，对档案的管理不但管理机制不够完善，而且管理档案的相关设备较为落后。在新时期信息化环境下，对档案管理缺乏与时俱进的先进管理技术。在事业单位中，若对档案管理不够重视，那么对档案管理工作投入资金相对就会较少，使得档案管理建设负担不起新型的管理设备，而造成档案管理的手段落后。现代社会的发展速度是极快的，智能化的发展已经普及到各行各业的发展中，在这种情况下，如果事业单位对于档案管理的方式还是采取传统的手工整理，对档案的保密性管理会有一定的影响。另外，如果档案管理人员的工作业务能力低，也会导致员工在档案整理中，缺少对档案内容的鉴别，从而使得档案管理缺少规范性。

1.3 档案管理人员的信息素养有待提高

事业档案的信息化管理离不开现代技术的支持，要想提升信息化管理的水平，就要求相关的管理人员要具备较高的信息素养，可以说档案管理者自身技术水平会对档案的信息化工作效率和质量造成直接的影响。部分事业单位的档案管理人员信息技术水平较低，没有掌握最先进的智能化档案管理系统的应用，因此，在日常的档案管理工作中没有技术支持，在实际工作中，很难利用现代化的信息技术和手段来合理开发档案信息资源，并且也不利于档案利用价值的发挥，也导致信息化管理难以推进。

1.4 事业单位的档案管理工作未曾被高度重视

在我国事业单位档案管理工作中，对于档案管理工作的重视程度有待提高，以往的档案管理部门通常认为档案管理工作并非事业单位重要的工作内容，思想觉悟也有待提升，对自身工作的认识不到位严重影响了服务质量与工作效率，档案管理工作人员缺乏高度的积极性与工作热情，这也是造成档案管理工作停滞不前的一个重要原因。

2 当前事业单位档案管理的创新策略

2.1 制定相关的管理制度

要想有效确保企业办公室文书档案管理工作，企业需制定切合实际需求的相关管理制度。使得企业办公室文书档案管理工作在现代化信息社会的大背景下，能够实现更加优化的管理模式，将文书档案管理工作的价值最大化体现出来。在制定相关的管理制度时，企业需针对相关使用部门来确定。例如可将文书档案不得损坏加入文书档案的制度管理中，可加强工作人员对于文书档案的爱惜程度，在对文书档案进行归档时，不会像往常一样采取随意的模式，而是谨慎对待之。必要时，可将惩罚制度引入文书档案的管理工作中，一旦毁坏，可追究相关工作人员的责任。最为关键的一点是，在对企业文书档案进行电子文档的使用时，使用部门需注意切断一切外网，仅在企业内部网络上进行浏览，这样做可避免企业电子文书档案的信息泄露，提高企业文书档案的安全性，保障企业自身的利益，不会对企业造成巨大的打击。

2.2 不断加强事业单位档案保密工作

档案管理工作的重点是保密工作，单从档案保密方面出发，库房应设在办公处的最底屋，而库房门窗等设施需要加固来防止盗窃行为，库房与办公室还应该做好分离，档案管理库房设置有专人管理，并且还要根据实际情况制定出严格的管理制度，与档案管理部门无关的人员一律不可入内。另外，档案资料与事业单位的其他资料也要分开管理，确保档案资料的保密性，如果因为档案管理部门的疏漏造成档案信息的流失与疏漏，势必会造成很严重的后果，一发不可收拾，因此，事业单位档案管理工作的保密性是首要原则，需要事业单位上下级共同努力、协作安排才可以达到预期的标准，而档案管理工作人员也要意识到这一点，做好与上级的配合工作。

2.3 提升信息化建设水平

随着档案信息化建设的发展，传统的档案管理工作方法面临多重挑战，不论是数字化建档还是使用者需求的多样化，都是档案管理工作中需要改进的重点内容。为了改变传统的档案管理方法，则要通过结合信息技术的使用建立高效完善的数字化管理系统，有利于实现档案更加快速清晰的保存，对档案的储存期限和形式都有更好的处理方法，还有利于信息化建设的进行。同时还要从办公系统和档案管理系统的接入方面入手，在建设数字化管理模式时综合考虑到衔接的问题，保证数字资源的有效利用。事业单位要通过数字化建设发展，结合创新的管理制度，保证档案管理系统处于高效安全的运行状态，比如在文件保密和网络安全方面要完善，保障档案管理的安全高效开展。

2.4 加强组织领导以提高人事档案管理水平

各级事业单位要提高对档案管理工作的重视程度，将其纳入议事日程：首先，要建立档案管理工作的领导机构，定期对档案管理工作进行检查和指导、督促。其次，要结合本单位档案管理工作实际，建立起档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性、定量考核，可按照分级分类指导的原则，通过等级升降来实施动态管理；同时应参考国家档案建设的有关标准，建立和完善质量管理体系。基层事业单位的管理水平与社会的发展息息相关，在社会的稳定发展中起到了非常重要的促进作用，而当前来看，各单位可结合本单位具体情况，研究制定档案各项工作的质量评价标准，并积极组织实施，从而推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。