文书档案管理中存在的问题及对策研究

卓淑清

（梨树县发展和改革局科技信息中心，吉林 四平 136500）

1 概述

所谓文件档案主要是指机关单位，事业单位及团体组织从管理活动中生成的常见文档转换而来的某些文件类型主要包含决定，指示，公告，批准，请求，通知，协议，报告、信函，会议记录，摘要和计划等。此阶段的文书档案还涉及一些如照片，录音，视频和电子文件等形式。

2 存在问题

2.1 提高档案管理人员工作能力及敬业精神

大多数文书档案管理人员的对档案管理的工作内容认识不清，无法适应当下档案管理的工作需求。大部分的文书案管理人员对这项工作的认识仍处于理论水平，缺乏文书档案管理经验这让文书档案管理的过程里产生许多阻力，这些问题会影响文档案归纳、整理的质量。再者，大多数企事业单位对文书档案工作认识不到位，以及负责文书案管理人员较少，无法满足当前档案管理的需求。另外现有的一些文书工作的档案管理人员思想素质较低，无法按要求完成自身的文书档案管理工作，文件归档和交接手续不齐，文件丢失、损坏等频繁发生的事件严重影响了文书档案管理工作的正常发展。

2.2 单位机构改革使文书档案管理工作的难度上升

随着政策变化及机构改革，文书档案的工作量急剧上升了，资料变得更加丰富。文书档案的管理复杂程度也大大的增加。各部门之间工作交接变化，使文书管理工作缓慢且质量差。文件档案管理人员对各个部门之间的工作内容没有足够的了解，无法对文档重要性做出正确评估将影响文书档案共做的进展情况和进展速度，或是因为不了解工作内容造成失密、泄密行为给带来不可估量的损失。

2.3 思想认识不到位

有些企事业单位没有了解档案工作的重要性，片面追求发展业务。忽视了文书档案的管理。认为加强文书档案管理是对人力和财力的浪费，对本单位的工作开展没有任何意义。为了节省成本，一些单位使用其他部门人员从事兼职工作，没有聘用专职的文书档案管理人员安排，导致文件管理的质量和速度很低。

2.4 文书档案管理人员缺乏专业知识的培训

为了有效开展文书档案管理工作必须加强管理人员的专业技能学习。积极参与档案馆组织的文书管理工作培训。目前我国对档案人员的管理和继续教育还有形成体系。培训机构对于档案工作的培训不够专业、人员培训质量差。由于培训机构标准没有得到相关的管理，导致培训方法相对单一，档案人员在培训中心缺乏学习兴趣。被动地接受相关知识，在训练过程中员工容易产生反抗心理，导致培训不能达到预期效果。

2.5 电子档案管理不到位

随着信息化在工作中的运用，为了快速有效地管理文书档案，开始使用信息化系统对数据进行归档， 极大的提到了档案归档、收集、查询、效率。尽管一些部门采用电子档案来管理文书档案，电子档案的管理仍然存在缺陷。当电子设备出现问题时，会导致大量文件丢失，带来巨大的损失。

3 如何提高文书档案的管理

3.1 加强文书档案管理中的衔接工作

在文书档案管理中，文件是文书档案管理中的基础。在进行管理时，企业或事业的档案管理部门应当对不同类别的文书档案制定了明确的治理规范，使文书档案管理更加系统和合理。可以在文档管理中设置统一的纸张，规范文件格式。在收集文书档案环节，拒绝不统一格式的文档，来保障档案文件格式一致性并促进文档和文件的标准化管理。同时档案的整理、归纳不仅仅是档案工作人员的事，它通常涉及部门的几个部门。所以，有必要在工作中树立长效机制，加强文件档案的管理工作。加强各部门的协调，联系与合作。建立领导小组管理机制，建立沟通渠道，单位整体需要积极参与配合档案工作，以方便档案的管理。管理部门无缝收集文件，提高文件收集效率。

3.2 通过加强对办公室档案管理员的技术培训，提高管理人员素质

必须建立专门的文档文件管理部门，保障专职工作人员的稳定性，不能经常换人。确保管理人员对本职工作具有归属感。档案工作人员在进入岗位前，必须首先建对本职工作正确理解，牢记自身工作职责和重要性。其次可以区不同的档案管理先进试点进行参观和学习。还需将档案工作列入年终考核重点工作，设置各种量化考核目标，要求职工将本年学习成果、管理成果的成绩反映出来。从而树立档案工作人员的正确认识。使管理人员更加积极的参与到提高自己技术水平的培训中心来。

3.3 提高单位对档案管理工作的认识

单位领导部门应在工作会议上着重提出档案工作的意义。文书档案工作的工作进度受决策部门对文书档案管理工作的重视程度的影响较大。单位的决策层必须大力支持文书档案管理工作。领导部门应当召开全单位关于正确认识文书档案管理工作的会议，在会议上强调文书档案管理工作的重要性，来提高单位整体职工对档案工作的理解和认识；也可以给个有关部门管理文件的职工发放宣传学习手册，以增强相关人员对文书档案管理的正确认识。

3.4 发展现代信息化档案管理手段

文书档案管理通常具有较大的工作量。在文书档案的装订、归档、目录分配中时常因为工作的复杂性产生错误，现有文书档案归档方法通常花费很多时间和精力，并且有必要积极地引入信息化以应对这种情况。同时可以作为现代文书档案工作发展的新起点。企业事业单位应现在档案管理的特殊特点而可雇用一些信息技术专家来建立信息化管理平台，相关管理者可以使用信息化管理平台。实现档案工作的分类、储存、采集信息化。开发并应用信息化管理平台，不能忽视了安全问题，保障信息化文书档案的安全。