办公自动化对事业单位档案管理的影响分析

刘 平

（长治市市场监管综合行政执法队，山西 长治 046000）

办公自动化是事业单位档案管理的重要工作方式，尤其是在档案管理内容复杂的前提下，在进行档案管理过程中，存在着一定的难度，因此，现阶段对档案管理进行创新和改革是时代发展的必然趋势，同时也给事业单位带来了新的发展机遇，办公自动化意味着办公效率更加方便、快捷，同时在工作中，也有一定的保障，因此，档案管理自动办公系统是时代发展的需要，也是办公自动化发展的前提保障。

1 办公自动化的概述

办公自动化发展下，不但对市场行业的发展起到了推动作用，对事业单位中的档案管理人员提升了工作效率，同时也增加了雇员和管理人员之间的信息处理系统。当然，办公自动化也要强调速度和效率，具备方便、实用、稳定及高效的特点。所以，在某种程度上，档案管理也是办公自动化的一部分。

2 事业单位档案中办公自动化引进的作用

1）归档速度更加快捷、高效

时至如今，效率至上已经成为当前时代发展的主要目标，提升工作效率也是工作管理内容的名词。21世纪以来，信息技术不断发展。其中，档案管理是事业单位中的一项重要工作内容，由于档案管理工作涉及的信息内容较多，也具备一定的细致化，不仅关系到个人，同时也关系到一个单位的名誉。

2）能够再实现资源共享

时代不断发展下，对我国行业发展提出了更高的要求，尤其是对于事业单位中的档案管理来说，档案管理是发展中的重要一项内容。信息时代发展建设下，对于档案来说，办公自动化系统的应用可以对档案进行检索，当进行档案管理过程中，可以有效查询到档案信息，增加信息储备能力。其中，政务档案管理自动化可以最大限度地实现资源共享，从而使政府信息利用更加全面、快捷、高效。

3）档案储存更加安全

相对于传统的纸质档案管理，通过办公自动化可以提高管理效率和质量。本文介绍了事业单位档案管理的基本框架，电子档案的存储卡、移动硬盘等现代存储技术用于文件的存储和传输。不仅具有存储时间长、信息量大、稳定性好等优点，而且还具有很高的使用环境和使用限制。同时，管理人员也可以通过网络直接传输文件资源，确保了文件传输的稳定和安全。

3 事业单位档案管理存在的问题

1）多数部门档案管理的现状是档案管理模式落后，导致档案管理效率低下。虽然有些事业单位建立了比较先进的信息系统，但是应用还不充分，自动化和数字化程度不够，对于档案内容相关资料的收集及整理缺乏准确性和完整性，对需要更新和删除的资料缺乏及时修改，造成档案内容不全，实用性差。

2）档案管理意识守旧。伴随着办公自动化程度的提高，档案管理的重要性日益凸显。但由于对档案管理认识不足，缺乏明确的档案管理空间，档案管理被简单地看作是一种数据存储和检索的场所。在加上当前的事业单位在管理过程中，并没有完全的实现信息化，在办公过程中，缺少先进的档案管理资料，造成信息化建设和档案管理无法与社会现状相适应。

3）办公人员工作效率低下。针对事业单位中的档案管理来说，存在一定的落后性，主要原因是因为在进行办公过程中，办公人员没有受专业知识训练，在办公过程中，没有规范性，导致工作人员办公效率低下。另外，很多档案人员并没有接受到专业的训练就上岗，这也是影响办公人员工作效率低下的主要原因。

4 办公自动化在事业单位档案管理的作用

1）有助于保护事业单位环境档案安全。通过自动化系统，纸质文件可以转化为电子文件，用户可以在电脑前从档案中提取图像，避免丢失。与此同时，办公自动化系统的优点包括存储时间、信息量、稳定性以及易受环境影响等，这些都是数据存储的优势。尤其是档案馆，在一些特殊的档案中，管理者可以通过网络传输电子资源，从而保证档案的稳定、安全、完整。

2）协助提高档案管理效率和综合管理服务。第一，随着办公自动化系统的引入，信息系统的使用，可以保证整个档案的建立与归档及查阅以及借阅乃至管理过程等等，以期提高档案管理的效率。可向工作人员展示透明的档案，使单位工作人员参与到档案的管理中来，发挥档案的功能。第二是以传统的档案管理方式为基础，对档案进行大量的人力、物力管理；在档案管理中引入办公自动化技术，可以节约时间和精力，更好地满足用户和档案员的需要，方便他们的工作。与此同时，通过办公自动化系统，使各部门对档案的管理更加快捷、有效，具备全面管理的能力，同时，提高档案管理的规范化、标准化水平。服务自动化的合理应用能充分发挥信息技术的作用和价值，保证档案资源的互惠共享，极大地促进了档案的价值和档案的有效利用。

3）强化工作人员行为规范要求。将事业单位中的档案管理进行有效结合，可以有效的提升档案管理整理效率，加强规范性。在档案管理中，要明确档案管理人员行为规范要求，制定明确的工作依据和内容，设定档案管理要求及制度主要原因是因为涉及个人的工作内容和信息，对于个人的信息要进行保密，防止信息泄露。另外，建立监督管理机制也是规范工作人员的前提保障，可以有效的达到规范工作人员行为的目的，也起到促进单位管理整体水平的作用。

5 事业单位档案管理办公自动化实施的策略

1）增加档案管理的有效性，首先要重视对档案的创新，保证档案管理与办公系统自动化的融合性，增加单位整体办公的融合性，才能有效的提升档案管理有效性，以更好的促进工作档案的有效管理，为事业单位创造有效的工作条件。科学管理档案，必须从过去的“重编易用”的观念向科学管理的观念转变。档案管理和人力资源支持工作必须得到加强，大力推进档案管理工作，加快办公自动化、档案管理等管理新模式的建立。

2）通过建立现代信息技术管理系统，利用办公自动化技术进行档案管理，使员工能够根据需求对档案进行保存，例如，在进行档案编辑时，可以对其进行设计，将档案从编辑到接收实现一体化，从而实现资源信息共享性，以更好的促进加强档案的管理和工作水平。

3）随着信息技术的不断发展，档案管理员需要尽快提高专业技能和技能，并通过持续的进程，通过引入多样化培训单位和定期培训课程，如讲座、实习等，提高其技术能力。

6 结束语

综上所述，我国事业单位在进行工作过程中，档案，是单位工作中的重要内容，也是提高单位办事效率的重要前提保障。为了更好的使事业单位在社会中立稳脚跟，只有全面的围绕办公自动化展开全面的分析，才能有效难度促进事业健康发展，以增加单位中的办公效率。