高校学生资助档案规范化管理探讨

2020-02-28严先朋

卷宗 2020年36期

严先朋

（中国民用航空飞行学院，四川德阳 618307）

高校要对家庭经济困难的学生实施扶贫工作，主要依据是学生的资助档案。档案所包含的内容是十分广泛，其中不仅有学生的基础信息，还涉及学生的家庭和相关村镇的信息。所以，学生的资助档案具有复杂性和庞大性，其构建的体系是十分丰富的。要有效的开展扶贫工作，学生的资助档案必须要准确的规范，在我国，对于资助档案的类别划分主要为四个方向，声像、财务、表册和综合。将资助档案的建立进一步完善，才能推动资助工作的开展。本文主要以高校为背景，分析了学生资助档案管理的现状以及解决的有效途径。希望给相关工作人员提供一些有效的建议和借鉴，也希望给高校资助工作的开展奠定一个良好的方向。

1 高校学生资助档案管理的现状

1.1 学生资助档案管理缺乏规范化

在资助档案管理的过程中，许多学校都缺乏统一的规范性。虽然教育不断发展的基础上，各个院校的资助工作也不断深入，但对学生资助档案的内容并没有明确的文件规定。所以学生的资助档案来源十分的广泛，且具有复杂性。其中包含管理制度、部门文件和申请表等，这些都是资助档案的重要组成部分。除此之外，资助档案管理的队伍水平也存在很大的差异性，高校学生的资助档案通常由资助中心和辅导员保管，但他们本身是没有接受过专业管理培训的，这对于资助档案管理的质量会有严重的影响。

1.2 学生资助档案信息化建设落后

互联网时代的来临，促进了信息技术的发展。信息技术逐步渗透到各行各业的发展中，给资助档案的管理却带来了一定的挑战，传统的资助档案管理都是以纸质为主。纸质档案具有一定的信息优势，但要对其实施动态化管理具有很高的难度。和纸质档案相比较，电子档案的形式有着明显的动态，其富含的信息也更加的丰富，交接的形式也更加的便捷，可以在管理的过程中节约大量的人力和物力资源。资助档案交接的过程中，需要将学生的家庭经济情况和相关信息进行及时的对接。在这样的基础上，必须要加强信息化建设，提高管理质量。

1.3 学生的资助档案利用率低

在高校学生资助档案管理的过程中，资助档案的利用率低是管理中的普遍问题。资助档案更多是作为学生接受资助的凭证和记录，并没有跟进学生接受资助过后的学习和生活情况。事实上，资助档案中的优秀学生可以作为励志教学的典型，可以引导学生的励志思想和感恩思想，但是学校并没有考虑到这一点，资助档案的利用率很低还体现在无法量化贫困生家庭的经济情况。在贫困生认定的过程中，证明的材料获取并不苦难，所以很容易存在造假的情况，这对于资助档案的使用率也有着严重的影响。

2 高校学生资助档案规范化管理的有效策略

2.1 完善管理制度，加强专业化管理

要将学生的资助档案进行规范化管理，资助档案的管理制度是不可缺少的，要完善和规范其管理制度，再确定其所属部门。具备以上条件之后，再将资助档案的归档时间和所属部门责任进行明确的规定。在这一环节中，高校需要对相关部门加强监督。需要有明确的规定，学校要加强监督机制。其次，要明确学生资助档案管理的内容，所以在管理资助档案的过程中，一定要明确其内容。最后，要确定资助档案的保存时限。资助档案的管理过程中，除了学生的认定档案之外，其它的内容材料都有着重要的价值和作用，可以作为后期资助工作开展的重要依据，所以要确定资助档案的保存时限[1]。

2.2 加强电子信息化建设，实现资助档案的动态化管理

电子信息技术可以在很大程度上提升工作的效率，节约人力和物力成本，所以在资助档案的管理过程中，要加强其信息化建设。要做到这一点，可以从三个方面入手。首先，充分利用教育部门的学生资助管理信息系统，以此为信息平台，构建资助档案管理系统。其次，加大对学生的资助档案管理资金投入，资助档案管理的过程中，需要及时更新信息，提升网络档案的查询速度。最后，加强资助档案管理人员的电子意识，提升其管理质量[2]。

2.3 要充分发挥资助档案的价值

扶贫工作的开展，是国家对于教育发展的支持和推动，但是工作开展的过程中，对于学生的贫困认定却存在很大的虚假性。所以资助档案管理的过程中，一定要提升利用率，及时更新信息。除此之外，对于资助档案背后的故事，管理人员要进一步深入，这样不仅可以加强学生的思想教育，还能帮助学生树立正确的思想观念。学生的思想建设在扶贫工作开展的过程中有着重要的作用，加强学生的思想教育，对于资助档案管理的规范化，有着重要的作用和意义[3]。

2.4 提高档案管理人员的职业素质

资助档案管理的过程中，管理人员有着重要的作用和影响，管理人员的专业素养可以在一定程度上决定资助档案管理的质量和水平。要规范化管理资助档案，学校必须要加强管理的专业素养提升。要做到这一点，学校可以定期开展培训，加强管理人员的职业素养。除此之外，还可以加强管理人员的信息技术操作能力，能有效提升资助档案管理的规范化[4]。