探析信息化条件下会计档案的电子化管理

2020-02-28文|葛露

经济视野 2020年3期

文| 葛露

新时期下，档案管理具有双向性，电子档案管理与纸质档案管理相协调的模式下，对于会计档案管理也提出了更高的要求，一旦出现数据丢失或者数据销毁等问题，会严重影响会计档案电子化管理成效，甚至会影响会计档案使用价值的发挥。为促进企业健康发展，对信息化条件下会计档案的电子化管理展开探究，具有一定现实意义。

会计档案电子化管理的特点

会计档案电子化管理的实现，以磁盘、光盘、磁带等设备为载体，档案信息存储也可通过云技术来实现。云端存储空间大，操作便捷，但存在较高要求。当前会计档案电子化管理的特点主要表现在以下几个方面：（1）电子会计档案载体对环境要求高。会计档案管理过程中，传统纸质档案管理方式对于空间存在较高要求，纸质档案的分类保存复杂化，实际管理存在一定难度。而信息化条件下，会计档案电子化管理的开展，对于空间的要求有所减小，查阅便利，一般以硬盘等作为存储介质。但硬盘等会计档案载体对于环境存在较高要求，一旦环境潮湿或者温度过高，极易损坏硬盘，若会计档案信息数据并未及时备份，则极易出现会计信息丢失的情况。（2）电子会计档案的脆弱性。信息化条件下，会计档案电子化管理的开展，需要储存介质的稳定性，会计档案信息的存储具有明显的集中性，一旦存在人为篡改会计档案信息的情况，很难留下任何痕迹，非计算机高手难以发掘，这就会影响会计档案信息的真实性和有效性。电子会计档案存在一定脆弱性，磁盘储存介质的使用寿命有限，一旦出现问题，会对会计档案数据造成破坏，或者设备更新也有可能导致会计信息数据丢失的情况出现，这就无法保证会计档案电子化管理成效。（3）内容丰富，扩展性强。传统会计档案一般包括原始单据、记账凭证等内容，拓展性有限。在信息化条件下，会计档案电子化管理的实现，能够涵盖传统会计档案的所有信息，并且具有良好的拓展性，能够结合会计档案管理的现实需求出发，对会计信息内容进行更改和拓展，因而具有良好的应用价值。（4）效率性与共享性。会计档案电子化管理的实现，主要是计算机技术为载体，对会计档案信息进行整合、规划、分类等，会计档案电子化管理的整体效率能够得到明显提升。以网络技术为支持，电子会计档案信息对顺利传输，能够免受时空限制，网络空间内会计档案信息资源共享得以实现，电子会计档案的积极作用也得以充分发挥。

信息化条件下会计档案的电子化管理策略

（1）建立健全档案管理制度。信息化条件下为全面提升会计档案的电子化管理质量和效率，需要积极建立健全档案管理制度，为会计档案电子化管理的规范化落实提供支持。会计档案大多为企业重要经营数据，在实际管理过程中，要以对电子会计档案管理流程加以规范，保证管理的系统化和明确化，要规范录入会计信息数据，仔细核查，之后做好数据备份，于指定位置存放电子档案，并通过软硬件的更新，来满足会计档案电子化管理需求，这就能够确保电子会计档案管理的稳定性和有效性能够得到明显增强。（2）保障软件版本的一致性与协调性。以管理软件为支持，信息化条件下会计档案电子化管理工作得以顺利开展，随着软件的更新，会计档案管理也面临着新的挑战。为全面提升会计档案电子化管理质量，所开展的培训课程应当具有系统性，必须要定期落实教育，全面提升管理人员专业素质与综合技能，确保会计档案管理人员能够更好的适应更新后的软件版本，保证操作的规范化和熟练化，避免会计信息失真或者丢失，全面提升会计档案电子化管理质量。会计档案电子化管理过程中，所应用到的软件版本更新时间有所不同，必须要保证软件版本的一致性与协调性，维护整个系统的稳定可靠运行，为数据查询和调整等提供极大便利，会计档案电子化管理的整体效率也能够得到明显改善。（3）加强防护措施。在计算机技术和网络技术的支持下，会计档案电子化管理得以顺利实现，实际管理质量和效率也能够得到明显改善。就当前会计档案管理的现实情况来看，主要采取纸质与电子共存化的管理方式，就纸质会计档案管理模式来看，其安全系数较高，而电子化会计档案管理模式必须要高度重视信息安全，尤其是在云储存等方面，为会计档案使用价值的有效发挥创造条件。在做好电子档案备份的情况下，要采取有效的防护措施，防范系统漏洞，要保障档案信息安全，避免不法分子窃取会计档案信息。会计档案管理人员应当强化责任意识，规范开展会计档案管理工作，重视防火工作，保障储存介质安全，避免其受到损害。通过杀毒软件、防护盾牌等的安装，能够达到理想的防护效果，常见的有腾讯管架、260杀毒、金山毒霸等。