探讨人事档案管理的信息化建设

◎辛丽

前言：人事档案资源在人才选择方面发挥着重要作用。现阶段网络化、信息化技术的深入发展和普及，为人事档案管理工作提供了良好条件。推进人事档案管理信息化建设活动有效开展，能够切实保证档案资料的安全性、完整性，能够实现档案信息查询和资源共享，提升人事档案管理工作水平与效率。

一、人事档案管理信息化建设的必要性

在信息技术不断发展的背景下，人事档案管理信息化建设是必然趋势。主要是表现在以下几个方面：第一，顺应行业发展内在要求。信息技术在现代社会各个行业应用范围不断扩大，人事档案管理工作中涉及大量信息，传统管理方式工作效率较为低下。积极开展信息化建设工作，将能够更好提升人事档案管理效率，促进该项工作朝着社会化、开放化方向发展。

第二，切实保证人事档案的安全性。传统人事档案管理，主要是纸质档案资料，其在长期的保存、管理和利用环节会容易受到虫类、潮湿等因素的影响，还易丢失和损毁。使用信息化技术手段，开展人事档案管理信息化建设工作，能够有效保证各类信息资料的安全，为后续开展档案资料的查阅和使用活动提供良好支持。第三，有效提升人事档案管理的整体水平。在信息化技术手段支持下，数字化处理各项人事档案

二、人事档案管理信息化建设存在的问题

进入二十一世纪后，电子信息技术得到了全面的发展，国家的信息化建设水平也在不断的提高，越来越多的企业在日常管理工作中应用信息网络技术，以此推动企业的信息化建设，

提高企业的工作效率，但是纵观现阶段人事档案信息化建设情况，其中依然存在一定的问题需要得到进一步的完善，以此保证人事档案管理工作得到良好的开展。首先，很多企业信息化基础设备不够完善，设备是信息化建设的基础，必须要保证硬件设备稳定运行，才能够保证信息化建设中档案得到良好的管理。其次，很多企业的档案管理人员的综合素质有待提高，执行能力较差，缺少系统专业的培训，不能够适应人事档案模式。最后，很多企业缺少科学明确的目标，在建设过程中出现了标准不一，格式不一的情况，无法开展统一管理，信息建设中的工作人员没有得到重视，严重挫伤了工作人员的积极性，造成了社会不公平现象的发生，最终对工作效率和工作环境造成影响。

三、人事档案管理信息化建设的实施策略

（一）转变人事档案管理的思想。信息化建设的不断完善，人事档案管理也要顺应时代的发展，建设信息化管理审方式，想要保证人事档案管理信息化建设工作得到稳定的开展，首先就要从思想上进行转变，企业内部等高级管理人员要充分认识到信息化的重要性，对信息化建设引起重视。而相关工作人员也要认识到自身承担的责任和义务，主动提高自身的专业素质，信息化建设工作并非一蹴而就，需要一定的时间，不断的探索开展最合适的建设方法。比如，某建筑企业在展开信息建设的过程中，对企业的发展现状进行了全面的调查，发现其中存在的问题，继而有针对性的展开信息化建设，不仅如此，企业在建设过程中，也定期的进行调查工作，保证问题能够在第一时间得到解决，让人事档案管理工作得到稳定的开展。

（二）加快信息管理软件的开发。信息化人事档案的信息化建设过程中，最为重要的就是软件的开发和利用，只有建立起完善的软件管理平台，才能够保证信息化人事档案管理工作可以良好的展开，因此必须要加快管理软件的开发进程。在开发过程中还需要注意以下几点，首先管理软件的开发要和企业的硬件设备相适应。其次，管理软件要和档案数据库进行联系，以此拓展信息化管理的覆盖面积，推动人事档案管理工作得到全面的发展。比如，某事业单位在建立信息化软件管理平台的过程中，为了从根本上提高软件平台的安全性，对需要进行保密的信息数据进行加护，并且继一步完善操作流程，以此从根本上完善的人事档案管理的软件建设。

（三）强化部门之间的沟通联系。新时期，随着信息化技术的不断发展人们之间的距离逐渐缩短，沟通速度加快，同时也对工作效率提出了较高的要求，因此企业在建设人事档案信息化管理的过程中，企业还要在部门之间建立起来信息沟通机制，加强部门之间的沟通，提高工作效率，也能够从根本上提高信息传递速度，保证需要信息的正确性和完成性。比如某房地产企业在建立信息化平台的过程中，还建立了档案管理数据库，建立起信息化的信息传递通道，有效提高信息交换的速度和效率，从根本上进一步推动了企业的信息化建设。

（四）建设一流的管理团队。高水平人事档案管理人员在推进信息化建设活动稳步实施方面发挥着积极作用。档案管理部门首先要不断引进高素质档案管理人员。这些人员有着专业的档案处理能力和信息化技术手段，能够优化现阶段档案人员队伍结构，给整个管理团队注入更多新鲜血液。其次，人事档案管理人员要遵守各项工作的规章制度，严格按照工作流程和标准，应用多种技术，并不断加强自我学习，用最先进科学的理论成果武装自身，更好应对人事档案信息化建设工作。人事档案管理人员要注重加强自我道德修养建设，保持高度的工作热情和良好的职业道德，保证人事档案管理工作的实施效果。

（五）提高管理人员的综合素质。企业在建设了信息化管理平台后也不能够放松，现阶段的信息化建设还需要人来完成最终的工作，因此在信息化建设的过程中，还要努力提高人事档案管理工人员的专业素质和能力，强化管理人员的计算机应用能力，从而促进人事档案管理水平得到全面的提高。比如，某企业在建立了信息化管理平台后，还对相关人员展开全面的培训工作，强化工作人员的计算机应用能力，提高工作人员对文字、图像、声音等信息的加工处理能力，满足新时期社会对人事档案管理工作的需求。

四、结束语

综上所述，当今社会中信息技术得到了广泛的应用，有效地提高了工作效率和生产效率，人事档案管理也不例外，新时期，资源成为了企业之间竞争的关键，加强对信息的管理，能够保证企业经营活动的稳定开展。但是现阶段大部分企业没有认识到信息技术在人事档案管理工作中的作用，很多企业还维持着纸质化的档案管理，企业的工作效率较低，因此必须要采取相应的对策强化信息化人事档案管理建设，以此从根本上提高管理工作效率。