运用信息化手段加强企业合同管理

◎张保军

在当前信息化时代背景下，企业信息化建设进程得以加快，这也使企业进一步扩展了信息化的应用范围，并在企业合同管理工作中越来越重视信息化手段的应用，有效的提高了企业合同管理的效率和质量。文中分析了现阶段企业合同管理中存在的问题，并进一步对运用信息化手段加强企业合同管理的措施进行了具体的阐述。

在当前企业发展过程中，合同作为企业经营管理工作的重要内容和基础，通过提高企业合同管理水平，进一步对合同签订和履行进行规范，可以有效的防范风险发生，促进企业管理工作的优化，对于企业整体经济效益的提升具有积极的促进作用。而且为了提高企业合同管理工作，通过运用信息化手段在网上进行合同起草、审查审批、签订和履行等工作，以此来提升企业合同管理工作的效率和质量，为企业的更快更好发展打下坚实的基础。

一、现阶段企业合同管理存在问题分析

（一）合同审核过程效率不高

企业在具体订立合同时，通常经办部门需要对潜在合同方进行比选，并以此来完成对方资质的审核，以此来确定合同签订方，并由两方共同进行合同文本的草拟。经办部门需要对比选和资质材料进行整理，并针对草拟的合同文本进行审核，具体审核工作一般由财务部门和法务部门共同参与，并各自承担相应的职责。部分企业还存在增加额外委托代理人或是业务负责人审核的情况。合同审核完成后，合同书面文本需要进行签订盖章后才能生效。在具体合同审核过程中，涉及到较多的环节，需要经办人准备好书面材料逐一完成，效率不高。

（二）合同执行管控能力不强

合同在生效后，一般由经办部门执行具体的履约行为。相较于银货两讫型的合同，分段执行合同或是跨年执行合同履约行为相对复杂，因此对于经办合同较多的情况，往往经办部门领导对于合同履约情况也无法全面掌握，涉及到相关问题时还需要通过经办人来了解具体的信息。基于这种情况下，企业内部监管部门对于合同履约状况的监督也较为繁琐，一般需要亲自对经办部门进行实地了解，并针对资金记录情况还需要财务部门进行核实，存在费时费力的情况。

（三）合同信息查询分析不便

在实际合同管理工作中，经常会涉及到对相关信息进行追溯和统计的情况，如在外审工作中，外审人员则会根据财务情况来调阅相关的合同，在合同管理基础扎实的情况下，可以根据合同的编号来对相关信息进地追溯和查询。但对于企业合同管理薄弱的情况，合同信息查询和分析都会存在许多不便，对合同的利用带来较大的影响。

二、运用信息化手段加强企业合同管理

（一）签约授权管理

实施信息化管理的企业通过合同信息系统对签约授权管理实施集中管控。规模企业在传统模式下难以实现统一集中管理，在信息化条件下，合同承办部门在信息系统内提出授权申请，审批人员审批通过后形成签约授权委托书，在得到授权许可后受托人员方可成办理合同业务。企业对签约授权进行统一集中审批监管，管理部门对整个企业的授权情况随时掌握，动态管理签约授权范围、授权人员、授权时限、授权变动等项目内容。

（二）合同文本管理

运用信息化手段进行合同管理工作中，在信息系统中会设置标准的合同文本和相关的法律条款，以此作为合同承办部门提供较为规范和标准的合同文书。合同承办人通过选取适宜的模板即能够在网上制作合同，也可以通过下载标准文体进行编辑制作后上传申报，即只需要根据具体的模板内容，与结合合同的实际情况进行填写即可以完成合同制作。通过信息系统的应用，进一步实现了合同文本的规范化，而且将法律管控关口进行前移，可以有效的控制合同纠纷问题的发生。

（三）合同评审管理

合同评审管理在信息管理系统中的应用是企业跨部门智能化管理的标志之一，合同可在线申报、浏览、检索、审查审批，管理人员足不出户就可完成合同业务。合同评审采用分级授权、逐级审批，下级单位评审通过后上级单位才能评审，杜绝了上级审完下级走过场的现象。

（四）合同相对人管理

合同相对人信息可包含企业名称、住所、性质、营业执照、税务登记证、经营范围、注册资本等相关信息，无论是客户还是供应商，无论是法人单位还是自然人主体，信息系统都可提供一份完整的档案资料，也可以作为通讯录使用。企业根据自身经营管理情况选择管控范围，应重点对供应商、客户状况进行动态监控。对资质较差的供应商、客户在合同相对人数据库予以标注，在签订合同时信息系统会做出警示。企业把供应商准入放置在信息系统中，供应商资格审核、供应商资质评定都通过系统加以认定，新增合同相对人只有先通过信息系统评定，才可以办理合同签订与后续业务。

（五）合同履约管理

企业利用信息系统可以监控合同履约情况，并运用生产管理软件将合同履约信息集中到信息系统中来，使管理者可以实时掌握合同履行过程中的相关信息，并根据合同履约信息来对企业相关供应链环节和市场营销策略进行调整。由于合同管理周期较长，在合同履约过程中随着条件的变化也需要不断进行调整，以此来保证合同目标的实现。通过网上跟踪合同履约信息，可以实现对合同的全寿命周期的有效监管，有利于提高合同管理工作的质量和水平。

（六）数据共享管理

兼容性较强的合同管理软件可以与企业ERP 系统、生产加工执行系统、审计管理系统、档案管理系统等信息系统实现数据共享。通过信息数据共享，实现数据集成，避免企业不必要的重复劳动与投入。合同信息系统为ERP 系统提供各类合同数据、帮助审计部门实现网上合同审计监督、帮助档案管理系统完成合同电子归档管理。合同信息系统从企业ERP 系统、生产加工执行系统中抽取各类相关数据，供合同管理部门使用。

（七）风险防范与违约管理

在企业合同中往往会涉及到物资、产品和技术，而且与资金具有较强的关联性，任何一个环节出现风险都会对履约带来影响。因此在合同信息化管理工作中，需要实现对风险和成本支出的有效控制，使其处于可控范围内。在合同履约过程中，信息系统会针对可能出现的风险进行预警，通过合同风险警示，相关部门来对自身的业务风险控制点进行管控，并制定具体的风险管理措施，积极对风险进行应对。在合同出现违约情况时，企业法律部门通过信息系统能够快速掌握合同信息和违约情况，并根据信息系统提供的数据来制定相应的解决措施，以此来避免损失扩大，实现对企业合法权益的有效维护。

三、结束语

信息化技术引入到企业实际工作中，有效的推进了企业信息化建设的水平。在企业合同管理工作中应用信息化技术，利用信息化系统来对合同进行管理，可以有效的提高合同签订、审核等各个环节的工作效率，实现对合同的信息化管理，确保合同管理工作效率和质量的提升，为企业的健康、稳定发展打下坚实的基础。