关于事业单位存货管理问题与解决方案

2020-02-27叶海芹

经济管理文摘 2020年2期

■叶海芹

（广西林业科学研究院）

在当前市场经济飞速发展的背景下，事业单位通过加强存货管理，不仅能够明显降低经营管理成本，而且可以提高事业单位的总体经济效益。结合事业单位的特点可知，其存货管理水平的高低对资金利用与周转速度影响较大。为了进一步提高事业单位存货管理质量，本文深入分析事业单位存货管理现状与改进措施。

1 事业单位加强存货管理的现实意义

存货管理，主要是指为了保证各项流动资金的安全性，降低企业经营成本，提高经济效益而制定的存货规划与控制等一系列工作。存货管理工作具有综合性、系统性特点，是事业单位提升内部控制水平的核心手段。对于事业单位来讲，通过加强存货管理力度，可以帮助其早日实现成本管控目标，防止出现徇私舞弊现象，提高单位的总体效益。

从事业单位角度来分析，存货是单位内部的核心资产，能够为各项经营活动的成功开展提供重要支持。要想保证事业单位的有序运行，要求相关人员对存货的采购与消耗，包括销售方式，进行科学的规划与调整。通常来说，事业单位采购经费重点来自财政部门的拨款，使得一些事业单位管理人员对存货管理工作缺乏重视，随意采购现象较为严重。所以，事业单位通过做好存货管理工作，可以有效控制单位的运行成本，提升事业单位自身的公信力，对事业单位的稳定发展起到良好推动作用[1]。

2 事业单位存货管理工作中存在的普遍问题

2.1 存货采购计划不完善

在存货采购阶段，部分事业单位没有结合自身的具体需求，盲目制定存货采购计划，通常是什么时候需用物资，才去采购，物资采购数量不确定。一些事业单位由于存货采购量比较大，引发库存量急剧增加，为了降低流动资金的占用额，会采用减少其余存货采购量方式，降低存货的库存占用量，长时间下，一些非正常存货的存储量增加，而重要存货的存储量降低，流动资金占用额不但没有下降，反而上升，使得事业单位的库存成本不断增加，浪费大量的库存材料，事业单位内部的流动资金周转率不断下降[2]。

2.2 存货内部控制体系存在一定缺陷

事业单位存货当中，各项原材料与库存商品的占比较大，在实际的经济活动期间，很多事业单位对货存管理工作不够重视，所制定的存货控制机制存在很多缺陷，通常是一个部门或者一个人独自完成存货采购与付款，包括入库与出库等多项工作，事业单位内部人员的岗位职责不够明确，一些不相容岗位，没有实施严格的分离。因为事业单位内部控制体系存在较多不完善之处，存货管理者容易出现徇私舞弊现象，使得事业单位资产流失率逐年增加。

2.3 存货发出计价计量不规范

受外界市场经济环境的影响，各项材料的存货采购价格存在较大差异，当外界市场经济出现较大波动，各项材料的价格也会随之变化。很多事业单位存货发出计价计量方式较为落后，存货管理人员通常将各项材料按一个统一的采购价格视为材料发出成本，没有综合考虑此项材料的具体采购时间，包括实际采购价格。

因为事业单位存货采购价格的波动比较大，再加上事业单位存货管理人员采用的计价计量方式不合理，使得事业单位的存货成本不断增加，影响各项产品的最终定价，无法完全满足事业单位财务核算需求，降低单位内部各项财政资金的利用率[3]。

3 提高事业单位存货管理水平的有效措施

3.1 调整存货采购计划

事业单位存货管理部门在采购之前，需要认真遵守有关规章制度，在规定的时间内，将存货采购清单，提交给上级领导，经过上级领导的审批同意后，才能够开展后续的采购工作，有效保证事业单位存货入库前的登记与管理工作成功进行。事业单位存货入库前需要登记，要求相关人员详细而全面地记录存货信息，重点核对存货的采购日期、采购价格与具体数量，如果发现破损存货，则不予登记，找到存货破损产生原因，明确有关负责人员的职责，进行合理的索赔。

事业单位存货登记结束后，管理人员还要将合格产品的存货清单、发票，共同交给会计部门，同时留底。其他部门领取存货时，需要获得物资部门与自身部门领导的同意，经过审批同意后，方可到存货管理部门取货，当然，存货管理人员要认真按核定的数量来发放，遵守“先进先出”的发放原则，详细记录下各项存货的出库量[4]。

对于事业单位存货管理人员来讲，要掌握现有的存货新消息，并结合事业单位各项业务开展情况，包括存货数量，科学确定各个批次存货采购类型与数量，避免出现库存不足现象，保障事业单位的各项经营活动顺利进行。在存货管理期间，事业单位要时刻关注各项存货的库存量，优化存货管理机制，保证存货采购计划得到更好实施。

针对事业单位内部各个部门与岗位职责，进行合理的划分，并制定出满足单位发展需求的考核标准，让各个部门与各级工作人员更加深入的了解自身职责，形成良好的制约。例如，事业单位可以构建以存货管理部门、财务部门与其他部门为核心的综合管理体系，进一步强化事业单位存货管理效果。采用上述管理体系，能够保证事业单位存货采购和付款完全分离，存货的销售与收款完全分离[5]。对重要的存货，事业单位要引起重视，并安排专人管理。

3.2 全面完善存货内部控制体系

第一，事业单位的领导要引起重视，全面认识到做好存货管理工作的重要价值，事业单位内部各级人员对存货管理工作要有一定的了解，尤其是领导与财务部门要起到良好的带头作用[6]。要想更好地提高事业单位全体人员的存货管理意识，管理人员可结合实际情况，制定出奖罚措施，针对违反相关管理机制的人员，给予一定惩罚。

第二，将存货管理工作有效地落实到日常行动当中，例如，在事业单位中，上级领导可将存货管理工作纳入日常的绩效评价当中，提升事业单位全体工作人员的存货管理意识，让各级职工能够真正认识到做好存货管理工作的重要价值，进而保证事业单位存货管理工作的重要作用得到更好体现。

第三，对事业单位内部的存货管理机制进行完善。在事业单位内部，各级部门要明确自身的权限职责，对于和存货业务无关的岗位，要做好分离与制约，形成良好的相互监督局面。通过对既有的存货管理机制进行改进，采取岗位分离模式，例如，将存货采购与验收等工作岗位有效分离，存货销售和收款工作岗位分离，可以显著提升事业单位存货管理工作效率。事业单位还要设置授权批准制度，审批人员要明确各项存货业务的授权批准权限，认真按照存货业务授权批准流程来开展各项工作，对于没有授权的工作人员，禁止其私自开展存货采购工作[7]。

第四，加大事业存货的日常管理力度，通过做好日常管理工作，能够为事业单位存货管理人员提供更加稳定的工作环境。对于事业单位存货管理者来讲，需要构建存货清查机制，在每年年末时，对现有的存货进行全面清查盘点，及时了解存货盘盈与盘亏，找到具体原因，并及时解决问题。

第五，加强信息化管理力度，保证事业单位存货管理工作实现信息化管理目标，事业单位存货管理人员通过利用先进的信息化技术，构建信息管理平台，并遵守相关管理条例，明确自身的管理权限，进而对事业单位存货管理工作进行全面监督。

3.3 提升存货计价计量的规范性

结合《企业会计准则》中的相关规定得知，存货的计价方式主要分为三种，分别是先进先出计价法、加权平均计价法、个别计价法等等，事业单位会计核算人员要遵守一致性计价原则，科学选择计价方法，一旦选定某种计价方法，中途严禁任意更换，若由于特殊原因要更换原来的计价方法，则需要提交相关报告到税务部门进行备案，同时新的计价方法在下一个年度方可使用[8]。

在上面提到的几种计价方法当中，因为个别计价法工作量较大，适用性比也比较差，应用范围较小，而先进先出计价法、加权平均计价法能够对存货成本流转进行假设，应用较广泛。伴随我国市场经济的不断进步与发展，广大事业单位通过不断提高自身的竞争能力，才能够占据重要的市场地位，而存货管理工作是事业单位中的核心管理工作，对事业单位自身的成本控制与资金周转率影响较大，因此，事业单位存货管理人员要科学选择存货计价计量方法。由于市场经济发展趋势具有难以预测的特点，对事业单位的存货管理工作提出了更多的要求，管理人员要对既有的存货管理机制进行改进，从而推动事业单位良性发展。